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オートシェイブとは?背景と動画を活用して魅力的なプレゼンテーションにしよう

皆さんはオートシェイブをご存知でしょうか。オートシェイプはWindowsOSの開発メーカーから販売されているオフィス製品の一連のソフトで図形描画機能が付いているものの1つとされています。うまく活用することで文書やプレゼンテーション等を効果的に見せることができます。

プレゼンテーションについて触れましたが、魅力的なプレゼンテーションをしたいと思っている方も多いと思います。先程のオートシェイブの有効活用もそのために大切ですが、背景や動画の使い方も大切です。

以下ではオートシェイブについてと効果的なプレゼンテーションをするために大切な背景や動画の使い方について説明していきたいと思います。

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オートシェイプとは

前述したように、オートシェイプはWindowsOSの開発メーカーから販売されているオフィス製品の一連のソフトで図形描画機能が付いているものの1つとされています。

オートシェイプの作成方法には任意の多角形を描く場合には図形テンプレートの中から線を選択してそれで輪郭を描くという方法があります。もう1つの方法は図形テンプレートの中から目的の図形に近いものを選択して適切な大きさに調整して配置する方法もあります。

図形を挿入するには挿入メニューから図にあるオートシェイプを選択するとパレットが表示されて目的の線や図形を選択して画面上の任意の位置でクリックしたりドラッグ・アンド・ドロップすることで配置できるようになっています。2003年のバージョンからは透過の画像加工も可能になっています。

ソフトによって異なる

一連のソフトの中で目的によって必要とする図形の形も異なって来ることがあります。文書作成ソフトやプレゼンテーションソフト、表計算ソフト、さらには単体で発売されている設計図やダイヤグラムなどの作成を行うソフトにはこの機能が付いています。

文書作成ソフトの場合

例えば文書作成ソフトの場合には、線として直線や片方矢印、両方向矢印、曲線、フリーフォーム、フリーハンドなどの線を挿入したり図形を描くことが出来ます。コネクターでは直接連結したり直交連結、曲線で連結を行うことが出来ます。

基本図形としては長方形や平行四辺形、台形、ひし形、角がアールの長方形、三角形、五角形や六角形、八角形、楕円、十字型、円柱、直方体、ハート型、三日月形、アールやページ図形その他があります。

ブロック矢印としては左右それぞれの向きのものや上下それぞれの向きのもの、5角形や矢切型、アールを持って直角に曲がるもの、戻すややり直しの記号型その他があります。

フローチャート型では円形や上・下向きの三角形、長方形、ひし形、平行四辺形、角がアールの長方形、バツ印の丸やプラス印の丸、円形の吹き出し型、かまぼこ型の横向き、円柱横向き、旗揺れ型、杵つき型、ファイル型その他のものがあります。

星とリボンについては十字型や5角形の星型、多角形の星型、色々なリボン型、掛け軸型のバリエーションといったものがあります。
吹き出しでは四角形や角丸四角形、楕円形や雲型、その他のバリエーションがあります。

プレゼンテーション用ソフトの場合

プレゼンテーション用のソフトには動作設定用として正方形のユーザー設定のボタンがありますしホーム動作設定用のものもあります。さらにはクエスチョンマークのヘルプ用のボタンも設定できますし、丸の中にiの字の入ったものは情報アイコンとしてボタンを作成することが出来ます。

左向き三角形は前へとか戻るという意味があり、右向き三角形は次へとか進むという意味を持ちます。左向き三角形に縦バーは最初という意味であり、その逆は最後であることを表します。下半円上向き矢印は戻るを意味し、長方形で1つの角が折れたものはドキュメントを表します。

スピーカーのマークに3ヶ所の短い線はサウンドを表し、ビデオの図形はビデオ動作設定ボタンを意味します。

その他のソフトの場合

設計図やダイヤグラムを描くソフトの場合には建築設計には必要とする図形がそろっていてこれを配置することで平面図などを描くことが出来ます。

さらにホームページを作成したい場合には四角形などの図形や角丸長方形の図形を使って直線で連結することでそのリンクされたページを作成して行くことが出来ます。ネットワークを構築する際にも配置を変更したり文字を追加削除することも自由にできるようになります。

プログラミングでソフトウェアを開発する場合にはそのワークフローを四角形やダイヤ型をしたものを使って直線や矢印図形を使用することで表現が出来ます。

効果的なプレゼンテーションを収めるためには

さて、ここからはプレゼンテーションを効果的に収めるために大切なことについて説明していきたいと思います。先ほど説明したオートシェイブをうまく活用することも大切なことの一つですが、他にも背景の使い方や動画の挿入により、より効果的なプレゼンテーションをすることができます。

以下それらについて説明していきたいと思います。

背景をうまく使う

マイクロソフトのパワーポイントには初めての使用時から選択することのできる背景が非常に豊富に用意されています。背景と言うのは紙芝居で言うところの台紙にあたるものであり、すべてのプレゼンテーション資料の下地となります。

通常の資料とは異なり多くの人に見てもらって興味関心を集めるのがプレゼンテーション資料の目的です。そのため興味関心を引くことができるデザインを自分なりに考えることがとても重要になります。そのための素材を非常に多く備えているのもこのソフトウェアの魅力の1つであると言えるでしょう。

自分好みの背景を作ることも可能

既存のデザインも非常に豊富に用意されているので、その範囲内で選択することで何も困らないと言う人も多いのですが、プレゼンテーション資料に大きなこだわりのある人にとっては既存のデザインに満足できない場合もあります。

そのような場合においては自分で好みの背景を探してきてそれを利用するということもできますし、程度の手間ひまをかければ自分でデザインを開発することもできます。マイクロソフトのソフトウェアはどのソフトも柔軟にカスタマイズすることができる点が魅力ですが、パワーポイントにおいても同じような仕組みを持っているのです。

