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エクセルで印刷時に文字や表が切れる現象への対処法

Excelを印刷した時に、文字列がセルの途中で途切れてしまっていたり、列幅や行高が会わずにセルからはみ出てしまうことが多くあります。Excelでは値がセルからはみ出さないように調整する機能が多くあるため、この調整機能について理解を深めることで、自分の思うようにExcelを印刷することができるようになります。

本記事では、Excelを印刷する時に値がセルから切れてしまわないように、値の大きさの調整、便利なフォントの紹介、列幅・行高の自動調整方法についてご紹介していきます。

Excelの印刷がうまく行かずに迷われている方は、ぜひ本記事を参考にExcelの印刷について理解を深めていって頂ければと思います。

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Excel印刷時に文字や表が切れる場合の対処法

Excelを印刷する時に、操作画面上では問題ないのに、印刷するとセルの枠に文字がかかってしまっていたり、文字が途中で途切れてしまったりした経験をしたことがある人は多いのではないでしょうか?

Excelでは表示モードと印刷モードで若干表示が異なり、その差異によって、入力時は正常に表示されていても、印刷した時に途中で切れてしまう現象が起きています。まずは途中で切れてしまう現象が起きている時の対処方法について見ていきましょう、

①フォントを「MSゴシック」にする

フォントによって文字毎の幅の設定がされており、この幅が要因で印刷の途中で切れてしまう事象が起きている場合があります。例えば「MS P ゴシック」の場合、文字毎に横幅が異なります。

そのため、操作中は正常に表示されていても、横幅の広い文字が多い場合、印刷時にセルの外まで飛び出してしまい、セルの途中で文字が切れてしまっている状態が起きる場合があります。

「MSゴシック」の場合は、文字毎の横幅が一定である固定ピッチが採用されていますので、入力時と印刷時で大きく横幅が変わることはありません。セルの途中で文字が切れて困っている場合には、MSゴシックにフォントを変更して印刷を試してみてください。

②文字を縮小して表示する

文字列がセルからはみ出している場合、また印刷の関係などから列の幅を変えたくない場合は、文字列をセル内に収まるように自動縮小表示の設定をすると便利です。この機能は現状の列幅の中で文字列が全て表示されるように文字を一括縮小する設定です。

数文字程度のはみ出し程度であれば、縮小してもそこまで小さくならないので気になりませんが、10文字程度はみ出している場合は小さくなりすぎてしまうので、仕事等で使うことは難しいでしょう。実際の操作手順は下記のようになっています。

  • メニュー「ホーム」を選択
  • 配置枠の右下にある矢印ボタンを選択
  • 「縮小して全体を表示する」にチェック

③列の幅を一括設定する

また、仕事で使っているエクセルの場合は、文字の大きさは一定にするのが基本となるため、上記の縮小表示は使いづらいという側面もあります。その場合は文字の大きさはそのままに、文字列が全て表示されるように列幅を一括設定する方法がおすすめです。

こちらも、あまりにはみ出ている文字数が多い場合には、一つの列の幅が長くなりすぎてしまうので、その場合は折り返し表示の設定をするか、開業の設定をするか、どちらかの対応をすると良いでしょう。

列幅の一括設定方法は下記の通りです。

  • 変更したい列のトップ列の右端にカーソルを合わせる
  • 両面に矢印が出ている状態に変更する
  • ダブルクリックする

上記手順を実行することで、ダブルクリックした列の文字列が全て表示されるように列幅が自動調整されます。

次ページ:Excelを印刷する際にプレビューで確認したいポイント

【補足】Excelを印刷する際には印刷プレビューで確認

Excelを印刷する時はプレビュー画面で各種設定をすることができ、印刷の小まめな調整をすることができるので大変便利です。用紙のサイズや印刷用紙の場所の指定、印刷するページ、部数、印刷範囲などをプレビュー画面で設定することができます。

また、印刷がどのように出てくるかをプレビュー表示で確認することができますので、ここで自分が思うように印刷ができているか、途中で文字列や表が切れていないかを確認することができます。Excelの印刷プレビュー画面でどのような設定をすることができるのか、早速みていきましょう。

ポイント①用紙を確認する

印刷プレビュー画面で設定することができる用紙関連の事項は、用紙サイズと用紙の向き、コピー機のトレイ指定です。

用紙サイズはA4やA3など、どのサイズで印刷するかを決めることができます。印刷対象によっては最適な用紙サイズは異なりますので、プレビュー画面を見ながら、どのサイズが見やすいのか検討して対応すると良いでしょう。

また、用紙を縦向き印刷するか、横向き印刷するかについてもプレビュー画面で設定することができます。こちらもプレビュー画面を見ながら、どちらの向きが見やすいか検討すると良いでしょう。

容姿の種類を指定したい場合は、印刷機のトレイ毎に容姿の種類を分けることで対応することができます。あるトレイには上質紙、あるトレイには普通紙などで分けておき、印刷する時に紙を供給するトレイを選択することで、好みの容姿で印刷をすることができます。

ポイント②ページ数を確認する

印刷をする時に、全ページを印刷するのではなく、特定のページを印刷したい場合もあります。5ページまで印刷したい時には「1-5」と入力し、追加で7ページ目も印刷したい時は「1-5,7」とカンマで区切ってページを入力します。

この設定をすることによって、印刷したいページだけを印刷することができます。全ページを印刷して必要なページだけ残して資料にしている方は、こちらの設定を有効活用して必要なページだけ印刷するようにしていきましょう。

ポイント③印刷範囲を確認する

Excelを印刷する時には、印刷範囲をプレビュー画面で指定することができます。シートの全てを対象に印刷するのがデフォルトになっていますが、現在見えている1ページに収まる範囲のみ設定する方法や、こちらで対象範囲を指定して印刷する方法があります。

一般的にエクセルを印刷する場合は、そのまま印刷できるように印刷用のシートを作成するか、作業用シートが印刷に耐えられるように事前に対応していくことが多いです。もしくは、ページの特定範囲を指定しておき、印刷の際はその範囲を印刷の対象にする。このいずれかの対応をとっている方がほとんどでしょう。

上手に印刷範囲の設定も使っていき、思うようにExcelを印刷することができるようにしていきましょう。

まとめ

Excelで値がセルの途中で途切れてしまって、思うように印刷ができないという状況は、実は多くの人が経験したことがあるエクセルあるあるの一つです。セルに値がしっかりと収まるように、状況にあわせて、値の大きさやフォントを調整し、列幅や行高を調整することが大切ですので、本記事を参考に操作手順をマスターしてもらえればと思います。

また、Excelにはプレビュー画面で様々な印刷設定をすることができ、用紙の大きさや向き、印刷対象の範囲の指定から、紙を供給するトレーの指定まで、意外にも多くの設定をプレビュー画面で行うことができます。

自分が思うようにExcelを印刷することができるように、各種設定を活用しながら、プレビュー画面をチェックして印刷するスキルを身につけていきましょう。本記事がお役に立てれば幸いです。


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