Home / Google / メールを効率良くチェック!Gmailのアーカイブ機能の使い方

メールを効率良くチェック!Gmailのアーカイブ機能の使い方

スマートフォンにて格安SIMの普及が広がりを見せる中、キャリアメールにはこだわらない方々にてフリーメールが広く利用されています。

その中でもGoogle社の提供するgmailはかなりの利用者数を誇るものではないでしょうか。

インターネットブラウザのGoogle ChromeやGoogle DriveといったCloudを利用したファイル共有サービスとの連携が可能な点も他のフリーメールに比較して利点があるのではないかと感じます。

とはいえ、そのgmailにおいてもメールを保管できる容量には上限があり、過去のものや不急のものは削除しておく必要が出てきますが、なかなか削除できないといったもの出てくるのではないでしょうか。

そこで本記事にてご紹介するgmailでのアーカイブを利用する事で、削除せずに受信トレイから非表示にする事でgmail をより有効に利用できますので積極的にご利用いただければと考えます。

スポンサードリンク

アーカイブ機能とは?

そもそもアーカイブ機能というものはどういったものなのでしょうか。

gmailに実装されたアーカイブ機能は、メールの削除を行わずに受信トレイから見えない別の場所に格納して非表示にするサービスや、逆にアーカイブされたメールを元に状態に復元するといったサービスを提供するものです。

では、具体的にどういった状況でアーカイブは有益になるのかを考えてみます。

メールの整理

まずは受信トレイのメール整理に利用で出来る事が上げられます。

フォルダを作成してそちらに移動させる事でも対応出来ますが、必要であるかすぐに判断出来ないメールの場合にはアーカイブしておく事で必要に応じてメールの確認が可能かつ通常利用では見えない事になるので、削除を迷うメールを整理するには非常に適切であると言えます。

受信トレイを見やすくする

前述させていただきましたが、アーカイブには受信トレイのメールを減らして見やすくする効果があります。

gmailにて多くのメールをやりとりしていくと受信トレイには保存すべきメールが蓄積されていきますので、必要に応じて削除または別フォルダに移動する事で整理を行う必要があります。

アーカイブにはメール削除を行わずに受信トレイのメールを少なくして必要なメールがすぐに分かるようにする利点があります。

特定の相手からのメールを非表示

アーカイブにはメールを削除せず非表示にする機能がありますので、特定の相手からのメールを受信トレイから隠す必要がある場合等にも有効活用できます。

 

アーカイブ機能の使い方

受信トレイから見えない状態になっても削除されている訳ではありませんので、以下にご説明する手順を行えばメールを確認する事や元の受信トレイに戻す事も可能です。

gmailはiPhoneでご利用される方とPCにてご利用される方で各機能のユーザインターフェイスが多少変わりますが、機能的には全く変わりません。

 

受信トレイのメールを非表示にする

アーカイブはメールを削除する事なく受信トレイから通常の操作ではアクセスしない領域に格納する事が可能ですので、受信トレイからは削除された様に見えます。

あまり多くのメールが受信トレイにあると特定のメールを探すにも手間が掛かりますから、アーカイブで受信トレイのメールを減らす事は利便性の向上にも繋がります。

 

非表示のメールを見る

アーカイブされたメールは、gmail内で管理されている特定の領域に退避される事になりますから受信トレイでは見ることが出来ません。

アーカイブメールはメール操作画面での「全てのメール」をタップする事で見ることが可能となります。

メールを見るときも速度的に遅いといった事もなく通常の受信トレイ上のメールを見るのと同じようにタップするだけで見る事が可能です。

 

非表示のメールを受信トレイに戻す

一度アーカイブしたメールでも問題なく受信トレイ等の通常操作で利用できる場所に移動する事が可能です。

メールを選択して移動先のフォルダを指定すればそのまま移動されます。

基本的にはアーカイブといってもファイルの格納場所が変わるだけなので、特別な操作はしなくてもフォルダ間の移動は問題なく行う事が出来ます。

次ページ:アーカイブされたメールの復元・削除方法

アーカイブされたメールの復元・削除方法

アーカイブメールは利用者自身にて移動する事が出来るとご説明させていただきましたが、アーカイブメールの削除や一旦削除したメールの復旧は可能なのでしょうか。

基本的にアーカイブされたメールの操作は他のフォルダに格納しているメールと同様に操作が可能ですが、先にご説明しました通り全てのメールというフォルダでの操作に限定されます。

以下に具体的な操作手順をご説明させていただきます。

 

アーカイブの復元方法

アーカイブメールの復元は、iPhoneであればメールボックス画面にある「すべてのメール」フォルダ、PCであればもっと見るタブを展開すると報じされる「すべてのメール」に格納されている状態から他のフォルダへのメールを移動する事となります。

①メッセージを移動

移動対象となるメールを左にスワイプすると出るその他という表示をタップするとメニューが表示されますから、その中にある「メッセージを移動」をタップしてください。

②適切なフォルダを指定

次にどこへメールを移動するかと確認がありますので、適切なフォルダを指定すれば移動が完了します。

複数メールを一括して移動したい時は、すべてのメールの画面右上の編集をタップするとメールの左側に丸いチェックボタンが表示されますので、移動対象のメールをチェックして画面下部中央の移動をタップすれば移動先を指定する事が可能です。

PCの場合には、すべてのメールに入っている移動対象のメール左側のチェックボックスを選択して、受信トレイに移動を選択する事で復元する事が可能です。

 

アーカイブの削除方法

アーカイブメールは削除される事がありませんので、アーカイブした後に特に操作をしなければメールをいつまでも保管し続ける事が可能です。

従って、受信トレイからゴミ箱に入れても一定期間(30日間)の保管期限後に自動的削除されるといった事がありませんので、削除される場合には手動にて削除を行う必要があります。

アーカイブメールの削除は、iPhoneの場合は「すべてのメール」から削除対象のメールを左にスワイプするとゴミ箱のアイコンが表示されるのでそのアイコンをタップする事で対象メールはゴミ箱に移動されます。

ここで注意いただきたいのですが、受信トレイやアーカイブから削除を行っても即時削除ではなくゴミ箱に一旦移動して一定期間(30日間)の保持期間を経てから自動削除される事になります。

この動きはPC版のgmailでも変わりませんので、ゴミ箱に入れても後から思い直してゴミ箱から復元させる事も30日間以内であれば可能となります。

 

まとめ

iPhoneにて多くの方がご利用されていると考えられるgmailでのアーカイブ機能についてご説明させていただきました。

基本的には受信トレイからメールを削除せずに退避しておくといった機能がメインになりますが、長期間の保持が行えるという利点がありますので削除を迷うようなメールについてはアーカイブをしておいてしばらくしてから削除するといった事も対応可能です。

また、特定のメールを受信トレイから見えないようにする事でいろいろと使い道があるのではないでしょうか。機会がありましたら是非ご利用いただければと考えます。

 


スポンサーリンク