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ワードのページ設定の活用方法~罫線や差し込み印刷機能とは~

マイクロソフトのワードは非常に充実したワープロソフトとしても知られています。ビジネス向けに使用する文章として作成することも容易に可能ですし、アカデミックな場所で使用する書式に変換するということも簡単な設定で実現が可能です。

このような加工は他のソフトウェアではなかなか難しい場合があるため、非常に使いやすい仕組みを提供しているこのソフトウェアには非常に高い需要があるのです。普及率は非常に高くほとんどの人が触ったことがあると言う基本的なソフトであるという特徴があります。

今回はそのようなワードの基本的な機能や入手方法、そして少し応用して差し込み印刷機能について説明したいと思います。これらをインプットしてより良い文書を作成しましょう。

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ワードとは

マイクロソフトのワードは非常に便利なアプリケーションであり、パソコンを利用したことがある人のほとんどすべてが何かしらの形でこのソフトウェアを利用していると言えるでしょう。文章作成すると言う目的においては非常に細かく設定することができる点が魅力的であり、作りたい形に加工することができるという魅力があります。

前述したように、ビジネス向けに使用する文章として作成することも容易に可能ですし、アカデミックな場所で使用する書式に変換するということも簡単な設定で実現が可能です。このような加工は他のソフトウェアではなかなか難しい場合があるため、非常に使いやすい仕組みを提供しているこのソフトウェアには非常に高い需要があるのです。

ワードの基本的な機能

マイクロソフトオフィスのワードと言うアプリケーションは非常に知名度の高いワープロソフトとして知られています。多くのパソコンにインストールされていると言う仕組みがありますので、パソコンを使って仕事をしたことがある人であれば見たことがないという人はいないのではないかと言うほど普及しています。

家庭用のパソコンであってもプリインストールされているケースが非常に多く、利便性の高いところが特徴となっています。このソフトウェアは初期設定の段階でも特に何も設定することなく使うことができるという特徴を持っていますので、単に文章作成するだけであればページ設定を利用する必要はありません。

しかしながら細かな文章の作成方法にこだわりを持つのであればページ設定の機能を上手に活用することで思い通りの文章作成することができます。設定することができる内容としては用紙のサイズや紙面の書き方、余白のサイズや改行の位置、その他の様々なことを細かく決めるすることができるのです。

このような機能を駆使すれば単なる文章だけではなく様々なレイアウトを使って書類を作成することができるようになります。

例えば初期設定ではただの白紙のように見えるレイアウトですが、簡単な操作で罫線を入れて手紙付の文書にすることも可能です。また新聞などのように紙面を細かく区切って文章を入力していくと言う方法も可能となります。あるいは、挿絵を挟んだり、図表を挿入して説得力のある文章作成をすることもできます。単なるワープロ機能だけではなく見た目についても非常に充実したカスタマイズの余地が存在しているというところも魅力の1つです。

このようなソフトウェアはいくつかありますがマイクロソフトのワードはどのようなソフトにも負けない柔軟さや利便性を備えています。実に様々な機能があり単純に文章を作成するだけではなく、実にさまざまな加工を施すことができるのです。

このような書類を作成するためには一定のノウハウが必要になりますが、このような知識については市販の専門書などでも丁寧に解説されていますので興味関心がある場合には参考にしてみるのが良いでしょう。ワードにはそのような非常に大きな可能性があるのです。

ワードの活用の道はビジネスの分野に限りません。個人的な目的で作成する文書にも容易に応用することができます。手紙を書く際にも単なる文章ではなく様々な装飾を施すことも可能です。ワードにも様々なバージョンが存在していますが、それぞれのバージョンで様々な付加機能を持っています。

相手に対してよりわかりやすく情報を伝えていくための工夫をすることができる仕組みが導入されているのです。このような仕組みを上手に活用することができるかどうかが、このアプリケーションを使いこなせるかどうかの境目となるでしょう。

ワードを入手するには

文章作成用の目的で利用されるアプリケーションとしては代表的なものであり、家電量販店等で購入することになるパソコンには予めインストールされているケースが非常に多く存在しています。お店で購入することを考えるのであれば、プリインストールされているかどうかという点に注目して機種選定するのも必要な判断です。

ソフトウェアは無料ではありませんので、もしも何かしらのバージョンのソフトウェアを持っているのであればあえてオフィスのアプリケーションが入っていないモデルを選択するというのも魅力的な選択肢となります。その分安い金額で購入することができるようになりますので、この点についてメリットを感じることができると言う人もいます。

パソコンには予めインストールされているのであれば、特に何の手続きもなくこのソフトウェアを使うことができるでしょう。しかしプレインストールされていないのであればインターネットに接続することができる環境があるのであればダウンロード販売を利用して別途インストールする形で追加し、すぐにでも活用することができます。

もしもオフライン環境で使っているのであれば家電量販店等でソフトウェアを購入すると言う方法も選択できます。

その時々の状況に応じて自分にぴったりの方向性を探り、様々な選択肢の中から自分にとってふさわしいものを選択するようにすると良いでしょう。

他アプリと連動可能

またこのワードはMicrosoftの他のアプリケーションとの連携も容易であるという特徴があります。

マイクロソフトのソフトウェアですので他の異なるソフトで加工したデータや画像などをそのままコピーして貼り付けるということも可能であり、実に充実した加工や調整を可能にする仕組みが整えられていると言えるのです。

