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iPhoneのスケジュール管理に便利な「カレンダー」の使い方テクニック

iPhoneに標準でインストールされている「カレンダー」アプリ、みなさんどれくらい使っていますでしょうか。「そういやそのなのあったなあ…」と言う感じで、起動もほとんどしていない、という方もいらっしゃるかも知れませんね。実はこのアプリ、他アプリとの連携が非常によくできており、「これぞモバイル端末!」的な使い方ができます。

操作方法も意外と知られていないものが多く、「こんなことができるのか!」というものも多いです。ここでは、カレンダーアプリの色々な使い方をご紹介します。紙の手帳なんて、もはやいらないような気がしてきます。

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iPhoneのカレンダーでスケジュールを立てる時のテクニック

iCloudの共有機能で家族や仕事仲間とスケジュールを共有する

iCloudの共有機能を使って、家族や仕事仲間などど、スケジュールを共有することができます。大まかな流れは下記となります。

  • 1.主催者がカレンダーアプリで共有カレンダーを設置する
  • 2.主催者は関係者へ招待の通知を出す
  • 3.正体を受けたユーザーは承認の返答をする
  • 4.主催者は適宜、イベントを入力し通知する。受けたユーザーは出欠の返答をする

慣れるまで少々面倒ですが、うまく使えば便利です。では、前準備から始めます。

【前準備】カレンダーを共有化する前に、iCloudアカウントとカレンダーを紐づける設定が必要です。

  • 1.ホーム画面で「設定」アプリを開きます。
  • 2.下に下っていくと「iCloud」という項目がありますのでタップします。
  • 3.開いた画面を下に下っていくと、関連アプリの一覧の一覧があります。「カレンダー」をオンにします。

「カレンダーを同期…」のメッセージが消えると準備完了です。共有を予定しているユーザは、すべてこの設定をしておく必要があります。

【主催者側の手順】

  • 1.共有カレンダーの主催者(共有を持ち掛ける側)は、カレンダーアプリを開き、下段中央の「カレンダー」をタップします。
  • 2.続いて、左上の「編集」をタップ、iCloud欄の「カレンダーを追加」をタップします。
  • 3.カレンダーの名前(共有名)を入力し、カラーを変更するのであれば変えて、「完了」をタップします。
  • 4.これだけではまだ個人のカレンダーですので、ユーザーを招待します。先ほど作成したカレンダーをタップします。
  • 5.「個人を追加」をタップします。
  • 6.「宛先」欄に、共有したい相手を入力します。右の+をタップすると、連絡先アプリから選択できます。
  • (※)カレンダーアプリで共有するのであれば、iCloudのアカウントを指定してください。
  • 7.「追加」→「完了」をタップすれば、主催者側の設定は完了です。

【招待された側の手順】

  • 1.招待を受けた側へ、参加するかどうかのメールが届きます。「カレンダーへ参加」をタップします。
  • 2.AppleIDでiCloudへログインすると、参加完了です(主催者側へは、承認されましたとプッシュ通知されます)。

【予定を共有してみる】

上記の状態では共有の「枠」が作られただけですので、実際に予定を入れてみましょう。

  • 1.主催者側は、カレンダーアプリにイベントを入力します。
  • 【注意】カレンダーの属性を、共有カレンダー名(ここでは「飲んべえの会」)にするのを忘れないようにしてください。ここを間違うと共有できません。
  • 2.完了をタップするとイベントが登録され、共有者へ通知が行きます。共有者が承認すると、画面右のような感じで通知が届きます。
  • 3.通知を受け取った共有者は、カレンダーアプリを開きます。
  • 4.右下の「参加依頼」に、(1)とかついています。ここをタップして出欠の返事をします。

なお、途中で予定が変更になったり無くなったりした時は、通常のカレンダーアプリと同じ操作で変更を加えれば、変更の通知が共有者へ届く仕組みなっています。出欠返答もその都度できます。仕事仲間で定例会議を登録しておくと、日時変更など簡単に連絡できて便利かもしれませんね。

メールに入力されている日時からカレンダーに予定を入れる

メール本文内の日時を利用して、カレンダー内に予定を入れることができます。たまたま、とある通販サイトから、期間限定ポイント期限日のお知らせメールが届いていました。試しに、この有効期限日をカレンダーに入れ込んでみましょう。

【方法1】

  • 1.メールアプリからメールを開きます。
  • 2.日付(ちょっとわかりにくいですが、アンダーラインが入っています)をタップします。
  • 3.メニューが現れますので「イベントを作成」をタップします。
  • 4.イベント入力画面が起動しますので、タイトル、時間、通知の有無などを入力します。
  • 5.右上の「追加」をタップすると、カレンダーに予定が入ります。

【方法2】

上記手順3.で、「カレンダーに表示」を選ぶとカレンダーそのものが呼出され、右上の「+」で予定入力できます。既に入れてある予定を確認しながら予定入力できるので、予定のバッティング確認も同時にできて便利です。

