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誰もが知りたいプレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションは得意だ!という人はいると思いますが、専門的に扱っている物の販売提案・カスタマイズや、生産ライン等の効率化での変更提案等の、普段から頭に入っている事情では難しく構える必要はなく、ここでおそらく皆さんが苦手とされている事情は、扱ったことが無い物や新しいシステムの販売・導入等のプレゼンの事だと思います。

人間誰しも取り扱いの無い物を説明し、結果を得る事は苦手だと思います。工事現場で偉そうに仕切っている、親方衆や監督、又は頑固一徹のラーメン屋の怖い店長に3日後にクラウド導入のプレゼンを依頼したら、お金を積んでも途中で泣いて逃げ出すのでは?と思います。

人間とはそれ程、積み重ねや慣れによって困難を乗り越えていく生き物だと思います。プレゼンも慣れやコツがあり、マニュアルをしっかり重複し、商品を把握しておけば大丈夫と考えますが、忙しい営業マン、OLさんはそれが問題なのか?とも理解しますので、今回は深く掘り下げていきたいと思います。

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プレゼンテーションについて

プレゼンとは

プレゼンは言うまでも無く、プレゼンテーションの略ですが、それでは、それはズバリ正確に何のこと?と言われると幅が広く、学会などの発表会が含まれ、正確に答えるのは難しいと思います。

一般的なビジネスでお答えすると、発表会的要素は薄く伝える事によって、相手が行動する事を目的とした購買的要素を重視した物を言います。

そのため、商品や規格の売り込みのために、効果を持つ説明会の事をプレゼンと言います。

パワーポイントでプロジェクターを使い、多人数の理解を短時間で掴むことが必要となったり、少人数の場合はパンフレットを用意し、何れの場合もそのアイテムと説明がとても重要となります。

プレゼンの目的

システムや商品に大差がない時に、お客様が商品を選ぶ時に多く使うプレゼンは、現在大変重要な営業のコンテンツとして重責を担ってます。

そんなプレゼンの目的は販売結果です。プレゼンは場数をこなす度に慣れて上達するものですが、それは、資料やアイテムの扱いやトークもそうでしょう。

ですがそれは司会の腕があがったとか、パワーポイントの扱いがスムーズになったとか、資料が読みやすく綺麗になる事と、商品が売れる事とは比例しないという事実があります。

それは「伝える相手に」「伝えたい事柄を理解」してもらって、「相手に動いてもらう」といった結果が目的ですから、慣れて上達する事とは違うのです。

目的の達成には、相手のメリットを考慮し、相手に得があって行動に移すという前提が基本です。

この事柄1つ抜けていても結果は生まれません。例えば、当社のホームページは値段は高いですが扱いは簡単で、更新やブログも効率が良いので、当社の物に換えた方がお得ですよ。是非ご検討願います。

というプレゼンをする時に、この文面通りに詳細を色々(更新やブログアップのコツや操作など)説明しても、「伝えたい事柄を理解」は可能でも「相手に動てもらう」事は出来ないでしょう。

大事な伝達事項は「高いですが費用対効果は抜群で、2か月目から月額の3割は回収出来、他社の物より予算を押さえられて、かつ、カスタマイズやメンテナンスは無料で行う!」

といったような、相手先の情報を踏ま得た上での、相手に援助をしたいという意図を伝え、説得力のあるメリットを用意していて伝える事が、一番の重要事項で目的達成の大きな鍵なのです。

聞き手がすべて

プレゼンの目的を踏まえたうえで、次は実際のプレゼンの場での注意事項等を説明します。目的の達成の上で「伝える相手に、伝えたい事柄を理解」の重要な部分がこのプレゼンの説明に掛かっていますので、注意し実行しましょう。間違ったプレゼンを下記にて列記します。

誤り・スクリーンやパソコンばかりを見ていて聞き手を見ない。

これでは説明会に来たようなもので、商品販売の熱意が伝わらず、聞き手はメリットにも気づきません。

対策・聞き手はお客様なので、都度観察し、目を見つめ、ある程度、感情を添えて説明する事が大事です。必要があれば、逆に聞き返す事も大事です。

誤り・スライドや情報量が多く専門性の高い図などを多用していて、これに対し言葉が足りずにポイントやメッセージが伝わらない。

これも陥りやすいプレゼンの悪い例です。勝手に聞き手側の理解力を決めつけ、専門用語をちらつかせたり、難しい図を用いて簡単に説明したりしては、本末転倒です。

対策・聞き手側に解りやすく理解してもらう事が目的です。また、スライドなどはあくまで補助ですので、図解も複雑な案件なら、質問などを戴きじっくり説明します。

誤り・話が長く、話も筋道も論理的でないので伝わらない。

こちらも問題です。いくら頑張って伝えようとしても、話が戻ったり、商品説明で長所を「今は理解しずらい、使ってみればすぐ理解」と省略したり、ましては欠点を上げ連なったりしてはプレゼンは失敗に終わるでしょう。
対策・これは怠慢な準備からもたらされる失敗だと思います。商品の理解をしっかりし、何が利点で、聞き手側に得があるかを必ず押さえた上で、説明に望むことが大前提です。