同じマイクロソフトのアプリケーション同士とは非常に親和性が高く様々な工夫が可能ですが、特にExcelで作ったグラフやチャートなどはそのままの形でワードに貼り付けることが可能です。このソフト自体には図表を作成する機能がありませんが、Excelでは簡単に作ることができます。

そのためExcelで作った図表を文章の中に挿入することでより分かりやすい資料作りを可能とします。このような仕組みを活用することにより、より積極的に分かりやすい資料作りをすることができるようになります。

これらの機能とページ設定の仕組みを活用して思い通りの書類作りを行うことができるのが、このアプリケーションの優れている所であると言えるでしょう。実際に活用し始めると他のソフトでは代えがたい魅力を感じることになります。

差し込み印刷機能とは

顧客名の入った案内状のように同じ体裁で宛先だけを変えた文章をプリントする場合、差し込み印刷機能を使うと便利です。この機能はエクセルなどで作成した宛先の名前などを1件ずつワードで作成した文書に差し込んでまとめてプリントする機能で、宛先にする住所が既にエクセルにあればそれを使えるようになっています。

差し込み印刷機能の使い方

この機能の使い方の手順としてまずメイン文書として新規の文書を開き、ツールメニューより差し込み印刷ウィザードを起動させ、作業ウィンドウに表れる指示に従って設定します。まずは封筒やラベル、レターなどワード文書の種類を設定をします。

次にウィザードの「宛先の選択」より「既存のリストを使用」ボタンにチェックを入れ「既存のリストを使用」の下にある「参照」ボタンを押し、続けて差し込むデータのあるシート名を選択してOKボタンを押します。

こうすることで「差し込み印刷の宛先」画面が開き、差し込むデータがプレビュー表示されるためこの宛名を全て差し込む場合にはそのままOKボタンを押します。一方で差し込む対象から外したいデータはリスト左側にあるチェックを外す事で対象から外せるようになります。

この後「次へ」で封筒やラベル、レターの作成となり、文書内の差し込む位置にマウスカーソルを置き「差し込みフィールドの挿入」を選択します。開く画面で氏名や住所、郵便番号などの項目を選び挿入ボタンを押します。それが指定できたら「キャンセル」から「閉じる」に変わるボタンを押します。

この後でプレビュー画面で確認し、問題がなければ印刷へと進みます。このとき「すべて」が選択されていればエクセル状にあるすべてがプリントされますが、先にリスト左にあるチェックを外して対象外にしたものはプリントされずに済みます。

差し込み印刷機能によりできること

この機能ではラベルの場合、宛名ラベル以外にも名札やフロッピーディスク用のラベルも作成できます。ラベルはメーカーによって寸法が違うため、ラベルオプションにて手元にあるラベルに合ったメーカーを選択します。

またメーカーのラベル以外にも独自のサイズで作成したい場合にはオプションより「新しいラベル」をクリックし、ラベルの名前や余白、サイズ、レイアウトなどを入力します。

封筒のサイズを指定する場合には、「封筒の作成」ダイアログボックスを開き、その中の「ユーザー設定」をクリックします。「サイズを指定」ダイアログボックスで、定形の封筒サイズを指定する場合は「封筒サイズ」ポップアップメニューにて封筒サイズを選択します。

独自のサイズを指定する場合には「サイズを指定」を選択し、「封筒サイズ」ダイアログボックスで幅と高さを指定します。

差し込み印刷機能使用時の用語説明

この機能を使う際に出てくる用語として「データファイル」「フィールド」「レコード」「見出し」が挙げられます。それぞれ説明していきたいと思います。

データファイル

それぞれの意味としてまずデータファイルは差し込み印刷で使用するデータが格納されているワードやエクセルのデータ、あるいはEntourageの連絡先、Filemaker Proのデータベースなどを指します。

フィールド

フィールドは名前や住所、電話番号といったレコードを構成する一つの情報を言います。

レコード

レコードは連絡先や商品情報など1つの情報を構成するフィールドの集まりです。

見出し

見出しはデータファイルのフィールドに付けられる名前です。

ハガキ宛名印刷ウィザード機能

ワードにあるこの機能により封筒やラベルの宛名をまとめてプリントできますが、これと似た機能として別にハガキ宛名印刷ウィザードというものもあります。

この機能では普通ハガキをはじめ年賀、暑中見舞い、往復はがきといった種類のハガキの宛名をまとめてプリントできるもので宛名も縦書きと横書きが選べる他、プロジェクトギャラリーで好みの文面のデザインを選べるようになっています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ワードの基本的な機能から少し応用して差し込み印刷機能まで幅広く説明してきました。

前述したように、ワードの活用の道はビジネスの分野に限りません。個人的な目的で作成する文書にも容易に応用することができます。手紙を書く際にも単なる文章ではなく様々な装飾を施すことも可能です。このような仕組みを上手に活用して資料付きのわかりやすい文章を作ることができると言う点がワードが持っている魅力的な特徴の1つであると考えられるでしょう。

また、ワードを入手する際にはその時々の状況に応じて様々な選択肢の中から自分にとってふさわしいものを選択することが大切です。ワードにはバージョンの古いものから最新のものまであります。

単体で使用する場合には特に注意点はありませんが、他ソフトウェアと連携して使用する場合は互いのワードのバージョンをそろえる必要があります。古いバージョンのワードは入手が困難ですので、他ソフトウェアと連携する場合にはそこだけ留意してください。

しかしそのような場合を除き、最新のバージョンにアップデートした方が付加機能を享受することができますので購入する際は最新のものを購入することをお勧めします。

 

 

 

 


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