【カレンダーから逆確認】

上記いずれかの方法で登録した予定は、メールと紐づけされています。カレンダーから予定を表示させ、URL欄の『メッセ―ジを’メール’で確認」をタップすると、元のメールが表示されます。便利すぎてお礼が言いたいくらいです。

最近は色んな店舗や通販サイトなどから、予約確認や配達予定のメールが届くことも多いと思います。この機能を知っておくととても便利です。

長押しで予定をドラッグ&ドロップで移動

カレンダーアプリを横向きにすると、列が日付、行が時間になり詳細表示されるのをご存知でしょうか。この状態だと、登録済の予定を長押し・ドラッグ&ドロップで簡単に移動できます。下記例では、4/1(土)としていた予定を4/2(日)へ動かしてみます。

  • 1.画面下から上へスワイプして通知センターを出し、縦画面ロックをオフにしておきます。
  • 2.iPhoneを回転させ、カレンダーを横表示にします。
  • 3.変更する予定を表示させ、長押しすると色が濃くなり、動かせるようになります。
  • 4.予定をドラッグして移動します。左右移動で期日、上下移動で時間の変更ができます。
  • 5.所要時間変更の場合は予定の開始線(上)または終了線(下)を動かせば、15分単位での変更が可能です。

なお、この機能は横画面でしか行えません。縦画面の予定をいくら長押ししても移動できませんので気を付けましょう。

予定の通知時間を設定する

カレンダーアプリに予定を載せていても、その数が多すぎると全部覚えていられませんね。この機能を使うと、iPhoneが前もって予定を連絡してくれます。

【方法】

  • 1.カレンダーアプリを起動し、目的の予定を開きます。
  • 2.「通知」という項目がありますのでタップします。最初は「なし」になっていると思います。
  • 3.イベントの予定時刻に対して、いつ通知してもらうか設定します。
  • (※)イベントの予定時刻(予定で設定している開始時刻)~1週間前から、一つだけ選択します。
  • 5.例として、「イベント開示時刻 16:40」通知「5分前」で設定しました。
  • 6.16:35になった時点で、プッシュ通知が届きます。

【さらに確実に把握する】

通知は、通常の「通知」を設定すると、「予備の通知」も設定できるようになります。うまく使うとより確実に予定を把握できます。
この例では、「予備の通知:5分前」と、「通知:イベントの予定時刻」の二つを設定しました。ごらんの通りで、合計2回のプッシュ通知が届きます。「5分前」と「今」の違いに注目です。

通知を二つ設定できることで、例えば遠方へ出かけるケースを考えると

  • ・イベント開始時刻:出発日時
  • ・予備の通知:1日前
  • ・通知:1時間前

としておけば、前日の通知で持ち物の準備等ができ、さらに当日は出発時間の通知が来てと、2段構えの連絡がもらえます。ずぼらな筆者ですらこの機能を知ってから、予定をすっぽかしてしまうことは全くなくなりました。スマホは手帳と違って公私関係なくいつでも持ち歩くものですので、通知を見忘れることはまずないと思います。

予定の通知/非通知を設定する

便利でありがたい「通知」機能ですが、予定より早く着いたなどの理由で、「もう通知してくれなくてもいいや」ということもあります。そんな時は、通知自体をなくすことができます。

【方法】

  • 1.カレンダーアプリから、対象のイベントを開きます。
  • 2.「通知」または「予備の通知」をタップします。
  • 3.「通知」または「予備の通知」画面で、一番上の「なし」をタップします。

これで通知されなくなります。再び通知設定をしたい場合は、イベント画面の右上にある「編集」をタップすると、再度設定できるようになります。

電車の移動経路を含めた予定の登録

初めて行く場所などで、何時に出発すればよいのか調べなければならない時があります。そんな時便利なのが「GoogleMap」やiPhoneの「マップ」アプリですが、これらの検索結果(経路)を含めた情報を、カレンダーアプリに登録することができます。

iPhoneのマップアプリはイマイチですので、ここではパソコンでも使われることの多いGoogleMapを使った方法をご紹介します。前もってAppStoreからインストールしておいてください。

【GoogleMapを使う方法】

  • 1.GoogleMapを起動します。
  • 2.出発地を設定します。
  • 3.出発地情報の下の方(白いところ)をタップすると、出発地の詳細情報が出てきます。ここで、「出発」アイコンをタップします。
  • 4.「目的地」欄に目的地を入力すると、経路と交通機関情報が表示されます。
  • 5.【重要】時計のアイコンをタップして、出発/到着/最終のうち、希望のものを設定し、「完了」をタップします。
  • (※)これを忘れると、現在時刻で出発に設定されてしまいますので注意してください。
  • 6.使用交通機関の候補一覧から、どれか一つ選択しタップします。
  • 7.詳細ルートが表示されますので、下へスクロールし、「カレンダーへ追加」→「カレンダーアプリに追加」の順でタップします。

