Home / Windows / マイクロソフト製品紹介~アウトルック・ワードやワードのテンプレ機能

マイクロソフト製品紹介~アウトルック・ワードやワードのテンプレ機能

マイクロソフト社の製品って、社会人になって使うものが多いですよね。

アウトルック、ワード、エクセル、パワーポイントなど、多くの社会人の方が使ったことがあるのではないでしょうか。

なぜ、アウトルックが様々なオフィスで用いられているのでしょうか。また、エクセルやワードのスキルを身につけると、どういった利点があるのでしょうか。

本記事では、マイクロソフトアウトルックのメリットやワードエクセルの必要性、ワードの便利な機能をご紹介します。

スポンサードリンク

マイクロソフトアウトルックの利点とは

マイクロソフトアウトルックとは

マイクロソフトアウトルックは、マイクロソフトオフィスの一部として含まれている個人情報管理ソフトウェアです。

基本的な機能は電子メール機能があり、そのほか予定表や連絡先管理、仕事管理、メモなどの機能が入っています。

アウトルックといえば、電子メールクライアントとして使われていたアウトルックエクスプレスに機能を追加したものと考えられがちですが、電子メールクライアントというよりは業務管理の一元化を目的としたものになります。同じような機能があるものはGoogleが提供しているGmailがあります。

そもそもマイクロソフトは、以前はHotmailと呼ばれる無料の個人向けWebメールサービスを提供しており、また電子メールクライアントとしてアウトルックエクスプレスを提供していましたが、それらの機能を統合して、機能を追加し利便性を改善したものが現在のアウトルックになります。

マイクロソフトアウトルックのメリット

メリットとしては、マイクロソフトが提供しているので、Windows8風のデザインを採用しているので、Windowsを使っている場合の親和性が高いといったものです。このためWindowsの操作に慣れていればスムーズに利用することが可能です。それに配色が少なく四角い要素を使っているのでシンプルかつ使いやすいデザインとなっています。

またマイクロソフトオフィスとの親和性も高いので、添付されたオフィスで作られたファイルはオフィスを導入していなくてもすばやく閲覧することができる機能が付いています。特にオフィスを導入していないパソコンでも、それらのファイルの中身を見ることができるので、ビジネスを行う上では欠かせない機能といえます。

一方で電子メールを使う上で添付ファイル機能が欠かせませんが、アウトルックではオンラインストレージとして、SkyDriveにファイルを格納してそのリンクをメールに記載して送信することができます。SkyDriveでは、1ファイルあたり300MBものファイルをアップロードすることができるので、大きな映像ファイルを相手に送ることにも簡単に行うことができるメリットがあります。

もちろん通常のメールでも大きなファイルを添付することが可能ですがダウンロードに時間が掛かるのが難点といえますが、オンラインストレージのSkyDriveにアップロードしておくことで、相手が自由な時にダウンロードをすることが可能になります。

基本的にWindowsなどパソコンを使った場合には、Webブラウザからアクセスすることになりますが、スマートフォンからもアクセスすることが可能です。特にスマートフォンで最適化されたUIで利用することができるので、他のメールと同様にわかりやすい形でメールを受信することが可能です。

またこのほかにもメール・アドレスを増やすことができるのも利点のひとつです。この場合には1つのアカウントに対してエイリアスと呼ばれる別のメールアドレスを設定することが可能です。この別々のメールアドレスを取得しても1つの画面で利用することが可能です。このためメールアドレスを複数保有していても、メール受信そのものは1つの環境で行えるので、それぞれメールソフトを導入する必要がありません。

また、フェイスブックやTwitterなどのSNSの連絡先を統合できる機能もあり、SNSに分散している連絡先を読み込むことで散らばっているメールアドレスをひとつに統合することが可能です。使い方もシンプルですから、さまざまな機能を使わなくても十分に電子メールをやりとりするのに使うことができますし、ビジネスに必要な機能が一通り揃っているのでビジネス面でも十分に使うことができます。

ワードやエクセルのスキルを身につけよう

パソコンを使うスキルを身につけるメリット

パソコンなどを使う場合には、ある程度、基礎的な知識も必要になります。

さまざまなパソコン用語もあるため、最初は、ちょっと操作や基礎的なことを学ぶのは時間がかかるかもしれませんが、ある程度、操作に慣れ、また、ある程度知識が身に付いてくれば、私生活、または仕事としても便利に利用できるようになるでしょう。

パソコンを使えるということは、インターネットなどを利用していろいろな知識を身につけることができたり、また、通販を利用することもできるでしょう。生活において、通販を利用することができれば、自宅にいながら商品を購入することもできるため、とても便利です。

また、それ以外にも、ゲーム、動画、音楽などさまざまなことが楽しめるためパソコンの知識を身に付け、また、インターネットなどをうまく活用していくことで、自分の知らない知識やそのほかにも、さまざまな方とのコミュニケーションをとる場としても有効です。SNSなどを利用すれば、自分の趣味について語り合える仲間が増えることもあります。

また、さまざまな物事に対してコメントすることで、それに共感した方などが反応をかえしてくれるかもしれません。このようにパソコンを利用することで、またインターネットなどを利用することでいろいろなことが楽しめるため、興味がわいた方はパソコンに関していろいろと学習してみるのもいいでしょう。

