Home / Mac / パワーポイントの有用性と入手方法

パワーポイントの有用性と入手方法

マイクロソフトオフィスのアプリケーションはどれも便利なものであるといえますが、ビジネスの現場で活用されるプレゼンテーション用のソフトであるPowerPointは非常に優れた性能を持ってやソフトウェアとして広く活用されています。

一般的にはパワーポイントと呼ばれており、スライドなどを利用して大勢の人に様々なプレゼンテーションをするために役立つ仕組みを備えているソフトウェアです。ビジネスの世界では非常に盛んに使えていますし、アカデミックな世界でもかなり幅広く活用されているソフトウェアとして注目されています。

しっかりとパワーポイントの有用性や入手方法を抑えておきましょう。

スポンサードリンク

パワーポイントでできること

パソコンソフトのパワーポイントを仕事で使っている人は多くいらっしゃいます。

パワーポイントの特徴

プレゼンテーションと言うと非常に難しいイメージに感じてしまう人も少なくありませんが、仕組みとしては紙芝居と同じです。

長々と文章で説明するのではなく、シンプルな文字とイラストで見る人に興味関心を引く資料作りを行うことができるのがパワーポイントの特徴であるといえます。

パワーポイントの魅力

パワーポイントの最大の使いやすさは、編集のしやすさです。

作成途中でページを挿入する場合や写真、グラフ、映像などの編集も他のソフトよりもしやすいため利用されることが多いです。
また、多くの方が利用することが多いため、パソコンを購入する際も最初からソフトが入っていることが多いことも利用者が多いことの利用のひとつです。

また、会社などで使う資料では、案件が違っていても同じ資料や、似たような内容のものを使うことも多くあります。そんな時もデータや写真、映像などをコピーすることも簡単にできます。

マイクロソフト製品

このソフトはマイクロソフトの製品であり、エクセルやワードと同じ扱いとなります。
そのため他のオフィスのソフトウェアとの相性がとても良いという特徴を持っています。

特に連携で役立つのがエクセルであると言えるでしょう。エクセルでは簡単な操作でグラフや表などを作成することが可能なのですが、そのようにして作成した図表の多くはそのままの形で移植することが可能です。

この様な操作が可能であるために非常に高い利便性を持っていると言えるのです。

いろいろな場面で活躍

このパワーポイントはビジネスツールとしては以前から定番のものとなっていますが、ビジネスの場以外でも様々なところで活用することができる汎用性の高いソフトウェアとして知られています。

操作性も非常にシンプルでありワードやExcelをある程度利用できるだけの技術があればパワーポイントでも困る事は無いと言えるでしょう。

社内プレゼンテーション

仕事で利用される人のほとんどはプレゼンテーションに利用する人が多いです。

例えばコピー複合機を販売している会社では、家庭用のコピー機、他社のコピー機との機能性の違いや1枚当たりのコピー代の比較、耐用年数や利便性など様々な比較をグラフや写真、動画などを取り入れて資料を作成します。
これをプロジェクターなどに映し出し、話の流れに合わせて資料を見せてプレゼンテーションしていきます。

昔のように文章がずらずら並べた長文資料を紙媒体で何十枚も用意するということはせず、パワーポイントで作成した簡略化されたものをプリントし数枚の資料で渡したり、重要なポイントのみをA4サイズ1枚にまとめたもののみを資料として渡し、あとは画面上のパワーポイント画面でプレゼンテーションしていくということも多くあります。

会社内の会議においてもパワーポイントが使われることも多くあります。
このソフトをうまく使い、なるべくわかりやすく、簡単にプレゼンテーションできるスキルを求められることも多くなってきました。
画面上であれば、鮮やかな色を使った写真や映像、アニメーションなども取り込められますし、それぞれの作成者の個性も出やすいです。

社外でも

こういった売り込みや社内会議などで利用されることがとても多くありますが、他用途でも利用されることがあります。セミナーにおいても利用されることが多くあります。医療関係の学会や勉強会、ワインセミナーやいろいろなシチュエーションにおいても利用されることが多くあります。

また、映像やアニメーション、写真などと一緒に音楽も取り込むことができる為、結婚披露宴や二次会、各種パーティーなどでも使われます。

アカデミックにも

最近ではアカデミックな世界でも非常に頻繁に活用されています。
大学などで発表を行う場合にはパワーポイントを利用してプレゼンテーションを行うトレーニングなども行われており、社会人として世の中に出てからすぐに役立てることの出来るスキルとして注目を集めています。

このプレゼンテーションと言う手法は従来の資料とは異なり、多くの人にわかりやすく要点を伝えるための手法として非常に有効であると考えられているのです。そのために使用することの出来る専用のソフトウェアは沢山ありますが、最も普及しており使いやすいと評判なのがこのソフトウェアです。
プレゼンテーションと言うと難しいイメージを感じる人が少なくないのですが、あくまでも見る人にとって分かりやすい資料作りを心がけていくことがとても大切になるのです。

ビジネスマンには必須のスキル

ビジネスマンにとって既に基本スキルのひとつになってきています。広告代理店や保険会社の営業マンなどは時間のない顧客を相手にわかりやすくプレゼンしなければなりません。
資料やカタログを山のように持参して渡しても、資料は捨てられるだけで効果は薄いです。
パワーポイントを使い、簡潔にまとめれば5分でも素晴らしいプレゼンテーションができます。

