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自動振り分けで作業効率化!Gmailフィルタを使いこなすコツ4つ

普段からGmailを使っている方は、フィルタ機能を活用できていますか?フィルタ機能を使えば、「毎日不要なメールがたくさん届くので削除している」「受信メールが多いので大事なメールを見落とさないようにしたい」「特定のメールを自動で転送したい」などの不満を解消することができます。

ここでは、Gmailのフィルタ機能を使うメリットや設定方法、処理内容などについて紹介しています。自動でメールの振り分けや、削除や転送などができるため、作業効率を高めることが可能です。Gmailを使っている方は、参考にご覧ください。

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フィルタをかけるメリットは何?

まずは、Gmailのフィルタ機能を使う主なメリットについて見ていきましょう。フィルタ機能を利用すれば、メール転送や削除、振り分けなどが自動で設定可能です。

1.生産性が向上する

すべてのメールを受信トレイで同じように受けてしまうと、メール受信数が多い人は大事なメールを探すことに時間がかかってしまい、作業効率が落ちてしまいます。

また、不要なメールもたくさん受信トレイに溜まるためメールの振り分けに時間を取られてしまい、ストレスにもなります。

Gmailのフィルタ機能を利用すれば、メールアドレスやキーワードで事前にメールの振り分け設定などができるため、不要なメールを除外し、大事なメールをスピーディーにチェック可能です。特に、日々大量のメールを処理するビジネスマンや就活生などにおすすめの機能です。

2.メールの転送を自動でしてくれる

Gmailのフィルタ機能を使えば、特定のメールアドレスやキーワードを含むメールを受信したら自動で転送させることが可能です。仕事仲間や上司のメールの転送が必要なときに、手動で転送しようとすると、メール受信に気づかなかった場合にタイムラグが発生してしまいます。

しかし、フィルタ機能を使って自動転送の設定にしておけば、メールを受信してすぐに転送することが可能です。

3.不要なメールを削除できる

Gmailのフィルタ機能を使えば、スパムメールや広告メールなど、不要なメールを自動削除することもできます。特に、毎日不要なメールが大量に届く場合は、削除設定にしておくだけでわざわざ手動で削除する手間を省けます。

4.重要なメールにスターや重要マークをつける

Gmailのフィルタ機能によって、大事な取引先からのメールや進行中のプロジェクトに関するメール、すぐにチェックしたい報連相関連のメールなど、重要なメールにスターや重要マークを自動でつけることもできます。

重要マークやスターがつくことで、ひと目で大事なメールであることがわかりますし、簡単に表示もできるためチェックもスピーディーです。

Gmailでのフィルタのかけ方を解説!

Gmailのフィルタ機能を設定したい場合は、次の方法で進めていきます。設定自体は非常に簡単ですので、実際にフィルタをかけてみてください。

1.Gmailの検索オプションを表示する

Gmailでフィルタをかけるには、まずメール一覧画面の上部にある検索ボックスの「▼」をクリックして、検索オプションを表示させます。

2.フィルタの条件を指定する

「From」「To」「含む」「含まない」「件名」などの条件を指定します。「From」は送信元の名前やメールアドレス、「To」は送信先の名前やメールアドレス、「含む」は対象にするキーワード、「含まない」は対象にしないキーワード、「件名」は対象となる件名を入力します。

この条件の指定の仕方で、フィルタ機能をかけるメールが決まります。

次ページ:3.フィルタの処理を指定する

3.フィルタの処理を指定する

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対象としたメール内容を決めた後は、対象メールがどのような処理をされるかを指定します。

処理の内容は「受信トレイをスキップ」「既読にする」「スターをつける」「ラベルをつける」「転送する」「削除する」「迷惑メールにしない」「常に重要マークをつける」「重要マークをつけない」「適用するカテゴリ」など、たくさん用意されていますので、希望の処理内容にチェックを入れます。

4.「フィルタを作成」をクリック

希望の処理内容にチェックを入れたら、「フィルタを作成」ボタンをクリックすれば、フィルタの作成が完了します。作成したフィルタについては、メール画面右上にある「設定」を開き、「メール設定」を選択して「フィルタ」から確認が可能です。

フィルタの設定

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ここでは、Gmailのフィルタをかける際の処理内容について見ていきましょう。さまざまな処理が自動で設定でき、手動で振り分けや削除をする手間が省けます。複数の処理を同時に設定することもできるため、上手く活用してください。

受信トレイをスキップ

フィルタの処理で「受信トレイをスキップ」にすると、対象のメールを受信した場合に自動でアーカイブ保存をしてくれます。明らかに不要なメールについては「受信トレイをスキップ」にして生産性向上を図りましょう。

既読にする

「既読にする」のフィルタをかけておけば、受信した対象のメールすべてを自動で既読扱いにすることができます。「このメールは未読のままにしておきたくない」というようなメールがあれば、「既読にする」フィルタをかけましょう。

スターをつける

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「スターをつける」フィルタをかければ、対象のメールすべてに自動でスターをつけることができます。大事なメールに設定しておきましょう。

ラベルをつける

自動で対象メールすべてにラベルをつけたい場合は「ラベルをつける」のフィルタをかけましょう。ラベルをつけることで、メール分類ができ、作業効率アップが期待できます。

転送する

「転送する」フィルタをかければ、対象メールを自動で転送できます。手動転送する手間もかかりませんし、スピーディーに転送できます。

削除する

対象のメールすべてを自動で削除が可能です。明らかに不要なメールに関しては、自動削除のフィルタをかけておくと、手動で削除する手間を省けて作業効率もアップします。

迷惑メールにしない

「迷惑メールにしない」フィルタをかければ、対象メールすべてが迷惑メールに振り分けられないようになります。「大事なメールなのになぜか迷惑メールに振り分けられてしまう」というメールがあれば、「迷惑メールにしない」フィルタをかけるようにしましょう。

常に重要マークをつける

「常に重要マークをつける」フィルタをかければ、対象メールに自動で重要マークがつくため、大事なメールの見落としを防げます。「スターをつける」などと組み合わせ、大事なメールはひと目でわかるようにしましょう。

重要マークをつけない

「重要マークをつけない」フィルタをかければ、対象メールを自動的に重要マークから外します。「たいして大事なメールではないけど毎回重要マークがついてしまう。。」というメールに対して設定しましょう。

適用するカテゴリ

「適用するカテゴリ」のフィルタをかければ、対象メールを自動的に選択したカテゴリへ分類することができます。

まとめ

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いかがでしたでしょうか。

Gmailのフィルタ機能を利用すれば、対象メールを自動で振り分けたり、転送や削除、スターや重要マークをつけるなど、さまざまな処理を自動設定できます。

メールの確認時間が短縮できるため、生産性の向上が期待できます。毎日、多くのメールを受信しているビジネスマンや学生の方など、早速、フィルタ機能を活用してみましょう。


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