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エクセル初心者必見!覚えておきたい基本操作と関数10選

パソコンをはじめたばかりの初心者にとって、エクセルは一つの関門とも言えるのではないでしょうか。いまや仕事をするうえで習得しなければならないスキルの一つになっています。

この記事では、エクセルの基本機能と覚えておくと便利な関数をご紹介します。まずは最低限覚えるべき基本事項をチェックして、今後の指針とするようにしましょう。

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エクセルで何ができるのか?基本的な4つの機能

エクセルはWindows OSなどを出しているマイクロソフト社が開発した「表計算ソフト」です。もともとはApple社のMacintosh用ソフトとしてスタートし、のちにWindowsにも対応するようになりました。今では表計算ソフトの代名詞とまでいわれるようになり、多くのユーザーに利用されています。

本来は集計を主な目的とするソフトですが、それにとどまらず多くの作業をこなせるのもエクセルの特徴です。これ一本でオフィスの業務すべてを遂行する、といったこともできるくらいに多彩な機能をもっています。主に行える作業は大きく以下の4つに分けられます。

1.文書を作成する

エクセルは、ワープロソフトなみの文書作成機能を備えています。

文書作成といえば同じオフィスシリーズの「ワード」を思い浮かべる方が多いかと思いますが、文書作成もエクセルで行う方は少なくありません。

2.表の作成・計算する

エクセル本来の機能です。この機能により、以前は計算機片手に手書きで集計用紙に数字を書き入れていたものをパソコン上ですべてこなせるようになりました。数字を入れれば自動的に計算結果が表示することも可能です。

3.グラフを作成する

エクセルでは作成した表はグラフに変換することができます。計算機を用いた手書きの作業では別々の作業過程を経ていましたが、今では一括で終えることが可能です。

4.マクロで自動化する

エクセルには作業効率アップにつながる「マクロ」という機能があります。これは、繰り返し行うような操作を記録、自動的に処理が行われるというものです。

決まった文言を入力する、データを削除する、など一つ一つ行うのが面倒な作業をボタン一つで瞬時に終わらせることができます。

初心者必見!エクセルの基本操作

エクセルをたちあげると、上記のような画面が表示されます。マウスが今ある場所を表す記号を「ポインター」と呼びます。このポインターは場所により形状が変わります。また、以下の名称も覚えておきましょう。

  1. タブ(操作を行うときにクリックします)
  2. グループ(行う操作ごとのまとまりです)
  3. リボン(エクセルの操作を選択する場所です)
  4. シート(作業領域となります)
  5. セル(マス目)
  6. 名前ボックス(セルの現在位置を列×行で表示します)
  7. 数式バー(数式やデータを入力したり、現在のセルデータが表示されます)
  8. アクティブセル(いま操作できるセル)
  9. フィルハンドル(アクティブセルの右下に表示されている■で、セルデータのコピーや連続入力に使用します)

ここでは、これらの用語を用いてエクセルの基本操作を解説していきます。

データを入力する

以下の方法で

1. データを入力するセルをクリックし、アクティブセルにする。

2.キーボードから必要なデータを入力する。

計算する

入力したデータを用いて計算を行うことができます。以下の手順で行いましょう。

1. 計算結果を表示するセルをクリックします。

2. 「=」と入力します。

3. 計算したいセルをクリックします。

4. 表示されたセルの座標のあとに演算子(+ – * /)を入力します。

5. もう一つのセルをクリックします。

6. 「Enter」を押すことで、計算結果を出すことができます。さらに計算を続ける場合は、3~5を繰り返します。

オートフィルを使いこなす

連続した数字などを一個一個入力するのは手間がかかりすぎます。そんなときに利用できる機能が「オートフィル」です。以下の方法で行うことができます。

1. 先頭とその次の数字をそれぞれセルに入力する。

2. 両方のセルをドラッグして選択したうえで、右下のフィルハンドルにポインターを合わせる(ポインターが「+」に変わる)。

3. フィルハンドルをドラッグする。

数字が1つしか入力されていないと、その数字がひたすらコピーされてしまいますので注意しましょう。数字以外に、曜日や月(1月、2月…)なども連続入力できます。この場合は一つだけ入力すれば連続入力できます。

セルを挿入する

既に入力されているデータに追加があった場合などは、「セルの挿入」を利用します。

1. 挿入したいセルをクリックして選択する。

2. 右クリックして、「挿入」を選択する(もしくはタブ「ホーム」→グループ「セル」の「挿入」→「セルの挿入」)。

3. 「セルの挿入」ダイアログボックスが表示→セルの移動方向を選択してOKをクリック。

指定した箇所にセルが挿入され、元あったセルはダイアログボックスで指定した方向にスライドします。

この他にも、セルをコピーしてきて挿入することもできます。

1. コピーしたいセルをクリック。

2. 「右クリック」→「コピー」(もしくはタブ「ホーム」→グループ「クリップボード」の「コピー」をクリック)。

3. 対象セルが点滅。

4. 挿入したいセルをクリックして選択。

5. 「右クリック」→「挿入」(もしくはタブ「ホーム」→グループ「セル」の「挿入」→「セルの挿入」)。

6. 「セルの挿入」ダイアログボックスが表示→セルの移動方向を選択してOKをクリック。

ショートカットキーを使いこなす

パソコン全般において、ショートカットキーを使いこなすことは作業時間を短縮するうえでも重要です。

●基本操作のショートカットキー●
Ctrl + S(上書き保存)
Ctrl + Z(元に戻す)
Ctrl + F(検索)
Alt + Enter(セル内改行)