自分好みにアレンジをすることでプレゼンテーション資料の魅力を倍増させることが可能であると言うことを知っておくとより楽しく利用することができるようになります。

プレゼンテーションが必要になるのはビジネスの現場をイメージさせますが、いわゆるアカデミックの場でも利用することができますし、個人的な活動に利用することも難しいことではありません。ソフトウェアそのものがそれほど高価なものではありませんので、単体で購入して様々な用途に活用することができるのです。

プレゼンテーションと言うととても難しい事のように感じられる場合もありますが、端的に言えば紙芝居のようなものです。1枚1枚のスライドに対して必要な情報を盛り込んでいる人に提示する、このような活動の繰り返しによって相手の意識に訴えるのがプレゼンテーションの目的です。書きたいことをわかりやすく相手に伝える気持ちがあれば丁寧なプレゼンテーション資料を作ることができるでしょう。

動画を挿入する

聴衆を納得させ、効果的なプレゼンを収めるには、一般的には次のようなことが必要です。

1. 箇条書きで整然と記述する
2. 適度にフォントや色を変えて、強調させる
3. 写真やイラストを入れることによって、変化をつける

そして、忘れてはいけないのは「動画を入れることで視覚的な効果を深めること」なのです。

動画を挿入するメリット

さて、スライドに動画を入れることによってどのような効果が生まれるのでしょうか。まず、聴衆の立場から考えてみましょう。

聴衆の立場

聴衆としては、変化の少ないスライドを見続けることは苦痛です。文字だけのスライドを読み、プレゼンターの話を聞いているだけだと、よほどトークのうまいプレゼンターでない限り途中で話に飽きたり、注意散漫になります。

しかし、途中で映像を入れることにより、聴衆の興味を引き、気分を変化させることができるのです。百聞は一見に如かずと言いますが、まさにこの格言の通りなのです。

プレゼンターの立場

次に、プレゼンターの立場から考えて見ましょう。内容にもよりますが、プレゼンの途中に映像を入れることによって、プレゼンター自身が休憩する時間を得ることができます。また、聴衆の様子を観察することにより、話の続きをどのように発展させるかを考える余裕も生まれます。

このように、動画を入れるメリットというのは非常に高いのです。

動画を挿入する方法

では、プレゼンに入れる動画はどのようにして準備すれば良いのでしょうか。準備が簡単な方法から3つ紹介しますと、

1. すでにネット上に投稿されている素材を利用する
2. パワーポイントのアニメーション機能を使って文字やイラストに動きを付ける
3. 自分で動画を撮影し、プレゼンに埋め込む

の3つです。

1. すでにネット上に投稿されている素材を利用する

すでにネット上などに投稿されている素材を利用する方法は、自分で映像を準備する必要がないため非常に簡単です。素材をパワーポイントのファイルが置かれているフォルダと同じ場所に準備し、メニューの「挿入→ビデオ→ファイルからムービー」を選んで挿入します。

この時に気をつけておくことがいくつかあります。まず、素材のムービーの著作権・肖像権です。学術目的などの一部の例外を除き、映像には著作権があります。また、映像に登場する人物だけでなく、建物などにも肖像権が存在します。

第三者が作成した映像を使う場合、これらの問題が深く関係してきますので、使う前に十分に確認するようにしましょう。

二点目は、映像をファイルに埋め込むことです。上記の操作でファイルを挿入しても、パワーポイントのデータとしてはリンクが作成されるだけです。従って、他のパソコンにデータを移す場合、パワーポイントのファイルのみならず、映像のファイルも同時に移す必要があります。

また、プレゼンするPCに映像のコーデック(映像の圧縮を伸長するためのツール)が入っていることを確認しておきましょう。AVIやmp4などは、あらかじめ準備されていることがありますが、一部の圧縮形式には対応していないこともあります。

必ずプレゼンの前にコーデックの有無を確認し、プレゼン時に焦らないようにしましょう。

2. パワーポイントのアニメーション機能を使って文字やイラストに動きを付ける

映像を使う二つ目の方法は、パワーポイントのアニメーション機能を使うことです。厳密には映像とは違いますが、作図した図形や挿入した画像などを、クリックや任意のタイミングで動かすことができます。

このように、図形に動きを付けるだけでも、聴者の興味を引き続けることが可能なのです。

3. 自分で動画を撮影し、プレゼンに埋め込む

最後は、自分で映像を作ることです。難しい作業に聞こえますが、最近は安価で高性能の映像編集ソフトがありますから、それを使うことで簡単に作成することができます。
Macであれば、iMovieが入っている製品もあるので、それを使うのも良いでしょう。

映像の長さ(尺と言います)や字幕のタイミングなどは最初はわかりにくいものですが、いわゆるユーチューバーの映像などや、できればニュースのような高品質の映像を見ることで研究するのが良いでしょう。

まとめ

オートシェイブとプレゼンテーションにおける背景、動画の使い方について説明してきました。

プレゼンテーション資料に限ったことではありませんが、様々な資料において最も重要なのは中身です。中身を相手にいかに伝えることができるかということが重要視されるのです。このような目的を実践するために背景や動画がとても役に立ちます。

すっきりとした背景を利用するか、賑やかな背景を利用するか、魅力的な動画であるかそうでないかによって資料の印象が大きく変わります。

大切なのは様々な資料を作ることにより相手に伝えたいと言う気持ちを大切にすることです。独りよがりなデザインではなく相手がいかにわかりやすく受け止めてもらえるかを考えることによって良質なプレゼンテーション資料を作ることができるようになるでしょう。

 

 

 


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