Home / Windows / WindowsLiveMailの署名の作成方法と活用方法

WindowsLiveMailの署名の作成方法と活用方法

メール署名は、メール上での自分の名刺のようなもので、自分の情報を相手にいかに効果的に伝えられるかどうかが重要です。

それだけに、ビジネス・プライベートに関わらず、よりよいメール署名を設定しておくのは意外に大事なことだとわかります。また、ちょっとしたひと工夫で、相手に与える自分のイメージもかなり異なってくるでしょう。

ここでは、WindowsLiveMailでの署名の作成方法と、その活用方法についてご紹介します。

スポンサードリンク

1.メール署名について

1.メール署名とは

メール署名とは、メールの最終部分に示された、差出人の氏名、部署、電話/Fax番号、メールアドレスや自社ウェブサイトなどを数行でまとめたものを指します。「シグネチャ(英:Signature(署名))」とも呼ばれます。

差出人の情報を宛先に明確に示す方法として、Eメールが登場した当初からよく用いられています。特にビジネスメールでは必須と言えます。

2.メール署名のメリット

メール署名のメリットは下記です。自分の情報を受取人に容易にわかってもらうことに長けています。

  1. 受取人は署名を見るだけで電話/FAX番号など、差出人とのコンタクト方法が一目でわかる
  2. ビジネスメールの場合、自社ホームページアドレスなどの情報を付け加えることで相手に気軽に見てもらえる
  3. メール署名をメーラー内にあらかじめ作成しておくことで、差出人は毎回同じ内容を入力する手間が省け、間違うこともなくなる

3.メール署名のデメリット

メール署名自体のデメリットは全くありません。デメリットの要因は、そのほとんどがユーザーのメンテナンス不良や更新不良によるものです。

  1. 部署や住所の変更を適宜修正しないと、相手に間違った情報を与えることになる
  2. メール署名の内容によっては相手に不快な印象を与えかねない。(ビジネスメールでのあまりにも派手な署名など)
  3. ビジネス用、プライベート用など、複数のメール署名を使い分けている場合の選択ミス、忘れ。
  4. 特殊な記号を用いたことによる文字化け。
  5. あまりにも長いメール署名(特に横幅)を使っていると、相手がスマートフォンなどで受信した場合に文字崩れを起こす可能性がある

【メール形式】

メール形式には、テキスト形式とhtml形式があります。テキスト形式はテキスト文字(キーボードで打ち込める文字)のみのメールです。シンプルで容量も小さいのですが、そっけない感じは否めません。

html形式は画像を入れ込んだり、カラフルにもできますので表現が豊かになりますが、容量は若干重くなります。また、受信側のPC環境によっては表示がおかしくなることもあります。

以前はhtml形式に対応していないメールソフトが多数存在したため、特にビジネスメールでのhtml形式の使用は長年タブーとされてきましたが、最近ではネットワーク環境も向上し、PCの環境にもばらつきがなくなってきたため、頻繁に使われるようになりました。

html形式が普通に使えるようになったことで、メール署名においても画像の埋め込みなど、表現を豊かにすることができるようになりました。

メール署名の文例

メール署名の例を挙げてみます。上下に帯が付いたタイプのものをよく見かけますが、これをちょっと変えるだけでずいぶん印象が変わってきます。

例1

△▽△▽△▽△▽△▽△▽△▽△▽△
株式会社 署名サービス
署名 一郎
東京都XX区XX XX-XX
TEL:03-xxxx-xxxx FAX:03-xxxx-xxxx
E-meil:ichiro@shomei.co.jp
△▽△▽△▽△▽△▽△▽△▽△▽△

例2

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
株式会社 署名サービス
署名 一郎
東京都XX区XX XX-XX
TEL:03-xxxx-xxxx FAX:03-xxxx-xxxx
E-meil:ichiro@shomei.co.jp
_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

例3

=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
株式会社 署名サービス
署名 一郎
東京都XX区XX XX-XX
TEL:03-xxxx-xxxx FAX:03-xxxx-xxxx
E-meil:ichiro@shomei.co.jp
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=

なお、★や■といった黒く塗りつぶされている記号は、

■■■■■■■■■■■■■■■■■
株式会社 署名サービス
署名 一郎
東京都XX区XX XX-XX
TEL:03-xxxx-xxxx FAX:03-xxxx-xxxx
E-meil:ichiro@shomei.co.jp
■■■■■■■■■■■■■■■■■

といった感じで、そこだけがすごく目立ってしまい、肝心の情報が見えにくくなるので多用しないほうが無難です。

2.メール署名の作成

1.新規での作成

Windows Live Mailを起動し、ファイル→オプション(O)→メール(M)を選択します。

makesign01

オプション画面が開きますので「署名」タブをクリックし、新規作成(N)を押します。

makesign02

署名の編集をします。

  1. 署名(S)欄の「名前の変更(M)」ボタンを押せば、署名のタイトル(画面中の署名#1)を変更することができます。
  2. 「署名の編集」欄で、テキスト(T)にチェックが付いていれば、枠内にて署名を入力できます。

完成したら、「OK」ボタンを押して完了です。

makesign05

できたかどうか確認してみます

「ファイル」→「新規作成」→「署名」→「署名#1」(または変更した署名タイトル)を選択すると、さきほど作成した署名がメール本文内に挿入されます。

2.変更したいとき

上記と同じ手順で「オプション」ウインドウから「署名」タブを選択し、「署名の編集」欄で変更したい署名のタイトルを選択すれば、「署名の編集」欄にて変更できます。完了したら、「OK」または「適用」ボタンを押して変更完了です。