●覚えておくと便利なショートカットキー●
Ctrl + D(上のセルをコピー)
Ctrl + R(左のセルをコピー)
Shift + F10(シート挿入)
Ctrl + PageDown(次のシートに移動)
Ctrl + PageUp(前のシートに戻る)

罫線で表を作成する

データ入力したものを表形式にします。

①データ入力された範囲をドラッグ。
②タブ「ホーム」→グループ「フォント」の罫線ボタン右「▼」をクリック。
③リストが表示されるので、「格子」を選択する。
もしくは
①タブ「ホーム」→グループ「フォント」の罫線ボタン右「▼」をクリック。
②リスト下部の「罫線グリッドの作成」をクリックする。
③ポインターが「鉛筆マーク」に変わる。
④データ入力されてある範囲をドラッグする。
⑤罫線を引き終えたら「Esc」キーを押す。

テーブル機能で表を作成する

「テーブル機能」を利用すると登録されているなかから表のデザインを選ぶことができます。
罫線で作成するよりも簡単に見栄えの良い表形式にすることができます。

①データ入力された範囲をドラッグ。
②タブ「ホーム」→グループ「スタイル」の「テーブルとして書式設定」の「▼」をクリック。
③表示された中から使用したいデザインをクリックする。
④範囲が点滅し、「テーブルとして書式設定」ダイアログボックスが表示される。
⑤「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」をチェックし、OKをクリックする。

ピボットテーブルを作成する

「ピボットテーブル」は同じ項目のデータが集まっている表(データベース)に対して、行や列を追加したり、データをさまざまなレイアウトで配置して分析する機能です。

①作成元の表内のセルをクリックする(どこでもいい)。
②タブ「挿入」のグループ「テーブル」→「ピボットテーブル」をクリック。
③表の周囲が点滅し、「ピボットテーブルの作成」ダイアログボックスが表示される。

④表示されているセル番地(座標)を確認後、「テーブルまたは範囲を選択」「新規ワークシート」をチェックする。
⑤新規リストが追加され、項目設定のための「ピボットテーブルのフィールド」が表示される。

⑥「行」「列」「値」をそれぞれの各ボックスに配置する。

グラフを作成する

手書きや別ソフトでつくっていたグラフも、エクセルを使えば、作った表のデータをもとにして一括でつくることができます。

①グラフにしたい部分のデータのセル範囲をドラッグして選択。
②タブ「挿入」→グループ「グラフ」からつくりたいグラフの種類のボタンをクリック。
③つくりたいグラフについてより詳細な内容が表示されるので、その中からさらに選択してクリック。
④シートにグラフが表示されると同時に、「グラフツール」がリボンに追加され、その下にタブ「デザイン」「書式」が表示される(グラフ編集の際にはこれを使用する)。

図形を描く

テキストやグラフ以外に、図形もシートに挿入することができます。

①タブ「挿入」→グループ「図」から「図形」をクリック。
②「線」「四角形」「基本図形」など各種図形が表示されるので、挿入したい図形を選びクリック。
③ポインターの形が「+」に変わるので、挿入したい場所で右下に向けてドラッグする。
④リボン「描画ツール」が表示される。その中のタブ「書式」から図形の塗設定などを変更できる。

覚えておきたいエクセル関数10選!

面倒な計算を簡単に行えるようにする数式を「関数」と呼びます。
エクセル=「関数」といわれるくらいに、重要なものです。
400以上の関数がありますが、そのなかでも覚えておくべき10の最重要関数をご紹介いたしますのでチェックしておきましょう。

SUM関数

「合計」を求める基本の関数です。

①「合計」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「数学/三角」をクリック。
③「数学/三角」に関する一覧が表示されるので、そのなかから「SUM」をクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示されるので、「数値1」をクリック。
⑤加算していく数値が入力されているセルを選択(小計など表示位置が離れている場合にはCtrlキーを使う。それ以外はドラッグで一度に選択)
⑥「OK」をクリック。