事前準備を怠らない

事前準備を怠ると大概失敗します。また、人前で話をすることが苦手な”あがり症”の人は頭の中が真っ白になって、致命的なパニックに陥り、トラウマになる可能性があります。こんな目にあったら、後々まで後を引いてしまい、信用も失墜してしまいます。

では、どのように防げばよいのでしょうか?これは、1にも2にも事前準備をしっかりする事です。その為には事前準備のために時間をしっかり取らせてもらい、プレゼン全体の流れを頭に入れましょう。その為に、まず全体の流れを書いた資料を作成し、ファイリングしましょう。

例えば 1.挨拶 2.プレゼンの目的 3.商品の概要 4.詳細説明 5.商品のメリット 6.質問を1枚ずつ用意し、ファイリングし、付箋を付けてストーリー順に閉じます。3の概要の部分に商品などのパンフレットを挟み、さらにサイクルフロー図、4に商品の詳細図、取扱説明書を挟むなどして、一つ一つ組み上げていきます。

これを当日まで持ち歩き、家や事務所でリハーサルし、頭の中に入れ込みます。当然当日も手元に置いておき、質問時間以外の急な専門的な質問などにも対応するように用意します。

また、1.挨拶~繋ぎ言葉 2.プレゼンの目的~繋ぎ言葉・と進行の間には繋ぎ言葉を決めておき商品関係の章の後には「ご質問等ございませんか」、と問いかける様にします。

また、(時間の関係がありますので専門的なご質問は後ほど。)と前提した上で、今までの説明内での不明な点を拾い上げます。また、プレゼン資料、全体の流れは、あなたに上司がいる場合は、「任せたよ」と一任されても、勝手に進めると精神的に負担があり、当日に響きますので報連相をして、進めるようにしましょう。

予想される質問の準備をしておく

先程の作成したファイルの最後にQ&Aの欄を入れあらかじめ質問が来そうな事項を先回りし、Q&Aで箇条書きにしておきます。このQ&Aはプレゼン責任者のあなたや他の社員では理解力がありすぎて、質問漏れする可能性が高いので、友人や家族に聞くことをお勧めします。

ネットにて類似商品がある場合は調べるのも効果的です。また、上司などの前任者に教えを乞うのも効果的です。

この様に可能性をしらみつぶしにして臨みましょう。質問されてしどろもどろになってしまうと、信用が音を立てて崩れるのは必死です。

プレゼンの話し方

声の大きさ、トーン、抑揚に注意する

プレゼンテーションでの話し方は、解りやすく、簡潔に、印象深く説明する事が大事です。それを踏まえた上で、声の大きさ、スピードについて説明します。声の大きさは元気よく少し大きい位で良いと思います。自分で少し大きいかな?と感じたら、聞こえますでしょうか?等と問いかけて調整しましょう。

スピードは速すぎず、遅すぎずですが、速すぎると聞き取りずらいのは当然として、聞き手から焦った印象を付けられると、悪印象になってしまいます。遅すぎるのも聞き手はイライラしますので、考え物ですが、あがって早口になる人は意識してゆっくり喋ると効果があると言われます。

抑揚、トーンは聞き手がプレゼンターの話が難しく、某読みに聞こえる事が往々にしてあります。この様な難解な説明の時は意識して抑揚、トーンを使いましょう。いずれにしても、聞き手を意識して、元気よく解りやすく伝える努力を事前に練習する必要がありますね。

自信をもって話す

人の第一印象が初めの3秒が大事と言われるように、プレゼンは1分が大事と言われています。この1分を制するために事前準備をしっかりし、前章の喋り方を実践しましょう。出だしを上手く乗り越えれば後は事前準備通りで出来るはずです。

自信とは裏打ちされた下準備の産物ですので、準備をしっかりし、スタートをしっかり掴めば大丈夫だと心に決め当たりましょう。あとは落ち着いてしっかり笑顔で進めば、大丈夫だと思い込むことです。

