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印刷はPDF化がおすすめ!ワードでプレビュー通りに印刷する方法3つ

書類を作成する際に最も頻用されるソフトのひとつがワードであり、ワードで作り上げた書類をプリントすることは日常化しています。

ワード自体には問題がなくプリンターとの接続に問題があることが原因でプリントできない場合も往往にしてありますが、この場合は印刷自体ができなくなるので別のプリンタードライバーに接続するなどして解消することができます。

しかし、ワードのままでプレビュー通りに印刷したとしても、レイアウトがプレビューとは異なった形式で印刷されてしまうトラブルが少なくありません。

そこでスムーズな印刷にはPDF化することをおすすめします。

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コンビニでワードを印刷する方法

自宅にプリンターがない場合や外出中に急にファイルをプリントしなければならなくなった場合、コンビニのコピー機で印刷することができます。

しかし、一般的にはワードファイルの形式のままでは印刷することが出来ないのでワードファイルをPDFへ変換する必要があります。

印刷したいファイルの形式をPDFにエクスポートする

ワードファイルをPDFへ変換する方法を確認しましょう。

  1. PDFに変換するワードファイルを開いて画面左上の「ファイル」タブをクリック
  2. 「名前付けて保存」タブをクリック
  3. 次の画面で「フォーマット」タブをクリックし、「PDF」タブをクリック
  4. 「名前」、「場所」を入力して「保存」タブをクリック

以上の手順で簡単にPDFへ変換できます。

バージョンの古いワードを使用している場合、「フォーマット」タブは「ファイルの種類」タブ、「名前」タブは「ファイル名」タブ、「場所」タブは「保存先フォルダ」タブ、などそれぞれ表記が異なりますが、内容は同じです。

USBを用いて印刷する方法

PDFへ変換ができたらPDFをUSBに保存してコピー機に接続します。

印刷予定のPDFファイルを選択して、希望のサイズ、色を指定して請求金額を投入すれば印刷することが出来ます。

【セブンイレブン】ネットワークプリントで印刷する方法

ネットワークプリントとは、インターネット経由でファイルをアップロードして印刷する方法です。

インターネットが使用できる環境下で「ネットワークプリントサービス」にアクセスし、印刷する予定のファイルを選択して用紙サイズ、色を設定して登録すると英数字の「ユーザー番号」が表示されるので記録してコンビニへ向かいましょう。

プリンターの「ネットワークプリント」ボタンをタップして、記録しておいた「ユーザー番号」を入力してください。

事前に登録しておいたファイルを選択して印刷を実行しましょう。

ネットワークプリントの場合はワードファイルをPDFへ変換する必要がなく、印刷予定のファイルをUSBに移動する必要もありませんが、通常は白黒1枚10円の費用が1枚20円かかることに注意しましょう。

また、各コンビニでネットワークプリントを利用して印刷する場合、無料のユーザー登録なしのまま印刷する方法と、ユーザー登録をした状態で印刷をする方法があります。

初めてセブンイレブンでネットワークプリントをするけれど当面はコンビニで印刷する予定がない場合、とりあえずユーザー登録なしのまま印刷することが出来ますが、ファイルの印刷登録をした後1日以内に印刷する必要があります。

