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ワード・パワーポイントの基本的な使い方~応用まで


最近、パソコンの使えない新入社員が増えている、と言われていますよね。実際のところ、なかなか使い方を学ぶ機会がなく、仕方ないともいえると思います。
しかし社会人にとってワードやパワーポイント、エクセルの能力は持っているに越したことはないのではないでしょうか。

本記事ではワードの基本的な使い方やその応用、そしてパワーポイントの基本的な使い方をご紹介します。社会人になる前にしっかりと抑えておきたい方や社会人だけど使い方がわからなくて困っている方は是非一読してみてください。

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ワードの本来の使い方と応用の仕方

文字入力について

オフィスツールとしてワードは基本中の基本ということができます。

ワードそのものは本来は文書作成用のツールですが、パソコンで様々な作業をするときに、何らかインプットをする必要があり、その方法はほとんどがワードで習ったものを使うということからすると、パソコン作業の基本になるというわけです。エクセルにインプットするときも、記号や数字だけであればともかく、何らかの文書や文字を入力する必要がありますし、パワーポイントを使う場合も同じことが言えます。

ということで、文字の入力はまずワードのお世話になることで始まります。

日本語、英語、その他の言語についても同じです。ただ、この文字の入力の際に覚えておくと便利なものに、IMEオプションというものがあります。IMEパッドとも言われます。かな漢字で入力してもローマ字で入力しても、自分が求めている漢字が出てこないときに、これを使うと、画数から引き出すことや、マウスを使って手書きで検索し、引き出すことができます。

もう一つが単語登録です。普段よく使う慣用語、たとえば「拝 啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」という文字をその都度インプットするのが大変ですから、「はいけい」と打ち込めば、全文が表示されるというようなことも可能になります。この単語登録を意識して、よく使う短い文章などを記憶させておくと、インプット作業が格段と効率的になるというわけです。

文書の書式

その次が、文書の様式になります。ここで、文書の体裁に関して使い方を覚えれば、他のところで応用ができるというわけです。

ページレイアウトで天地左右の余白の取り方、印刷のための縦横方式、用紙の大きさ、一行当たりの文字数、一ページでの行数、さらには文章の2段組みとか3段組み、縦書き横書きなど、文書作成に関係する様々なことを自分のものとすることです。

表や画像で華やかに

そこまで習得できたら、今度は、表や画像の取り込み方を習得します。ここらあたりになると、年賀状などを作ったり、子どもや孫の写真を撮ったときに、単にプリントアウトするだけでなく、飾り文字を入れ込んだり、画像を組み合わせたリということにまで応用が可能となります。

さらには、デザインということで、一定様式での複数枚数の文書を作ったり、色の配色なども勉強し、参考資料で脚注とか引用文献の挿入方法なども習得します。差し込み文書や差し込み印刷などの仕方も分かります。

検閲では様々なチェックの仕方、変更履歴なども習得します。表示の仕方などもいろいろ自分のものとすることができます。

これらを習得しておくと、エクセルで作業するときにも役に立つものが多く、パワーポイントに至っては、一層パワーポイントの良さを引き出すにも役立つというわけです。

早い話が、メールにしても、インターネットにしても、場合によると携帯やスマホでも、何らか文字を入力する必要があるものは、ワードで学んだことが基本的に役立つようになっています。

応用の仕方

そして、応用の仕方ですが、エクセルは表とか図形とかを表すのに優れており、また計算機能なども備わっているので、そういう用途に使うにはもってこいですが、そのエクセルで作る資料をより豊かなものにするために、ワードの機能を融合させるといいのです。

パワーポイントは、本来プレゼンテーション機能が優れていますが、そのためのスライド作成では、文字入力の基本で学んだことを応用すれば、より効果のあるものとなります。

パワーポイントのもう一つの使い方は、プロジェクターなどでスクリーンに投影するスライドとは別に、手元資料としてプリントするものを作るのにも適しています。文字を小さくして、表や図形なども貼り付け、一枚ベストの資料にするような使い方ですが、このときこそ文字入力のノウハウが如何なく発揮されます。

ワードの作業を簡略化したいなら?マクロを使うのがおすすめ!


ワードはこれまで多くのバージョンが発売されており、そのたびに便利な機能が追加されています。入門者をサポートする機能も多く存在しますが、上級者向けの機能も少なくありません。その中でも使えると特に便利なのがマクロの機能です。

マクロ機能の魅力

ワードで文章を作成する人には多くのパターンがあります。何かの事情によって一度限りの文章を作成する人も多いでしょう。その一方でルーチンワークとして、同じような文章を何度も作成する人も多くいます。その場合、マクロを使用できると非常に時間を短縮できます。

いつも行う定型的な作業を記憶させることによって、次回からは自動で済ませることができるからです。

ワードには一連の動作を記憶させる機能があります。画面の上部にある開発のタブを選択すると、記録のボタンが現れます。それを押すと名称を決める画面が表示されるので、作業名を決めて入力してください。さらに保存先を決めたり、説明を入力したりして準備を行います。それらが終わると作業の記録が始まります。

たとえば毎日同じページ数を印刷するのであれば、それを記録させてしまえば良いのです。

そうすればページ数を選択する手間がかからなくなります。毎回決まった図表を文中に挿入するなら、その一連の動作を自動化してしまうと良いでしょう。人によって異なりますが、その他にも自動化に値する作業は多くあると考えられます。