重要なところを繰り返す

人間は1度聞いただけでは伝わらない生き物だと言います。ですので、違う言い方に換え同じ話を重要であれば繰り返す事が効果的です。

例えば、「この様に緩和され、時間が短縮できます。」→「先程のシステム変更によって緩和された時間をここで埋める事が効果的です。」→「システム変更で時間が短縮したところで、新たな作業で得た利益で投資します。なのでシステム変更が肝要となる訳です。」と繰り返し、リピートする事で、聞き手にスムーズにリピート出来ます。

また、数字の説明では、聞き逃しもあるので、「もう一度言います」と告げ、リピートします。基本的に聞き手にメリットのある事柄であれば、遠慮せずにリピートする事も大事です。

論理的に話す

まず、聞き手の方々に、本日の趣旨を挨拶ではっきり伝える必要があります。「本日は御社のシステムを更新する事によって、会議等の移動時間、費用削減などの大きなメリットが発生する事が寄与出来ます事を目的としています」と大前提を説明する所から始めます。

趣旨、前提が曖昧ではその後の説明を聞く気になれず、機器等の説明時に、「これの事で長々と…しかし、当てになるのかな?」と懐疑的な聞き方になってしまい、折角の目玉商品も聞き手の方々は興味が薄れて見えてしまいます。

そして、機器の概要説明の時には再度、更新のメリットから伝えます。その事により、慎重に詳細説明を求められ、説明の質が高まる効果があり、聞き手も引き寄せられます。

どちらも前提ありきで伝える事が重要ですが、簡潔に伝える事です。その後の論理的説明が前提で長々と説明してしまうと話が前後し、聞き手が混乱してしまう事を避けましょう。

情に訴える

大事な事象はゆっくりと感情をこめて、ここは大事ですと伝えたい意思を演出します。また、メリットなどを伝える時は、「大きな」等の発言時、両手を上げるなどのボディーランゲージも効果的です。

さらに聞き手=お客様への援助を一番の目的と考えて接していますとの意向ですので、質問は笑顔で、喜んで応える事が必要です。

プレゼンのスライドの作り方

文字サイズ

フォントサイズは遠くからでも読み取れるように作成します。

事前に実際の会場でテストし、作成します。また文字は読みやすくする為に、コントラストをはっきりさせる必要があります。背景と文字は正反対の色にしましょう。

文字数は少なめに設定し、言葉、別紙でカバーする事を前提に作成しましょう。

デザインはシンプルに

基本的に解りやすく、見やすくを前提に制作しますので、シンプルに作るのが前提となります。最低限の文字数で、色彩も3色くらいに抑え、重要な文面は大きく色を変え、聞き手に伝わるようにします。

費用対効果等の表は簡略した事実を抜き取り、詳細は別紙参照と明記するようにします。

あくまで伝え、理解を得る事を最優先に考慮し作成しましょう。

ワンスライドに載せる情報は少なく

前項で述べた様に、解りやすく最低限な物を掲載します。ここで不必要な物を載せても双方が混乱するだけですので、載せないようにします。例えば現状の売り上げやコストを長々と、事細かく載せるなどは、聞き手は解っている事なので避けます。

その他のデメリット情報も当然ですが省きます。また、メリット情報は多く載せたいところですが、重要かつ効果が大きい物を取り上げ、軽微なものは載せないようにします。

重要・インパクトのあるフレーズを

スライドは簡潔にといってもここは大事です。ビフォーアフターで判りやすく、金額は大きく一目で効果が分かるように表現します。さらに、補助金や、タイムセール等のお得なフレーズは、一行で解るインパクトで金額まで表示します。

さらに何故改善する事でメリットが生まれるかという文面は、簡単なフロー図を作成し、理解を簡略化するように努めます。

見やすいデータを使う

詳細なデータ・表は、パンフレットを別途で用意するようにしましょう。聞き手が必要とするもの経費削減効果、イニシャルコスト(製品価格)ランニングコスト(使用経費)費用対効果、宣伝効果等ですので、聞き手側に必要なデータを社に持ち帰れるような、費用対効果、宣伝効果での売り上増加、経費削減費のデータを作成し、プレゼンで効果的に伝えましょう。

まとめ

プレゼンはいかに準備が大事で、準備によって成否が決まるというよう文面を記載しました。それ程大事な事だと捉えて間違いないと、再度お伝えします。

またそれは、100人のプレゼンでも、5人のプレゼンでも一緒です。重要な事は、商品の信頼度を上げるという事はもちろんですが、商品に大差が無い時には、プレゼンによって、お客様は選ぶ事が主になるので、決定は、担当のあなたの立ち振る舞いに注視されます。

プレゼンを怠る事は社の信用を失墜させることとなります。また成功する事によって、社の信用が上るのは勿論の事、社とあなた、お客様とあなたの信用・信頼が深まる絶好のチャンスなので、是非このチャンスをモノにする様に全力で当たりましょう!


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