3.画像入りで作成する

WindowsLiveMailの署名は、”html形式(*.html)”または”テキスト方式(*.txt)”の2種類が使用できます。画像を入れる場合は、html形式の-署名ファイルを作成し、読み込ませます。

html形式ファイルの作成・編集の方法は2通りあります。

htmlエディタで作成

htmlというマークアップ(プログラム)言語を用いて作成する方法です。作成には、言語としてのhtmlをある程度は習得する必要があります。ただ、htmlは数あるプログラミング言語の中でも簡単な部類に入るものであり、メール署名作成程度の用途でしたら、少し勉強すればすぐできるようになります。

作成はWindows付属の「メモ帳」でも可能ですが、専用のエディタを用意したほうが、html文法上のスペルミス訂正や入力支援をしてくれるので便利です。「CrescentEve」というエディタが無料で、動作も軽いのでお勧めです。

下記は、CrescentEveで署名を作成した例です。左端に画像を入れています。html形式で保存します。

yoshimune

html形式対応のソフトで作成・編集する

文書作成アプリの中には、html形式で保存可能なものがあります。これらを用いて署名を作成、html形式で保存する方法です。内容作成後、html形式で保存します。htmlを知らなくてもメール署名の作成や編集が可能ですが、作成したアプリによってはWindowsLiveMailが読み込んでくれない場合があります。

4.ファイル形式で署名を入れる

作成したhtmlファイルを、WindowsLiveメールの署名として読み込ませます。先ほど同じ手順で「オプション」ウインドウから「署名」タブを選択し、「署名の編集」欄にて「ファイル(F)」を選択しておいてから、隣の「参照」ボタンで設定したいhtmlファイルを指定すればOKです。

yoshimune2

設定したメール署名をWindowsLiveMailに表示させると、こんな感じです。

yoshimune3

なお、テキスト形式(*.txt)のファイルを上記と同様の手順でメール署名として設定することも可能です。その際は当然ながら表示内容はテキストデータのみとなり、画像は使えません。

3.メール署名で気をつけたいこと

メール署名で一番気を付けなければならないことは、その時のメールの用途や相手に合ったものを使い分けるということです。大きく分けて、ビジネス用途とプライベート用途に二分されます。

1.ビジネスの場合

社内向けと社外向けで掲載内容が異なってきます。

【社外用途】

ビジネス用途の場合、メール署名の目的は自分の社名、部署、TEL・Fax番号などを相手に把握してもらうことが第一ですので、自分へのコンタクト手段はできるだけ多く載せたほうが相手に喜ばれます。

相手からすると、あなたとコンタクトを取る際、わざわざ名刺を引っ張り出すよりは、メール署名を見たほうが手っ取り早いからです。

  1. 社名
  2. 氏名
  3. 部署名
  4. TEL/FAX番号(営業職など外出が多い方は携帯番号も)
  5. メールアドレス

これくらいは載せておいたほうが良いでしょう。メールを差し出す相手が自分のところに訪れない、郵便のやりとりもしないような関係でしたら、住所は不要かもしれません。

なお、自社Webサイトや取扱商品、キャンペーンなどのリンクを載せること自体は宣伝にもなっていいことなのですが、まれに、その手の情報をやたらと掲載していて、本文より長い署名を見かけることがあります。見ていてあまり心地いいものではありませんね。

社外に出すメールである以上、メール署名は本文と同様に自社の「顔」となるわけですから、メンテナンスは大変ですが、差し出す相手によってこまめに変えるのが理想と言えます。また、相手はあなたのメール署名を名刺代わりに多用することは間違いないので、誤った情報を載せないよう注意し、内容に変更が発生した場合はすぐに変更するようにしましょう。

【社内用途】

掲載項目はかなり絞って載せるべきでしょう。

  1. 部署名
  2. 氏名
  3. TEL(場合によっては内線番号)

くらいで十分と思われます。社内間のメールでは、署名に自社の社名や住所を載せたところであまり意味がありません。メールアドレスについても同様で、他で調べがつきますからわざわざ載せる必要はありません。むしろ、電話番号(大きい会社なら内線番号)をしっかり掲載した方が、相手には喜ばれると思います。

プライベートの場合

プライベートの場合は、ビジネス用途とは違って内容は比較的自由です。ただし、不特定多数の相手やオンライン上だけでの知人とメールのやり取りをすることを考えると、住所や電話番号などの個人情報はむやみに載せないほうが賢明です。

作成とメール受信での画面の見え方が違う

メール署名は、受信側の環境によって見え方が異なってくる場合がありますので注意しましょう。相手もWindowsLiveMailを使用していれば何の問題もありませんが、そうではない場合も多いと思われます。

主なトラブルとしては、文字化け、型崩れなどがあげられます。html形式のメールを相手がテキスト形式で受け取った時が特に顕著で、受け取った相手は判読不能となります。最近は減ったとはいえ、html形式府対応のメールソフトを使ったいる方がおられるのも事実です。また、html形式はウイルス感染などのリスクがテキスト形式より高いため、あえて使用していない方もいます。

html形式でメール送信する際には、相手が問題なく受け取れるかどうか、確認しておいたほうがよいかも知れません。

まとめ

WindowsLiveMailの署名の作成方法と活用方法についてご紹介しました。

メール署名は、メール上での自分の「顔」に当たるもので、相手にとって必要な自分の情報が伝えられているかどうかがポイントとなります。複数のメール署名を相手によって使い分けるのが理想ですが、数が多いとメンテナンスも大変ですから、多くの場面に対応できるものを数種類に限定して作っておくのがよいと思います。

html形式を使えばかなり凝ったものもできますが、相手の環境によっては自分の意図したものが表示されないこともありますので注意しましょう。


スポンサーリンク

Check Also

wordのテンプレート機能と変更履歴機能で文書をきれいに書こう!

企画書や報告書の作成でword …