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wordのテンプレート機能と変更履歴機能で文書をきれいに書こう!

企画書や報告書の作成でwordを使用する人は多いかと思います。より良い文章を書くために今回はテンプレート機能と変更履歴機能について説明したいと思います。

オリジナルな文書を作るのにアイディアが浮かばない場合は、これから作業しようとしている内容に合致したテンプレートを探して、それを立ち上げて必要に応じて文言を変えるだけで立派な文書が出来上がります。

また、wordでは変更履歴を残すことができ、またそれを削除することができます。この機能を使ったことのない人にはあまりイメージが湧かないかもしれませんが、要は文章の校正、修正を行うとともに、その記録を自動的に残すことができるのです。

単に新しい文章に置き換えてしまう修正ができるのは誰でも無意識のうちにやっていることでしょうから分かるでしょうが、元の文章が何であったかが分かるようにしておきながら、その文章に修正を加えることができるのです。

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wordとは

wordはMicrosoft社がリリースしているワードプロセッサのアプリケーションです。この分野では非常に高機能かつ使いやすく、世界で普及しています。有力な対抗馬となるアプリケーションも事実上存在していないと見て良いでしょう。手紙や事務連絡などの簡単な文書から、報告書、プレゼンテーション、webページ、更にはDTP並の機能も備えています。

こうした性格のアプリケーションであれば、逆にハードルを高く感じてしまって初心者には敷居が高いという思い込みを持たせることになりかねませんが、書店に並んでいる教則本などを一通り見てみれば、初心者にも易しい、使用者重視の設計がなされていることに気づくはずです。

決してプロフェッショナル向けに特化したアプリケーションという訳ではありません。Microsoft社では他に表計算ソフトのExcelもあり、基本的な使用方法は統一されていますので、両方一度に入門して覚えれば、習得段階において片方が片方の復習にもなるという相乗効果もありますのでお薦めです。

また就職の際にパソコンのスキルを問われる場合には、たいていこのwordとexcelができるかどうかという意味ですので、少しでも早く覚えておくに越したことはありません。履歴書にはMicrosoft社公認の資格を得ておくと良いでしょう。

教則本を一通り学べば十分に取得できますので、ぜひ習得の最後に受験しておくことをお勧めします。仕事で活用している人も、意外に普段使っている機能についてしか知らないということもあり得ますので、教則本などで一から学べばむしろ高スキル者と周りから認識されることになるでしょう。

テンプレートを使うとより効果的に

さて、デフォルト状態でwordを起動すると、まずテンプレートが表示されるはずです。テンプレートとは雛形のことであり、オリジナルな文書を作るのにアイディアが浮かばない場合は、これから作業しようとしている内容に合致したテンプレートを探して、それを立ち上げて必要に応じて文言を変えるだけで立派な文書が出来上がります。

それぞれの雛形は、プロのデザイナーが作り込んででありますので、クオリティも非常に高いです。試しに見てみると、各種文書の他に、手紙・ポスター・名刺・チラシなどの雛形が登録されています。活用すれば初心者でも見栄えの良い立派な文書ができるでしょう。

またベテランの人にとっても、忙しい時には強力な味方になってくれるはずです。また標準的な文章が書かれていますので、いざ何かを書こうとしても中々書き出せない人にとっては参考になるはずです。

趣向を凝らしたテンプレートをいくつか見てみると、一体どうやって作られているのだろう、と感心するような美しいデザイン、面白いアイディアに満ち溢れています。しかしそれらは何か専門的なアプリケーションを用いて作られているのではなく、基本的にはwordの機能だけでできています。

そのため自分で工夫して同じレベルのものを作ってみよう、あるいは真似して作ってみようとするだけでも、wordの各機能を使いこなせるようになるきっかけとなるでしょう。一体どうやって作ったのだろうか、と疑問に思うようであれば、深いレベルでの学習に繋がります。

wordを上手に使うコツ

wordを使うコツとしては、出来上がりのイメージを想定したら、まず先に文章を全部書いてしまいます。そしてその文章を推敲して問題ないと判断できた段階で、装飾的要素の作り込みに着手するのが要領というものでしょう。

後半の作業は、各種リボンに登録されたアイコンとマウスの操作だけでできてしまいますので、むしろ文章入力が早くできるようにトレーニングすべきです。アプリケーションの学習と並行して、ブラインドタッチタイピングの練習を積んでおけば良好です。

推敲と変更履歴機能について

また、wordでは、一度書いた文章そのままで完成するというようなことはまずありません。ごく短い文章であればともかく、ある程度以上に長い文章になってくると、最初から最後までひと息に書き上げてそれで完成ということはあり得ないでしょう。

ここはこのように書き直したほうがよいとか、ここには別の文章を加えたほうがよい、あるいはこの文章は不要なので削除したほうがよいというような修正が必ず入ってくるものです。学校の国語の時間でも習った推敲という作業です。

推敲とは

wordではもちろん推敲の作業も可能です。全く自由に修正、追記、削除などが可能です。そしてその際、必ずしも修正前の文章が何であったかを残す必要がない場合も多いでしょう。

個人的に作成しているような文章であれば、自分が考えるままに修正していくことが多いはずで、修正前にどういう記載がされていたかは特に重要な事柄でも何でもなく、修正後の形さえあればそれで十分ということも多いでしょう。

しかし、文章とは必ずしもそのように作成されて完成形になっていくものばかりとは限りません。一つの例が、とりあえず自分が案として作成するけれども、他の人に確認してもらって修正が入るというような文章です。