これで、この予定がカレンダーに追加されます。開けて確認してみましょう。イベント開始時刻は電車の出発時刻、終了は目的地到着時刻となっています。「すべてのメモを表示」をタップすると、交通経路の全行程を確認できます。

GoogleMapの使い方をiPhoneで覚えておくと、Windowsなどのパソコンでもそのまま使えますので、覚えておいて損はないと思います。なお、時間の設定をしっかりやらないとスケジュールの意味がなくなりますので、ここは忘れないようにしましょう。

天気情報を予定に登録

livedoor天気の”iCal”というものを取り込むと、カレンダーアプリに天気が表示されるようになります。

【方法】

  • 1.GoogleChromeで、livedoor天気サイトを開きます。
  • 2.アドレス欄が”weathre.livedoor.com/lite/となっていますので、”/lite/”を”weather_hacks/ical”に打ち替えてアクセスします。
  • 3.WeaterHacksというページが開きます。
  • 4.iCal天気フィード一覧から、希望の地域を探して”webcal方式”と書かれているリンクをタップします。
  • 5.「照会」→「完了」の順でタップします。
  • 6.カレンダーアプリを開くと、天気が表示されています。

この方法はいろんなサイトで紹介されていますが、そのまま試してもうまくいかない場合があります。筆者が確認した限りですが、

  • Safariで「デスクトップサイトへ移動」→×(モバイル版ページが開いてしまう)
  • Safariのアドレス欄にiCalサイトURLを直打ち→×(モバイル版ページが開いてしまう)
  • GoogleChromeで「PC版サイトをリクエスト」→×(モバイル版ページが開いてしまう)
  • GoogleChromeのアドレス欄に、iCalサイトURLを直打ち→○

となりました。iPhoneの環境によるものなのか、livedoor側の設定が変わったのかはわかりませんが、参考まで。

Googleカレンダーと同期する

パソコンで使われることも多いGoogleカレンダーと、iPhoneのカレンダーアプリを同期させることができます。詳細手順は結構長くなるので省かせていただきますが、同期のポイントとして下記4点を挙げておきます。ここが欠けると同期できません。

【ポイント】

  • 1.【iPhone側】「設定」アプリ→「カレンダー」の「アカウント」に、Gmailアカウントが登録されていること
  • 2.【Googleカレンダー側】「マイカレンダー」の設定で、iCloudアカウントが登録されていること
  • 3.【見落としがち1】カレンダーアプリ側で、「カレンダー」画面にある「Gmailのすべて」にチェックを入れておくこと
  • 4.【見落としがち2】Googleカレンダーと同期させたいイベントは、カレンダーアプリ側のイベント属性をGmailのものにしておくこと

下記画面をご覧いただくとよくわかると思います。左がGoogleカレンダー、右がカレンダーアプリです。「Googleカレンダーに載せるイベント」はGmailアカウントと紐づけているので同期しています。一方、「iPhoneにしか載せないイベント」は「自宅」という、カレンダーアプリでのみ有効なものとなっており、Gooleカレンダーには反映されていません。

両者でアカウントの設定をしたからといって、すべての予定が無条件で同期できるわけではありませんのでご注意ください。筆者は最初ここがわからず小一時間にハマりました。よくよく考えたら当然ですよね…。

iPhoneでスケジュール管理に使いたいおすすめアプリ

Googleカレンダー

上でも紹介したGoogleカレンダーのアプリ版です。Webブラウザでも使えますが、アプリのほうが見やすくて便利です。Androidユーザーとのスケジュール共有目的でインストールしておく良いかもしれませんね。

TimeTree

カレンダーアプリの機能に加え、「やることリスト」や「行きたいところリスト」など、予定以外のことも共有することができます。

ジョルテ

iPhoneのカレンダーアプリは優秀なのですが、見た目の地味さ(よく言えばシンプル)は否めませんね。このアプリはテーマがたくさんあり、見た目で飽きてしまうことはないと思います。カレンダーに個性を出したい方はおすすめです。

Lifebear

TODOリストや日記などをつけることができます。紙ベースの日記はなかなか継続が難しいですが、スマホで書けるのなら長続きしそうです。常に持ち歩いているスマホでTODOリストが確認できるとうのもいいですね!

まとめ

iPhoneのカレンダーアプリについて説明しました。一見とっつきにくいカレンダーアプリ。確かにわかりにくい面はあるものの、使いこなせばかなりのメリットがあります。あまり使っていないという方はこの機会にぜひ挑戦してみてください。一番取っつきにくいと言える「共有機能」は、登録するイベントの属性付けがカギです。ここを意識しておけばあとは慣れの問題と思います。

見た目に飽きてきたら別アプリも使いながら、スケジュール管理に役立てていきましょう。


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