広告や保険のように形のない物、先行出資的なものはいかにわかりやすく、効果の高さや相手にいかに合っているか、いかにお得かを短時間で伝えなければならない為、たくさんの資料や長い説明では契約には繋がりません。
このソフトを有効活用し、特に一般顧客などのプレゼンテーションの場合はアニメーションや動画、写真、グラフなどイメージが湧きやすい、分かりやすいものを提示していかなければなりません。

そういった状況においてもこのソフトはとても役立ち、効果的であると言えます。ひとつの案件をひとつにまとめることで、後から相手の反応が良かったページや、反応が悪かったページなどを見直すこともできます。
そして次のプレゼンの場面ではその部分を編集し変えることで、どんどんと資料がブラッシュアップされ契約数などの効果アップにつながっていきます。

実際に使うには

編集するには有料ソフトウェアが必要

このようなパワーポイントで動かすことができるプレゼンテーション資料を作るためにはソフトウェアが必要になります。最近ではほとんどのアプリケーションがライセンス式ですのでインストールするパソコンに対してライセンスを用意しなくてはなりません。

一般的には有料で販売されているソフトですので一台に対して一ライセンスの購入が必要になります。
ソフトウェアは市販品ですので誰でも気軽に購入することができます。
それほど高価なものでは無いという特徴がありますので、ビジネス向けだけではなく個人で購入するという人も少なくありません。特にビジネス分野では最も標準的なプレゼンテーション用のソフトウェアとして知られており、安価に購入することが出来ることから高い人気となっています。

少し前まではソフトウェアとして専門のお店で購入するという方法が一般的でしたが、近年ではインターネットに接続されたパソコンであればダウンロードする形で購入できるようになりました。非常に利便性が高く有効な手段として広く活用されています。

ダウンロードと言う形で購入することが出来るインターネットサイトはいくつかありますので、普段から利用しているサイトなど好みの選択肢を見つけて利用する様にするのが良いでしょう。

ビューワーソフト

パワーポイントのソフトウェアの一つ一つはそれほど高価なものではありませんが、たくさんの端末にインストールすることを考えると大きなコストになってしまいます。その様な問題を回避するためにはマイクロソフトが提供しているビューワーソフトを活用するのも一つの方法です。

ビューワーソフトは製品とは異なり、作成されたプレゼンテーション用のファイルを実行することだけが出来るアプリケーションです。

無料で使える

このビューワーは無料でダウンロードすることができますので非常に利便性が高いのが特徴です。スライドを作成はデスクトップで快適に行い、実際にプレゼンテーション資料を犯すのは持ち運びが便利なノートパソコンにするというような可能になるのがこの仕組みの良いところです。

特にプレゼン資料を作成する予定がなく、作成されたプレゼン資料を使って死後尾をするだけの端末であればビューワーソフトをダウンロードするだけでも十分に目的を果たすことが出来るでしょう。

少し不便

しかしながら無料で利用することができるビューワーには限界があるのも事実です。
持ち運びをしている最中に間違いや不備を見つけたとしてもビューワーの状態では編集することができません。
そのため間違いのない準備をすると言う姿勢をとるとともに、一定のリスクがあると言うことについては理解しておく必要があるという特徴があります。

また、このようなソフトを利用して作ったスライドについては必ずしもそのパソコンで起動するとは限りませんデスクトップパソコンで作成した後ノートパソコンに移してプロジェクターで投影するなどの対応が行われることになります。

最終的にはいくつかのリスクを覚悟した場合においても、できる限りの対応をしておくことが求められると言えるでしょう。それなりに複雑な仕組みの上に成り立っていると覚悟しておく必要があるのです。

パワーポイント2013

パワーポイントも他のマイクロソフトオフィスのソフトウェアと同じくバージョンアップを繰り返しており、新しいモデルであるパワーポイント2013は非常に優れた特徴を備えています。

新機能

パワーポイント2013ではこれまでのバージョンでは使うことの出来なかった新しい機能がたくさん用意されています。
プレゼンテーションの仕組みはすでに確立されており、その枠組みが大きく変更されるというものではありません。
しかしこれまでには利用することの出来なかった様々な表現が可能になってきています。

さいごに

いかがでしたでしょうか。この様にマイクロソフトのソフトウェアの入手方法や利用方法にも様々な手段が生み出されています。

個人で使う場合にはそれほど多くの選択肢はありませんが、ビジネスで利用することを検討しているのであればしっかりと比較検討することで最適な選択肢を模索していくことが求められると言えるでしょう。

非常に有益なソフトウェアですので、それを活用することの出来る環境づくりがとても大切になります。なお、このパワーポイントは使いこなすために必要となるスキルはそれほど高いものではありません。

自分で考えてエクセルやワードを使いこなす技術がある人であれば、問題なくプレゼンテーションのための機能を使いこなすことが出来るでしょう。

 


スポンサーリンク

Check Also

Macの「写真」アプリや「Photos」を使って簡単写真管理!

昨今、世の中では一家に一台では …