マクロ機能の仕組み

作業の記録はVBAというプログラミング言語によって行われています。記録中の作業がプログミラング言語に置き換えられて保存されているのです。

単純に記録させて、それを再生して使用するだけならVBAを意識する必要はありません。

しかしVBAに精通していれば、保存したマクロを自分で書き換えることが可能です。そうすれば変則的な動作をさせられるようになります。たとえば単純に決まった動作を行うだけでなく、ユーザーに選択肢を提示して、その結果によって動作を変えることも難しくありません。コンボボックスなどを利用して、柔軟性を高めることも手軽に行えます。

プログラミング言語というと難しく聞こえるかもしれませんが、VBAはベーシックという難易度の低いプログラミング言語をベースにしています。

プログラミングの入門にも使われるものであり、文法は直感的で分かりやすいのが特徴です。そのため理系以外の人であっても、比較的容易に習得できるでしょう。マクロを十分活用したい場合は、勉強するのが得策といえます。

使いこなせるようになると、他のアプリケーションと連携させることも可能です。たとえばexcelからワードを起動して、excel上の文章を転記することも自動化できます。上手く活用すれば、業務上の報告書を作成する手間などを削減できるでしょう。

また、マクロを学ぶことにはもう一つのメリットがあります。それはプログラミングの勉強になることです。

上述のようにプログラミング言語であるベーシックと共通する部分が多いからです。無暗にプログラミングの勉強を始めても上達しない場合があります。テキストを眺めているだけでは上手くなりませんし、具体的に作りたいものがないと実践的なスキルが身に付かないです。

しかし、ルーチンワークを自動化するという目標があると、具体性のプログラミングに取り組めるでしょう。ワードを用いた作業の手間を減らせるだけでなく、プログラミングまで習得できるのは大きなメリットといえます。

パワーポイントの使い方いろいろ

パワーポイントとは

パワーポイントというのは、パソコンで使うソフトの一つで、プレゼンテーションの最適なツールということができます。

今や何かの説明会とか、研修とか、大勢の人を対象とするケースではなくてはならないものとなっています。したがって、使い方としてはプレゼンテーションの資料として如何に効果的なものにするかということが最も大事なことになります。

そして、こちらはあまり知られていないものですが、説明のための配付資料や参考資料を紙ベースで作成する場合にも効果的なものを作るのに適したツールを言うことができます。

この二つについて、大半はプレゼンテーション用ということで、そのための工夫や使い方のポイントを説明し、残りは配布する資料として活用する方法などを説明します。

パワーポイントの特徴

何といってもパワーポイントは、プレゼンテーション用に開発されたツールですから、これを十分に活用すると、本来の目的を遂げることができます。

あらかじめスライドという形で作成したものを、プロジェクターなどでスクリーンに大きく投影し、説明を分かりやすくすることによって、聞いている人たちが十分に理解でき、話し手と聞き手の認識を一致させることに大きな役割を果たします。

視覚的なイメージがあるので、耳だけでなく目で理解できるという点と、図やグラフを表示することもでき、またこれらを静止した状態だけでなく、動画状態にすることも可能であるので、聞いている人を引き付け、興味を強くし、さらには記憶にきちんと留め置かせるということも期待できるというわけです。

そして、そこには物語的な要素も加えわってくるため、一層溶け込みやすく、順を追って自然と結論にたどり着くということになります。
もちろん、そこに登場するのは、文字がポイントですが、文字の大きさや色合いがあるので、インパクトが一段と強くなります。

しかも、その文字自体の大きさを投影している最中に替えることもできますし、色を変化させることも可能です。画面に途中から浮かび上がらせることや、上下左右から時間御経過で登場させることだってできます。

パワーポイントをより見やすくするには

さらには、イラスト、図形、写真などの画像を張り付けることもでいますし、エクセルで作成したグラフだって表示することができます。

これらのものは全て動かせませすので、アニメーション的な効果があり、見ている人たちにより効果的な演出ができるということになります。さらには、スライド上で動画を再生したりすることもできますし、バックグラウンドで音楽を流すことも可能です。

これらのことは、あらかじめプログラム化することができますので、効果的なプレゼンテーションが可能ということになります。

加えるに、話し手が話すときは、手元だけの参考シナリオなどが欲しくなるときがありますが、パソコン画面と投影画面と異なる表示もできるので、安心してプレゼンテーションができる機能も備えています。

パワーポイントで資料を作るメリット

さてもう一つの配付資料や参考資料についてですが、エクセルやワードと比較してみると、結構便利な使い方ができることが分かります。

エクセルは表作成とかが代表的な使い方ですが、その表に説明文とかを加えようとすると、結構苦労することになります。ワードは文書作成が代表的な使い方ですが、そこに表を貼り付けようとしたり、表そのものを入れようとすると、やはり苦労します。

その苦労を簡単に実現できるのが、パワーポイントで、大きさを自在に変えることや、様々なデータの配置を縦横無尽に入れ替えて、分かりやすくするような作業に適しています。

文字の大きさを変えて、配置を工夫したり、図形や写真を切り張りしたりするのも、断然簡単に行うことができます。

したがって、少しこみいったデータや資料をA4ページ一枚で仕上げるというようなときには、うってつけのツールになるというわけです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ワード・パワーポイント双方の使い方や魅力が伝わりましたでしょうか。どちらもしっかりと特徴があり、用途に応じて使い分ける必要がありそうです。是非上手に使ってくださいね。


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