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見られるとまずい時には!Wordの変更履歴削除方法3つと復元方法

Wordの変更履歴機能は複数のメンバーで文章編集する時に非常に便利な機能ですが、外部の方へWordを共有する場合は、組織内の変更履歴まで表示されてしまうため、事前に変更履歴を削除してから送付する必要があります。

こちらの記事ではWordの変更履歴の削除の方法、また削除した変更履歴の復元方法についてご紹介します。

会社のマネジメント層の方など、Wordの変更履歴を使いこなしたい方は是非チェックしてみて下さい。

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Wordの変更履歴を削除するメリット

Wordの変更履歴は文章を作成している段階では、変更履歴を確認できたりコメントをつけたりすることができるので、大変便利な機能です。

一方、この変更履歴を削除する機能も用意されており、削除することで得られるメリットも多くあります。まずはWordの変更履歴をなぜ削除する必要があるのか、そのメリットの面から見ていきましょう。

印刷した時に履歴が表示されない

 

Wordの変更履歴を削除するメリットとしては、ファイルを印刷する時に履歴やコメントが表示されないことがあげられます。

Wordの使い方に慣れていない方の場合は、変更履歴を表示させたまま印刷処理をしてしまうことがあり、大量の部数の印刷が完了してから変更履歴やコメントまで印刷してしまったことに気づくケースが発生します。

そのため、複数メンバーでの文章編集が完了して、正式に保存しておくファイルが完成しましたら、そのファイルについては変更履歴を全て削除しておくと、他の方が該当ファイルを利用したい時も余計な手間やミスが起こらず親切です。

もちろん、変更履歴を保存しておくことも、後でWordを見返す時に便利になりますので、編集用のファイルも合わせて保存しておくようにすると良いでしょう。

ファイルを送信する際に送信先に変更履歴を見られずに済む

組織内でWordの変更履歴とコメントを利用しながらWord文書を作成し、取引先など外部の方にファイルを送信する場合、変更履歴を非表示にして送信すれば良いと考えている方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、非表示にしただけでは、外部の方がWordの変更履歴を再度表示に切り替えた場合、変更履歴とコメントが表示されてしまい、社内での活動が外部に漏れてしまう状態になります。

セキュリティの甘さは悪印象になってしまいますし、内容によっては問題に発展してしまう場合もありますので、外部に送信する場合には必ず変更履歴を削除するようにしましょう。

ファイル容量を小さくできる

 

Wordの変更履歴やコメントはWordファイル内部に保存されるため、変更やコメントを追加すればする程、ファイル容量が増えることになります。

あくまで基本的にはテキストデータになりますので、画像や動画、Excelの容量まで膨れ上がることはあまりありませんが、Wordが大容量になって重くなっている場合には、変更履歴が影響を及ぼしている可能性があります。

必要がなければ履歴を削除して容量が軽くなるかチェックしてみるのも良いでしょう。

Wordの変更履歴を削除・保存する2つの方法

Wordの変更履歴を削除する場合には、変更履歴を反映させた状態で履歴を削除してファイルを保存する方法と、変更される前の状態に戻してから変更履歴を削除してファイルを保存する方法の二つの方法があります。

報告書を例に挙げると、前者に関しては外部にも共有する完成版を保存するとき、後者に関しては報告書テンプレートに戻したいときなどに利用することになります。

二つの方法につきまして、具体的な削除・保存の手順を見ていきましょう。

【共通】コメントを削除する

変更履歴を削除する場合には、併せて文書につけたコメントを削除する必要があります。変更履歴の削除とコメントの削除は別の手続きとなりますので、まずは下記の手順でコメントを削除しましょう。

  1. Word上部のメニューバー「校閲」を選択
  2. 「校閲」内のコメントグループ「削除」を選択
  3. 「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択

上記の手順でWord文書につけたコメントを全て削除することができます。実際に作業される場合には、最後に本当にコメントが削除されたか確認すると良いでしょう。

次ページ:変更履歴を反映させてから履歴を削除する方法

変更履歴を反映させてから履歴を削除する方法

Wordファイルで報告書などの完成版を保存する際には、変更履歴を全てWord文書に反映させてから変更履歴を削除することがおすすめです。具体的な手順は下記の通りです。

  1. Word上部のメニューバー「校閲」を選択
  2. 「変更履歴」を選択
  3. 選択リストの中から「最終版:変更箇所/コメントの表示」を選択
  4. 「承諾」を選択してプルダウンを表示
  5. 「承諾して次へ進む」を選択
  6. もう一度「承諾」を選択してプルダウンを表示
  7. 「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」を選択

上記の手順で、文書の変更履歴を全て反映させた上で、変更履歴の削除が完了します。文書の完成版を保存したり、外部へWordファイルを送付する場合はこれらの手順を実施するようにしましょう。

また、WordのバージョンやMicrosoft/Macなどお使いのPCの種類によっては、一部上記の手順で文言が異なったり、場所が異なったりする場合がございます。

基本的には「校閲」メニュー内で全て完結させることができますので、お使いのWordで該当箇所をチェックしてみてください。

変更履歴を反映させずに履歴を削除する方法

変更履歴を反映させずに、元の文書に戻したい場合は下記の手順を実行します。

  1. Word上部のメニューバー「校閲」を選択
  2. 「変更履歴」を選択
  3. 選択リストの中から「最終版:変更箇所/コメントの表示」を選択
  4. 「元に戻す」を選択する
  5. 「元に戻して次へ進む」を選択
  6. もう一度「元に戻す」を選択してプルダウンを表示
  7. 「すべての変更を元に戻し、変更の記録を停止」を選択

