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まとめに便利!Evernoteの基本情報と使い方実例4選

ビジネスでもプライベートでも会話やメールといったいろいろ方法でやり取りを行われていますが、その中で備忘録まではいかないがちょっとしたメモをしておく事はよくあるのではないでしょうか。

後からそのメモを見ようとして探してもどこかにいってしまって見つからないといった事もありがちな事かと考えます。

そういった事を踏まえて、インターネット上に自分だけのメモを残しておくようなサービスが提供されており、このサービスでは写真などの画像や音

声といった異なる形式を持っている各種データを一つのノートと呼ばれる単位にまとめて保管する事が可能となっています。

このサービスがEvernoteと呼ばれるものですが、単にメモを残すという事ではなく自分用のノートといったイメージが近いといえるアプリケーションとなります。

当記事ではこのEvernoteについてどういったものでどのような使い方が出来るのかをご説明します。

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Evernoteとは何か?

Evernoteというサービスですが、分かりやすく表現すると前項にて述べました通りにインターネット上に作成できる自分用のノート(自由帳)といったものになります。

メモの場合はテキストデータのみを格納する事になりますのでいろいろなデータ形式を一括して管理する事は難しいですし、画像データも同様となりますので、形式の異なるデータはそれぞれのデータファイルとして格納されます。

例えば旅行先の施設に関する情報や飲食店の情報といったものは、文章として説明情報や画像情報をまとめたものになりますので、それらのデータを個々に確認する事は非常に手間ですし現実的ではありません。

Evernoteを利用する事で1つのまとまったデータ群として扱えることが出来ますので、情報としても利用価値が高くなると考えられます。

異なるデータ形式もノートに取り込める

Evernoteのアプリでは作成できないデータ(例えば手書きデータ)等については、そのデータを扱えるアプリケーションで作成してからメール送付する事でノートに取り込む事が可能となります。

メールを利用してデータ連携を行う場合にはEvernoteの専用アドレス(~@m.evernote.comといったもの)がアカウントに紐づいて準備されているため、そのアドレス宛てにメールすることで保存する事が可能です。しかし、Evernoteが対応していないアプリケーションデータの場合は保存できてもノート上に表示出来ないという事がありますので、データ形式については確認いただく事をおすすめします。

メモ検索機能は活用すべき機能

Evernoteも持つ機能の1つとして、画像データとして取り込んだデータに含まれている文字列についてもOCRを利用して文字列検索でヒットするように紐づけておくと、メモを検索した際に画像データ内の文字列も検索対象として扱うといったものがあります。

これは画像データから必要な文字列を書き起こす必要がなく、非常に便利な機能ではないでしょうか。

但し、OCRにて認識した文字列が正しく認識されるかどうかはそのデータの解像度や大きなといった事に影響されますので、誤った文字列として認識される可能性はあります。

また、ノートにはタグを付与する事も可能となっているので情報をまとめたノートに分かりやすいタグを付けて整理しやすくするといった事もできます。

保存したメモは共有・公開も可能

Evernoteで保存したメモは情報共有といった使い方も可能です。

同じEvernoteユーザ間でメモを共有する事で情報の均一化を図る事が可能ですし、webにて作成したノートの情報を公開する事可能です。

また、無償サービス版では共有された相手は閲覧のみとなりますが、有イ賞サービス版のEvernoteユーザであればメモの内容を編集する事も可能となっています。

 

次ページ:Evernodteの使い方4つの実例

Evernoteの使い方4つの実例

かなり使い勝手の良いEvernoteですが、具体的にはどういった使い方が出来るのでしょうか。

前項までにご説明したメモ内にいろいろな情報をまとめておき、その情報をEvernoteユーザ問での共有やweb公開といった情報発信が可能です。また、メモに取り込んだ画像データからOCRを活用してテキストデータとして検索可能に整理するという事も出来るのではないでしょうか。

その他にも以下の様な活用方法が考えられます。

会議の議事録データを一括管理

一般的な会議の議事録はテキストデータのみとなりますが、Evernoteを利用して会議の議事録を作成する事も出来ます。

先にご説明しました通り、音声データや画像データといった様々な形式のデータをノートという単位で一括管理する事が可能ですので、会議の音声記録と議事録のテキストデータ、スクリーンに投影しただけのデータ等も撮影しておけば画像データとして議事録の一部として保管する事は出来ます。

さらにOCR機能を利用する事で画像内にある文字列も検索対象として取り込む事が出来れば、多数のノートを検索する際のキーワードとしても活用する事が出来ます。

名刺を画像で取り込みテキスト検索可能な電子データで管理

名刺管理にもEvernoteの機能が活用する事が可能です。

名刺を撮影してEvernoteにメールする事で名刺データを一括管理する事が可能となり、画像データからOCRを利用して名前や電話番号といったテキストデータを取り込む事出来れば、手間をかけずに整理と情報管理が可能となります。

取り込んだデータも検索可能な文字列として利用できますので、その方のデータを検索する際にも多くの名刺データから素早く検索する事が可能となり、かなり利便性が高くなるのではないでしょうか。

なお、検索の精度を上げる設定として以下のオプション設定が準備されていますので、必要に応じて活用いただければより高精度の検索が

可能となります。

・intitle:               指定した文字列がノートの題名に含まれているノートを検索する

・notebook:         指定したノートブック内のノートを検索する

・created:            年月日の指定を行い、それ以降に生成されたノートを検索

・tag:                    指定されたタグ付きノートを検索

Evernoteへのメール送信でノートを生成

Evernoteでアカウント登録を行うとそのアカウントで利用できるメールアドレスが自動的に付与されます。

このメールアドレス向けにメールを送付するとEvernoteの機能で自動的にメール件名がノートのタイトル、メール本文がノートの内容となってEvernoteに格納されます。

これは個々にファイルを保管するといった手間も掛からず、確実にデータが保管されるというメリットがあります。

また、以下の形式で指定する事でEvernoteがその通りにノート形式のデータとして格納する事になります。

・指定ノートブックに格納        @ノートブック名

・リマインダーの設定                 !日付

・タグの指定                                #タグ名

Evernoteはプレゼンテーションも対応可能

Evernoteにはメモ機能の他にプレゼンテーション機能が実装されています。

この機能はEvernoteが動作中の端末にはノートの全体が表示され、外部接続されたモニターにはスライドイメージが表示されるという機能となりますので、プレゼンテーションを行う際には便利な機能と言えます。

まとめ

非常に多機能なメモツールと言えるEvernoteについてご説明させていただきましたが、ノートという単位でテキストデータや画像データといったいろいろな形式のデータを一括管理できる点は非常に使いやすいのではないかと考えます。

また、メールアドレスを持っている事で適切なオプション指定を行えば指定したノートブックにメモを送付するだけでノートとして格納してくれる機能も活用出来るのではと感じます。

無償サービスと有償サービスがありますので、個人や仲間での情報共有等がメインであれば無償サービス、業務等で利用する場合にはストレージサイズの大きい有償サービスといった形でも利用可能となりますので、機会がありましたら積極的にご活用いただければと考えます。


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