会社で若手が作成する企画書や報告書を上司が確認するというようなものが典型例でしょう。このような場合、パソコン上ではなく紙の上で確認することもあるでしょう。そのとき、確認者は例えば修正すべき個所に線を引いて消し、代わりに適切と考える内容を書きます。

追記すべきと考える文章を手書きで書き入れ、どこに追記すべきかを矢印で示したりします。それを作成者に渡して最終化させるということになります。

このケースの特徴は、修正前の文章も残っていることです。確認者が不要と考える箇所には線が引かれているだけですから、元の記載が何であったかが分かります。

万が一、確認者側の勘違いで、本来は元の文章を残すべきであったとしても、作成者は自分がもともとどのように書いていたのかが残っていますから、容易に元の文章に戻すこともできるわけです。

変更履歴機能

上記の例は紙での事例ですが、これと内容的には全く同じことをwordでも行うことができるのです。それが変更履歴と呼ばれる機能です。この機能を使えば、元の記載が何であったか、それを残したままで、よりよい文章にするにはこのようにするべきではないかという確認者の考えを反映させることができるのです。

元の文章が残っていますから、どこがどのように修正されたのかが一目で分かりますし、場合によっては元の文章に戻すようなことも容易です。また、最終的にこの修正で良いということになれば、その修正の記録を削除して修正後の文章だけを残し、元の文章が何であったかが分からなくなるようにしてしまうことも可能です。

方法としては簡単で、校閲タブの中から、変更履歴の記録を選択するだけです。たったこれだけで、これ以降、その文章に何らかの修正、追記、削除などが行われると、それらは全て記録されるようになるのです。

クリックすると色が変わり、記録中であることが分かります。もう一度クリックすると色は元通りになり、その場合は修正内容は記録されなくなります。

さて、では修正が記録される状態で実際に文章に手を加えてみましょう。すぐに分かると思いますが、修正が記録されている間、追加した文章は全て赤字下線付きで表示されます。これが追記された文章であることを示しています。

なお、この赤字下線というのはデフォルト設定で、オプションにより自由に変えることは可能ですが、普通はデフォルト設定のままで問題はないでしょう。

一方、元の文章の一部を削除してみましょう。操作としては通常通りで構いません。バックスペースキーで削除しても構いませんし、削除する範囲を選択してデリートキーでも構いません。この操作を行うと、今までのように既に記載された文章が消えてなくなることはありません。

修正が記録されている間、削除した文章は、今度は全て赤字取り消し線付きで表示されます。すぐに分かるとおり、消したからと言って画面からは消えず、取り消し線付きで残されるということです。これにより、元の記載が何であったかを記録として残したまま、文章に手を加えることができるようになっているわけです。

変更履歴の記録とは基本的にこの2点、追加した文章と取り消した文章が、それと分かるように記録として残されるということです。なお、細かいことではありますが、追加した文章を思いなおして取り消してもそれは記録されません。

記録されるのはあくまで元の文章に対する追加や修正のみで、追加した内容を思いなおして取りやめてもそれは記録されないということです。これにより元の文章に対する確認、点検が終了したら、最終的にはその修正を本当に反映させるかどうかを選ぶことができます。それが同じ校閲タブにある承諾と元に戻すというボタンです。

修正箇所ごとに、それを承諾して反映させるか、それとも修正を反映させずに元の文章のままにするかを選ぶことができます。全ての修正箇所についてこれを行うことで、文章を最終化させることができるわけです。

確認者による確認が終わったら、作成者は一つ一つの修正点を見ながら、その修正を反映させるか、あるいはやっぱり元の文章のままのほうがよいので、修正点は反映させないということを選択することができます。

wordにおけるこのツールは、文章を確認、点検、推敲しながら練り上げていくのに向いています。元の文章が何であったかが分かるようにしながら、どこをどう変えていけばよいよい文章ができるか検討することができます。

変更履歴機能を有効活用しよう

自分自身で推敲する目的で使うこともできますし、自分の書いた文章を別の人に確認、点検してもらい、修正意見をもらうようなときにも使えます。自分自身での推敲のときならともかく、別の人に確認してもらうようなときは、その人の修正意見とともに、自分の書いた元の文章が何であったかも分からないと困ることが多々あります。

もしかしたら的外れな修正意見で、元の文章のままのほうがよいということは十分に起こりえることですが、上書き修正されてしまっていては、元々の文章が何であったか分からなくなってしまい、元に戻しようがなくなってしまうからです。

変更履歴機能を活用することでこれらの悩みを解決することができ、効率的に文章の推敲に着手することができます。

まとめ

より良い文章を書くためのテンプレート機能及び変更履歴機能について説明してきました。いかがだったでしょうか。

テンプレートを使用することで整ったきれいな文章を効率的に書き上げることが可能になります。また、変更履歴機能を使用することで元の文章が何であったかが分かるようにしながら、どこをどう変えていけばよいよい文章ができるか検討することができ、効率的に添削された文章を見直すことができます。

前述したように決してプロフェッショナル向けに特化したアプリケーションという訳ではありません。

Microsoft社では他に表計算ソフトのExcelもあり、基本的な使用方法は統一されていますので、両方一度に入門して覚えれば、習得段階において片方が片方の復習にもなるという相乗効果もありますのでお薦めです。

これらを活用してより良い文章を書きましょう。

 


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