上記手順を実行することで、変更が加えられる前の文書に戻した上で、変更履歴を削除することができます。

特定の変更履歴に戻したい場合は、最初に選択する「最終版:〜」の箇所を戻したい変更履歴まで戻してから上記手順を実行するようにしましょう。

Wordの変更履歴の削除を復元する手順

Wordの変更履歴を誤って削除してしまい、ファイルを元の変更履歴がある状態に復元したい場合があります。

この場合は下記の2つの手段を以て、変更履歴がある状態への復元を行うことができます。

Word自体の「元に戻す」機能を使う

基本的にはWordファイル自体を閉じる前であればWord自体の「元に戻す」機能を利用することで元に戻すことができます。

ここでの注意点は、上部で紹介した「校閲」タブ内の「元に戻す」機能ではないということです。Wordの最上部にある矢印マークの「元に戻す」機能を使えば、現在の一つ前の状態に戻すことができます。

また、Wordを閉じてしまうとこの機能は使えなくなってしまいますので注意が必要です。

自動バックアップから復元する

ファイルを閉じてしまった場合、変更履歴がある状態にファイルを復元するためには「自動バックアップ」ファイルから復元する必要があります。

この機能を使ってファイルを復元する場合には下記2点の注意点がありますので事前に確認しておきましょう。

特に自動バックアップが有効になっていない場合は、バックアップファイルが作成されておりませんので、ファイルを復元することはできません。

  1. Wordの「自動バックアップ」が有効になっていることが必要
  2. バックアップのタイミングによっては、必要な状態以上に元に戻ることになる場合がある

Wordの自動バックアップ機能が有効になっているか、バックアップファイルの保管場所はどこかを確認する方法は下記になります。

  1. Wordの上部メニューバー「ファイル」を選択
  2. レフトメニューバー「オプション」を選択
  3. レフトメニュー「保存」を選択
  4. 「次の間隔で自動回復用データを保存する」にチェックがついているか確認する
  5. 「自動回復用ファイルの場所」でバックアップファイル保管場所を確認する

実際にバックアップファイルからファイルを復元させる場合には、バックアップファイルの保管場所から復元したいファイルを開くことで簡単に復元することができます。

バックアップを何分毎に行うかまで細かく調整することができますので、状況に合わせて設定しておくとより便利に使うことができます。

次ページ:【おまけ】変更に関する機能まとめ

【おまけ】変更に関する機能まとめ

ここまでで、変更履歴を削除する方法、復元する方法についてご紹介してきました。最後に、変更履歴機能の基本的な使い方について簡単にご紹介していきます。

コメントの吹き出しを非表示にする

変更履歴機能を使う場合、コメント機能と合わせて利用することがほとんどですが、状況によってはコメント機能を一時的に非表示にしたい場合もあります。

通常の編集画面でコメントを非表示にしたい場合は下記の手順で行うことができます。

  1. Wordの上部メニューバー「校閲」を選択
  2. 「変更履歴とコメントの表示」を選択してプルダウンを表示
  3. 「コメント」にチェックがついている場合は選択してチェックを外す

これで編集画面からコメントの吹き出しを非表示にさせることができます。コメントを再度表示させたい場合も、同様の手順で再表示させることが可能です。

また、コメントを非表示にした状態で印刷したい場合もあります。その場合は下記の手順で行うことができます。

  1. Wordの上部メニューバー「ファイル」を選択
  2. レフトサイドバーから「印刷」を選択
  3. 「コメント」にチェックがついている場合は選択してチェックを外す
  4. 「設定」を選択してプルダウンを表示
  5. 「変更履歴/コメントの印刷」にチェックがある場合は選択してチェックを外す

編集画面でコメントを表示させたまま、印刷時にコメントを非表示にしたい場合には上記手順で対応することが可能です。

取り消し線を表示する

変更履歴をオンにした状態でWord文書を編集している際、文章を削除すると削除箇所は取り消し線が表示され、かつコメントがつくことになります。

この削除箇所の表示についてはカスタマイズすることができ、より削除したことを強調するために二重取り消し線に変更したり、削除箇所のカラーを薄くして見えにくくすることが可能です。

手順については下記の通りになります。

  1. Wordの上部メニューバー「校閲」を選択
  2. 「変更履歴」グループの右下にある矢印を選択してダイアログボックスを表示
  3. 「詳細オプション」を選択
  4. 「削除された箇所」を好みでカスタマイズ

また、削除箇所以外にも、挿入歌所や変更された行の表示についてカスタマイズすることが可能になっています。

変更履歴機能をよく利用される方は、好みに合わせてカスタマイズして行きましょう。

まとめ

Wordの変更履歴機能は他者と共同で文章編集をする際にとても便利な機能です。一方で外部に共有する場合には変更履歴を削除することが必要になりますので注意が必要です。

一度作業手順を覚えれば簡単にできますので、こちらの記事を参考にして、変更履歴機能をより使いこなせるようになりましょう。


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