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目次で作業を効率化!Wordで目次を活用するための9つの方法

Wordで作業する際、目次機能を利用することでより効率的に作業することができます。特に、会議や報告会では使われる資料のボリュームが大きくなります。そのため、内容的なものに加え、知りたいことを素早く探せることも重視されます。

しかし、この目次機能はどのように利用することができるのでしょうか。本記事では、ワードで作成した文章に目次を添付する機能を解説します。

質の高い文章をつくるため、効率的な作業を進めるため、ぜひこの機能を使いこなせるようになりましょう。

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なぜ目次は必要?

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日常的に行われるミーティングで使うような資料だと、A4サイズに1~2枚、といったものが多いようです。

しかし、重要な案件について討議する、プロジェクトの進捗について報告する、といった本格的な会議・報告会で使われるものになれば、数十ページになるのは当たり前、多いときには数百ページ、という場合もあります。

このような膨大な量の文章であっても、「何が」「どこに」書いてあるかを簡単に知ることができるようになります。そのため、文章を管理するために目次は必須の機能と言っても過言ではないでしょう。

目次を作成するメリットは?

目次とは、ある(長い)文章について、内容・順番・書かれている場所などをまとめた指針のようなものです。

これがあれば、その文章のだいたいの内容を把握することができ、すぐに知りたいことが書かれている場所に目を移すことができます。つまり、目次は読む人の時間的ロスを最小限に抑えることができるというメリットがあります。

目次は手動と自動の2つ作成方法がある

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ワードを使って目次を作成する方法には「手動」と「自動」の2つがあります。

「手動」の場合は、ページや見出しを自分でひとつひとつ入力していきます。そのため、それなりに手間がかかります。しかし、単独で目次を作成する場合や目次から本文を構成・作成していく場合などはこちらが便利です。

「自動」の場合は、既に出来上がった文章に対して、目次を設定します。作成そのものはすぐに終わりますが、目次を入れる前提で本文を作成しておく、そうでない場合には本文に目次作成のための設定を施す必要があります。

具体的な手順は以下の通りです。

  1. 「参考資料」タブをクリックします。
  2. リボンに「目次」が表示されるので、これをクリックします。手動・自動ともにこれを利用して作成します。
  3. 「目次」をクリックすると、プルダウンで「自動作成の目次1」「自動作成の目次2」「手動作成目次」のうちのどれかを選びます。

目次を作成するには

自動・手動いずれをとるにしても、「文章の構成」ができている必要があります。もしまだ文章作成以前であれば、

タイトル
大見出し
本文(リード文)
中見出し
本文
といった具合に、どのような文章展開を行うか、アウトラインを書き出しておきましょう。

1. 見出しを作成する

目次作成のために必要とされるのは「見出し」です。自動であっても手動であってもこの「見出し」がないと、目次をつくることができません。

文章の構成を考慮しつつ、見出しを作るようにしましょう。

2. 見出しのアウトラインレベルを設定する

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見出しのアウトインレベルは、見出しの大きさを指します。数が小さくするほど見出しが多きくすることが可能です。

設定するには、以下の手順を踏む必要があります。

  1. 見出し設定をする各行をそれぞれ選定していきます。Ctrlキーを押しながらドラッグすることで一度にすべての行を選ぶことができます。
  2. 選んだ行に対してアウトラインレベルを設定します。「目次」の「テキストの追加」からプルダウンで選択します。レベル1=大見出し、レベル2=中見出し、レベル3=小見出し、という感じで考えておくとよいでしょう。

3. 見出しスタイルを設定する

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見出しのアウトラインレベルを設定したら、次にスタイルの設定を行いましょう。

以下の手順で設定することができます。

  1. 見出し設定をする各行をそれぞれ選定していきます。Ctrlキーを押しながらドラッグして選んでいきます。
  2. 選んだ行に対して見出しスタイルを設定します。各行選び終えたら、「ホーム」タブをクリックし、「スタイル」から見出し1、見出し2と選んでいきます。