SUMIF関数

「条件を満たす数値だけを合計」する関数です。

①「合計」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「数学/三角」をクリック。
③「数学/三角」に関する一覧が表示されるので、そのなかから「SUMIF」をクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「範囲」に条件を判定する値が入力されているセル範囲をドラッグして入力する。
⑤「検索条件」に条件指定するセルを入力。対象セルをクリックすれば自動的に入力される。
⑥「合計範囲」に合計を求めるデータが入力されているセル範囲をドラッグして入力する。
⑦「OK」をクリック。

AVERAGE関数

「平均値」を求める関数です。

①「平均値」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」をクリック。
③一覧のなかから「AVERAGE」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「数値1」をクリック。
⑤平均値を求めるセル範囲を選択(表示位置が離れている場合にはCtrlキーを使う。それ以外はドラッグで一度に選択)
⑥「OK」をクリック。

AVERAGEIF関数

「条件を満たす数値の平均値」を求める関数です。

①「平均値」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」 をクリック。
③一覧のなかから「AVERAGEIF」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「範囲」に条件を判定する値が入力されているセル範囲をドラッグして入力する。
⑤「条件」に条件指定するセルを入力。対象セルをクリックすれば自動的に入力される。
⑥「平均対象範囲」に平均を求めるデータが入力されているセル範囲をドラッグして入力する。
⑦「OK」をクリック。

COUNT関数

「件数」を求める関数です。数値が入力されているセルの数を数えます。

①「件数」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」 をクリック。
③一覧のなかから「COUNT」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「数値1」をクリック。
⑤件数を数えるセル範囲を選択(表示位置が離れている場合にはCtrlキーを使う。それ以外はドラッグで一度に選択)
⑥「OK」をクリック。

COUNTIF関数

「条件に合うデータの件数」を求める関数です。

①「件数」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」 をクリック。
③一覧のなかから「COUNTIF 」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「範囲」に条件を判定する値が入力されているセル範囲をドラッグして入力する。
⑤「検索条件」に条件指定するセルを入力。対象セルをクリックすれば自動的に入力される。
⑥「OK」をクリック。

MAX関数

「最大値」を求める関数です。

①「最大値」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」 をクリック。
③一覧のなかから「MAX」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「数値1」をクリック。
⑤最大値を求めるセル範囲を選択(表示位置が離れている場合にはCtrlキーを使う。それ以外はドラッグで一度に選択)。
⑥「OK」をクリック。

MIN関数

「最小値」を求める関数です。

①「最小値」を表示させるセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「その他の関数」から「統計」 をクリック。
③一覧のなかから「MIN」を選びクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「数値1」をクリック。
⑤最小値を求めるセル範囲を選択(表示位置が離れている場合にはCtrlキーを使う。それ以外はドラッグで一度に選択)。
⑥「OK」をクリック。

IF関数

条件を満たす場合にはA、それ以外の場合にはB、というように、処理の内容をわけて計算して値を返す関数です。

①「値」を表示するセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「論理」をクリック。
③一覧のなかから「IF」をクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「論理式」に条件式を入力する。
⑤「値が真の場合」に「論理式」の条件に一致した場合に返す値を入力する。入力した値は自動的“”で囲まれる。
⑥「値が偽の場合」に条件に一致しない場合に返す値を入力する。「真」の場合と同様に入力した値は“”で囲まれる。
⑦「OK」をクリック。

VLOOKUP関数

入力した値から自動的に別表を検索、対応する値のある列を抽出して表示する関数です。
例えば、ID番号を入力すればその番号に対応する値のある列を別表から探し出して、指定されたセルに表示します。

①値を表示するセルをクリック。
②タブ「数式」→グループ「関数ライブラリー」の「検索/行列」をクリック。
③一覧のなかから「VLOOKUP」をクリック。
④「関数の引数」ダイアログが表示される。「検索値」を指定する。別表からデータ検索してときにキーとなる値が入力されているセルを指定する(F4キーを3回押して「$〇」にする。表を後で編集したときに値が変わらないように「絶対値」にする)。
⑤「範囲」にデータを検索する範囲を入力する。ドラッグするとセル番地が表示される。これも「絶対値」にするため、「F4」キーを一回押して「$■$〇:$□$●」にする。
⑥「列番号」に表示する値が入力されている列番号の数字を入力する。

⑦「検索方法」に「FALSE」と入力する(完全に値の一致するものだけ表示する場合は「FALSE」と入力。近似値を含めた値を表示する場合は「TRUE」と入力。たいていは「FALSE」で対応できる)。

⑧「OK」をクリック。

まとめ

いかがでしたか?今回はエクセルの基本となる操作と最重要の関数について解説しました。エクセルの操作や関数については、webサイトや参考書などいろいろな資料が出ています。

①入力方法
②データ入力を効率的に行う方法(オートフィルなど)
③セルの扱い方
④表の作成方法(テーブル・ピボットテーブル)
⑤グラフの作成方法・種類
⑥図形の作成方法
⑦関数

上記の項目はエクセルを扱うための基本中の基本にあたるので、各種資料を参照しながら知識を補完・拡充させていくことをおすすめします。


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