ユーザー登録ありの場合、ファイルの印刷登録をした後7日以内であれば印刷可能なので余裕をもった対応ができます。

【ファミリーマート・ローソン】ネットワークで印刷する方法

ファミリーマート・ローソンでネットワークプリントを実施する場合も、基本的には操作方法は同じですから、最寄りのコンビニのネットワークプリントを利用しましょう。

コンビニで対応しているpdfの種類

印刷するファイルを選んだあとには、文書ファイルか写真ファイルかを選択する必要があるのでファイルの内容は把握しておきましょう。

様々な印刷方法4つ

印刷する書類、サイズ、色を設定したら、印刷方法を確認しましょう。

特にPDFファイルで印刷する場合を解説します。

いずれも初期設定されていますので、変更が必要なければ設定変更は不要です。

まず印刷するファイルを選択して「プリント」タブを押しましょう。

縦向き印刷ではなく横向き印刷にする方法

「向き」タブを確認し、印刷する方向を合わせて下さい。

印刷用紙1枚に複数のページを印刷する方法

「ページサイズ処理」のカラムの下にある「複数」タブをクリックしましょう。

「1枚あたりのページ数」を2の倍数毎に設定することが出来ます。

特定のページのみを印刷する方法

ファイルの中の特定のページのみを印刷する場合は、「ページ指定」タブをクリックしましょう。

印刷が必要なページ番号を「○-○」の形式で入力すれば完成です。

両面印刷する方法

「用紙の両面に印刷」ボタンをタップすれば完成です。

次ページ:上手く印刷できない場合の原因と対処法3つ

上手く印刷できない場合の原因と対処法3つ

上手く印刷ができない場合はプリンター、パソコン、プリンターとパソコンの接続不備の3点に注目して対処しましょう。

印刷時にプリンター設定が反映されない

最初にプリンターとパソコンの接続不備がないか確認しましょう。

具体的にはプリンターとパソコン、それぞれの差込口にケーブルが確実に挿入されているかどうか、他のポートに接続して状況が改善するかどうかを確認します。

また、Wi-fiを利用してプリンターとパソコンを接続している場合、Wi-fi環境の確認が必要です。

印刷時に文書(画像含む)のレイアウトが崩れてしまう

文書と画像、両方のデータ入った書類を印刷する時に、プレビュー通り印刷されずレイアウトが崩れてしまうことがあります。

この場合、ファイルを「画像として印刷」することで問題解決できます。

印刷するファイルを選択して「プリント」タブをクリックした後、「詳細設定」タブをクリックて「画像として印刷」タブをクリックして完成です。

両面印刷するとさかさまに印刷されてしまう

印刷するファイルを選択して「プリント」タブを押した後、「両面/製本」タブをクリックして「長辺閉じ」「両面-左へ開く」「両面-右へ開く」「両面-上へ開く」のいずれかのタブをクリックして完成です。

印刷にはPDF化が一番

ミスなく無駄なく印刷するにはPDF化することが最も適しています。

PDFであれば編集されにくいのでメールのやり取りなどデータを移動している間にデータが壊れてしまうリスクが低くなります。

写真がグラフなど複数のソフトが混在している場合でも最終的にPDF化することで、データを「写真」と同じようにとらえてくれます。

データ編集は他のソフトを使用し、仕上がった書類の印刷をする際にはPDF化するようにしましょう。

PDFファイルとは

PDFはワードファイルと比較して、特に編集されにくく見映えが良いので、メールのやり取りの際にも役に立ちます。

ワードに慣れている方はワードで書類を作成して、PDF化した後に印刷する方がほとんどです。

最後にPDFへ変換できるソフトを見ておきましょう。

PDFファイルに変換できるフリーソフト「Foxit PhantomPDF」

Foxit PhantomPDF」はPDFの作成、編集、構成全てができるソフトです。

無料ダウンロードをすれば30日間使用出来ます。

PDFファイルに変換できるフリーソフト「CubePDF Utility」

CubePDF Utility」は視覚的にわかりやすいツールボタンが配列されているソフトですし、無料で使用できますからPDFファイルで編集などの操作もしたい方にはおすすめです。

まとめ

 

ワードでプレビュー通りに印刷するにはPDF化してから印刷する方法が最も確実です。

特に文書と写真など、複数の情報が入ったファイルを扱う場合にトラブルが起きやすいです。

今までプレビュー通りに印刷できていたにも関わらず、急に図や写真ファイルが印刷できなくなうような場合もあります。

この場合、写真ファイルではなくスクリーンショットで画像を挿入して解決する方法など挙げられますが、その都度どこを修正すれば良いのか、または修正の仕方を工夫しなければなりません。

ワードファイルにエクセルファイルで作成したグラフやパワーポイントで使用したスライドをそのまま添付することもめずらしくないので、見た目にはキレイに配置されていてもデータとしては複数のソフトが混在した複雑なデータとなってしまうからです。

特に複雑なデータが入ったワードファイルを印刷する前には、データをPDF化してから印刷することをお勧めします。


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