また、パソコンのスキルとしてワードやエクセルを身につけていくというのも、私生活、そしてビジネスにおいても利用する場面がある可能性はでてきます。書類を作ることもでき、また、データなどを整理することもできるため、さまざまな活用法が見出せます。学生の方であってもレポートをかいたり、また、実験やそのほかにもまとめるデータがある場合などは、ワードやエクセルを使用することで、簡単に作成することもできます。

しかし、ある程度、ワードやエクセルに関してどのような機能がついているのかを把握する必要もあります。自在にソフトを扱えるようになるためには、それなりにそのソフトに関しての機能について知ることが重要です。独学で実際に機能を一つずつチェックしていくことも有効な手段です。

実際に自分で機能を試すことで、その機能を覚えやすいため、わからないなりにもいろいろと機能を探っていくというのも、ソフトを理解するためには必要なことです。また、インターネットでおおまかなワード、エクセルの基本的なことをサイトなどで調べ、覚えるという方法もあります。

インターネットでは、初心者でもわかるように、丁寧な説明をしてくれるサイトなども存在するため、そこから学習していくというのも、有効な手段といえるでしょう。

資格を取るのもおすすめ

また、ある程度のスキルをしっかりと身につけたい場合には資格取得を目指して学んでみるというのもいいでしょう。

ワードやエクセルの基礎的な機能に加え、応用編まで覚えてしまえば、かなり実践的なスキルも自然と身に付いていきます。また、資格などを取れば、就職時や転職時などに有利になることもあるため、ある程度、時間に余裕があり、勉強する時間がある方は、資格取得を目指してみるというのもいいでしょう。

ワードやエクセルに限らず、パソコンにはさまざまな知識、資格なども存在します。難易度の低いものから高いものまであるので、どれを最初に手をつけたらいいかわからないという方もいるでしょう。

初心者の場合でも、ある程度基礎的なパソコン知識があれば、事務処理系の資格などは比較的簡単に取れる場合もありますので、手始めにその手のスキルを身につけていき、そこから、さらに興味がある分野などの知識を身につけていくといいでしょう。

 

テンプレートが充実したワードについて

テンプレートとは

Microsoftのワードは様々な文章作成することができるワープロソフトとして知名度の高いアプリケーションの1つです。

多くのパソコンに最初からインストールされているように、非常にスタンダードなソフトウェアとしての扱いを受けているのが特徴となっています。基本的に文章を打ち込むと言う機能を持つソフトウェアですので、特別な知識や技術がなくてもある程度使いこなすことができますが、より便利に使おうと思うのであればテンプレートを活用する方法がお勧めです。

テンプレートと言うのはあらかじめ一般的なデザインとして用意されているサンプルのようなもののことをいいます。ファックス送信用の様式であったりビジネス上の挨拶であったり、その他様々な用途で利用する様式のサンプルがあらかじめ作られているのです。

それらのサンプルは何かしらの書類を作成しようとする際に完全にゼロから作成するのではなく、それらの既成のデザインを活用することが最も効率よく目的を達成するための手段として注目されるようになってきました。Microsoftのワードには最初からそのようなテンプレートが数多く作られているのが特徴であり、いざと言う時に参考にすることができる非常に便利な仕組みを導入しています。

 

どうすれば見つけられるのか

このような充実したサンプルデータらソフトウェアにあらかじめ組み込まれているものもありますが、インターネット上を検索することができるのであればより多くの種類のテンプレートを見つけることができるでしょう。何かしらの資料や文章作成する際にそれらのサンプルにあたる書類は非常に役に立ちます。

サンプルとして用意されているものが必ずしもこれから作ろうと思っているものの目的に合致するとは限りませんが、様々な側面で参考になる情報を得ることができるのは間違いありません。同じ目的でも様々な様式が用意されていますので、自分のセンスに合ったものを見つけて使っていくことで考えるようにしましょう。

何事も全くないところから新規で構築するのには非常に大きなエネルギーを必要とします。しかしながら既に出来上がってるデザインを微調整することによって作り上げるのであれば様々な可能性が広がります。新しく作るということが必ずしもメリットばかりではありませんので、このような方法でこれまで積み重ねてきたものを活用するという考え方を持つようにするのも良いでしょう。

アプリケーションの操作方法は非常にシンプルにできていますので、既製品のようなデザインばかりを使用するのではなく、目的に応じて様々なデザインを作ることもできます。このような仕組みに注目して便利に活用する道を模索するのが良いでしょう。

ワードと言うソフトは昔からあるワープロソフトと同じように文章を打ち込むしかできないと考えている人は今でも少なくありません。しながら現在のMicrosoftのワードでは非常に多くのことを解決することができる仕組みを有しています。

本格的にワードを使って様々な活動していこうとするのであれば、ある程度使えると言う状況に我慢することなく専門書などを参考にしワードと言うソフトウェアが持っているパフォーマンスを可能な限り引き出すことができるように努力する必要があります。

最近のアプリケーションは説明書を読まなくても使うことができるようなシンプルさを売りに出していますが、詳しい知識を知ることでより便利に利用することができるようになると言う側面があることについてもしっかりと考えるようにしましょう。このソフトウェアは最も基本的な機能備えているワープロソフトの1つです。最低限パソコンを使って文章打ち込むことができるようには努力をしておいた方が良いといえます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

マイクロソフト社の製品はオフィスで使われるものをはじめ便利なものが多いですし、スキルを身に着けておいて損はないかと思われます。

是非うまく使いこなしてくださいね。


スポンサーリンク

Check Also

ソフトウェアのダウンロードやアップデートについて

パソコンを持っているなら、上手 …