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仕事などでよく使うであろうパワーポイント。このパワーポイントの使い方は知っているでしょうか。
突然プレゼン資料を作る必要があった時や、今後プレゼンする機会が来るかもしれない人は、パワーポイントの使い方を知らないと苦労してしまいます。
そこで、今回はパワーポイントの基本的な使い方について紹介・解説していきます。
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パワーポイントの基本的な使い方
ここではパワーポイントの基本的な使い方として、スライドの作成方法、グラフや画像などのメディア挿入、簡単なスライドアニメーションについて解説していきます。
スライド作成の仕方
スライドを作るには、まずプレゼンテーションファイルを作成します。
パワーポイントを起動したら、新規メニューへと移動して好きなプレゼンテーションテーマを選択します。テーマはたくさんありますが、今回は基本的な使用方法を開設するだけなので、白紙のテーマを利用します。
テーマを選択したら、スライドが一枚表示されますが、スライドを追加作成するには、ホームタブの「新しいスライド」の上に表示されているアイコンをクリックします。
クリックすると新しいスライドが追加されます。
スライドの種類は複数あるのですが、アイコンではなく「新しいスライド」のテキスト部分をクリックすると作成可能なスライドテンプレートが表示されますので、その中から好きなスライドを挿入することも可能です。
グラフや画像の挿入はどうすればいいの？
グラや画像の挿入は、基本的に挿入タブから行います。
グラフの場合、挿入タブから「グラフ」を選択することで挿入したいグラフを自由に選択することができます。グラフの種類は折れ線グラフや円グラフ、散布図などいろんな種類が用意されています。
画像の場合は、挿入タブの左の方にある「画像」をクリックすることで画像ファイル選択画面が開かれます。そこで選択した画像を挿入することができます。
画像の場合もっと楽な方法があり、それはエクスプローラから直接ドラッグ＆ドロップすることです。パワーポイントはドラッグ＆ドロップに対応しているため、挿入タブから行うよりもすばやく簡単に挿入できます。
アニメーションは難しくない！
次にアニメーションですがアニメーションの方法はとても簡単です。
アニメーションは、スライド切り替わり時にフェードイン・フェードアウトさせたり、スライドイン、スライドアウトなどができます。アニメーションを付与するには、アニメーションさせたいテキストや画像、グラフを選択します。
その後、アニメーションタブからアニメーションスタイルをクリックするとどのようにアニメーションさせるのか表示されるので、好きなアニメーションを選択します。
設定が完了すると、スライド切り替え時に設定したアニメーションが反映されるようになります。
応用編でさらに使いこなそう！
上記の使用方法はかなり基礎的な内容ですが、情報漏えいを防ぐためにパスワードを設定できたり、作業効率が大幅に上がるショートカットキーも存在します。
次はそれらについて解説していきます。
読み取りや書き込みのパスワード化を設定する
パワーポイントで作成したファイルは初期設定のまま保存した場合、誰でもそのスライド資料を見ることができます。
つまり、そのスライドに企業秘密が入っているなど部外者に絶対に見られてはいけない情報が含まれていた場合でも、スライド資料ファイルにアクセスさえできれば情報を知られてしまいます。
そのような事態を防ぐために、パワーポイントはパスワード設定が可能となっています。
パスワードを設定しているとそのパスワードがないとスライド資料ファイルが開けないどころか、ファイル自体も暗号化されるため解析されて中身を見られてしまうこともありません。
パスワードの設定方法は簡単で、保存時に「ツール -> 全般オプション」へとクリックしていきます。
すると暗号化ファイル設定と共有ファイル設定で個別にパスワードを設定できる画面が表示されるので、ここで好きなパスワードを設定します。設定したらあとは保存するだけで、パスワード付きスライドファイルの完成です。
読み取りパスワードと共有パスワードを別々に設定することで、スライド編集者と閲覧者を分けることも可能です。
知ってると便利なショートカットキー一覧まとめ
パワーポイントにはたくさんのショートカットキーが用意されており、知っていると便利なものがたくさんあります。
その中から特に頻繁に使うであろうショートカットキーを紹介します。
[F5]キー
プレゼンテーションを即開始できるショートカットキーです。このキーはプレゼンのプレビューをする際に頻繁に使われるキーであり、知っておくと確認作業がかなり効率良くなります。
このキーを知らない場合、確認するたびにパワーポイントのメニューないのプレビューをクリックする必要があるため、とても非効率です。
[Esc]キー
プレゼンテーションを終了できるショートカットキーです。
スライド移動キー
次に頻繁に使用されるショートカットキーがスライド移動キーです。スライドの切り替えチェックやプレゼン練習する際に役立つキーであり、以下のキーが該当します。
次のスライドに進む場合、「N、Enter、PageDown、→、↓、Space」
前のスライドに戻る場合、「P、PageUp、←、↑、BackSpace」
指定のスライドに移動する場合、「任意の数字キー+Enter」
です。特に指定のスライドに移動するショートカットは知っていると結構便利なので覚えておきましょう。
初心者にもわかるおすすめ本3選
ここで紹介・解説したパワーポイントの使い方は、基本の中の基本に過ぎません。
この記事よりもさらに多くのことを解説している初心者向けの書籍を紹介します。全部買う必要はなく、どれか一冊持っているだけで非常に役立ちます。
できるPowerPoint パーフェクトブック 困った! &便利ワザ大全
こちらの書籍は、実際にあったパワーポイントでの悩みを解決する方法を紹介している書籍です。
シチュエーション別に便利な方法が紹介されているので、この本をマニュアル・リファレンスのように使用することも可能です。
最新のパワーポイントにも対応しているため初心者でも読みやすいです。
これからはじめるパワーポイントの本
こちらはパワーポイントをゼロから覚えたい人向けの書籍です。この本一冊あればパワーポイントの使い方を一通り覚えることが可能です。
右も左もわからない人はこちらの書籍から始めてみるといいでしょう。
論理思考×ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔで企画を作り出す本
こちらはパワーポイントを使ってどのようにプレゼン資料を作ればいいのかわからない人向けの書籍です。
どのように上手なプレゼン資料を作ってプレゼン視聴者に訴えかけることができるのかについて論理的に解説してくれる書籍です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。そのうちプレゼンする機会が来るかもしれない、もしくは今後来ると考えている人は一度パワーポイントについて知っておくといざという時に役立ちます。
詳しい知識を持っていなかったとしても基本さえ押さえておけば自由にスライドが作れるほか、基本を知っているので即応用を身に付けることができます。
最低限スライドの作成方法や画像・グラフの挿入方法を覚えておくか、入門書を一冊持っているといいでしょう。
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