4. 様式を変更する

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設定した見出しの様式を変更したい場合は以下の手順で行うことができます。

  1. ホームタブからスタイル「見出し〇」を右クリックして「変更」を選びます。
  2. 「スタイルの変更」ダイアログが開きます。右下の「書式」をクリック、プルダウンを表示させます。

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3. 変更したい項目を選び、スタイルを設定します。

5. 追加・修正・更新する

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新たに見出しを加えたり、その内容を修正したい場合には以下の方法で行うことができます。

  1. 追加・修正したい行をクリックして選択します。
  2. 「目次」から「テキストの追加」をクリックし、見出しのアウトラインレベルを設定します。

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3. 「目次の更新」をクリックします。

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4. 「目次の更新」ダイアログが表示されます。変更内容により「ページ番号だけ変更する」「目次すべて更新する」を選択し、チェックを入れOKをクリックします。

6. 文字の設定を行う

目次で使用されているフォント・サイズを変更することができます。
全体を一度に変更する場合は、以下の手順で行うことができます。

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1. 作成されている目次をクリックして選択します。

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2. 「目次」から「ユーザー設定の目次」を選びます。

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3. 「目次」ダイアログ→「変更」ボタンをクリックします。

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4. 「文字/段落スタイルの設定」が開き、「変更」ボタンをクリックします。

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5. 「スタイルの変更」ダイアログが表示されます。左下の書式プルダウンから「フォント」を選択します。

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6. 内容を変更します。

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7. 「この目次を置き換えますか」との表示がでるので「OK」をクリックします。

一部を変更したい場合は、変更したい部分を選択して「ホーム」タブの「フォント」で変更を行うことができます。

7. ワンクリックでハイパーリンク先にジャンプする

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長い報告書などでは、多くの人はマウスのホイールを回したり、スクロールバーを動かしたりして必要な情報が書いてあるページまで移動しています。

しかしこの方法では、文章量が多ければ多いほど目的ページまで時間と労力がかかってしまうことになります。そんなときに便利なのが「ハイパーリンク」です。文字や文章をクリックすることでファイルやWebページを開くことができるため、時間短縮に役立つ機能です。

「見出し」設定によって作成した目次は自動的にハイパーリンクの設定されるので、いちいち設定する必要がありません。ハイパーリンク先へは、以下の手順でジャンプすることができます。

  1. 目的とするページの見出しに対して、Ctrlキーを押しながらクリックします。
  2. カーソルが「指マーク」になります。
  3. 目的のページにジャンプします。

ハイパーリンクへは、ワンクリックでジャンプすることも可能です。この設定は、以下の手順で行うことができます。

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  1. 「ファイル」タブから「オプション」をクリックします。
  2. 「Wordのオプション」ダイアログが表示されます。「詳細設定」内「編集オプション」の「Ctrl キー + クリックでハイパーリンクを表示する」チェックボックスを解除します。

8. 先頭の黒い点を消す

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見出し設定をすると、左側に「■」が表示されることがあります。
ドラッグしても選択することができず、そのままでは消すことができません。「段落記号」と呼ばれるものの一つで、改ページ位置などが設定されているということがわかるように表示されるものです。

これは印刷にうつることがありませんが、消したい場合には以下のようにします。

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1. 「ホーム」タブ、「段落」グループの右下にある「段落の設定」をクリックします。

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2. 「段落」ダイアログが表示されます。「改ページ位置の自動修正」の項目でチェックが入っているものを解除します。初期設定では「次の段落と分離しない」にチェックが入っています。

9. 削除する

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目次を削除する場合は、以下の手順で行うことができます。

  1. 目次部分をクリックして選択します。
  2. 「参考資料」タブ、「目次」のプルダウンから「削除」を選択します。

まとめ

いかがでしたか?

この記事では目次作成機能を解説しました。

長い文章に対して目次を入れることは、その内容をより深く理解してもらうために不可欠と言っても過言ではありません。

文章に合わせた目次を作成し、より効率的にWordを利用しましょう。


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