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最近よく聞くDropboxとは?便利な4つの機能と3つの使い道

「Dropbox」について、よく耳にするけれど、実際に使ったことはない、という方も多いのではないでしょうか?Dropboxとは、一体どのような機能を持ち、どのように利用できるのでしょうか。

皆さんはスマートフォンやデジタルカメラで撮影した写真の管理をどのように行っていますか?パソコンで作成した書類データの管理をそのようにしていますか?もちろん、それぞれのデバイスに管理する方法もありますが、保存したデータが原因で、デバイスの処理速度が遅くなっていませんか?

こうした問題を解決すべく、登場したクラウドサービスが注目を集めています。こうしたクラウドサービスの中でも、今多くのユーザーが活用しているのがDropboxです。上手に活用すると、パソコンやスマートフォンにおけるお悩みも簡単に解決できるかもしれません。その機能について、ご紹介しましょう。

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Dropboxについて知るためのキーワード

ネット上にデータを保存する

Dropboxはインターネット上にデータを保存するサービスです。パソコンのハードディスクやスマートフォンのメモリ内に保存し切れないデータをこのDropboxのスペースに保存することが可能です。持っているデバイスとは別の場所にデータを保存することにより、デバイスの処理速度に影響を与えることがないのが大きなメリットです。

様々な機器からアクセスする

Dropboxにデータを保存したり、Dropbox内に保存したデータにアクセスするには、インターネットに接続可能なデバイスが必要となります。このデバイスは、パソコンでも、スマートフォンでもOKです。スマートフォンで撮影した写真をパソコンでそのまま、あるいは加工を加えてからブログやSNSにアップする、などと言ったこともできるようになります。

人とファイルを共有できる

Dropboxはインターネット上にデータを保存します。インターネット上のスペースを利用するということは、複数の人がそのデータにアクセスできる、ということを意味しています。仕事上で複数の人が共有する書類データなどをDropboxに保存すると、関係する複数の人達がそれぞれのパソコンやスマートフォンで、そのデータを閲覧・使用することが可能となります。

Dropboxの容量は?

Dropboxには無料サービスと有料サービスがそれぞれあります。無料サービスの場合、使用できる容量が2GBとなっています。有料サービスの場合、料金によって利用可能な容量は変わりますが、スタンダードプランの場合は2TBまで利用可能です。

Dropboxの便利な4つの機能

1.ファイルを復元する

パソコンやスマートフォンなどでデータ整理をしている最中に、誤って削除してはいけないデータを消してしまった経験はありませんか?Dropboxには、このように誤って削除してしまったデータを復元する機能があります。無料版であれば30日間以内、有料版では120日間以内であれば、復元可能です。

右側のサイドバーにある「削除したファイルを表示」をクリックすると、削除済みのファイルとフォルダが灰色で表示されます。その中から復元したいファイルやフォルダのチェックボックスをチェックし、「復元」のボタンを押すと、そのファイルやフォルダを復元できるようになります。

2.同期するアカウントを選択できる

前述した通り、Dropboxは複数の人が保存したデータにアクセスすることが可能で、この機能を利用して、仕事に活かすケースは多いです。しかし、中には他の人にはアクセスさせたくないデータもあることでしょう。そこでDropboxでは、フォルダ単位で他の人と同期できる、あるいは同期できない、を選択することが可能です。

Dropboxのアイコンから「基本設定」を選択すると、それぞれのフォルダについて、同期、非同期を選択することが可能となります。

3.オンラインでofficeを使う

複数の人が仕事で共有するデータというと、そのデータはExcelやWordであるケースが多いのではないでしょうか。DropboxにこうしたOfficeで作成したデータを保存すると、そのファイルを複数の人が編集することが可能となります。

特にExcelは経理関連のデータや日報など、日々の業務において基礎となるデータの構築、編集で、多くの企業が利用していますので、こうしたデータの共有の為にわざわざサーバーを用意する必要がなくなる、というのは、コスト管理の面からも非常に大きな意味を持っている、と考えていいでしょう。

4.スクリーンショット

職場でパソコンでの作業手順書を作成したりするのに、スクリーンショットを作成するケースがある人も多いでしょう。その保存先をどのように設定していますか?Dropboxを利用すると、スクリーンショットを作成した際、自動的にその画像データを自動的にDropboxに保存することができるようになります。

この自動保存は、Dropboxの基本設定で「保存」「非保存」を切り替えることが可能です。設定すると、スクリーンショットを作成した瞬時に保存されますので、手間が省けますので、非常に便利ではないでしょうか。

Dropboxの主な使い道

会社(学校)で作成し自宅で作業

「働き方改革」という言葉が頻繁に使われるようになりました。仕事の効率を上げ、労働時間を削減するための取り組みが様々な形で模索されています。

その中で、「出社せず、在宅したままで仕事をする」という方法論に注目が集まっています。資料や書類の作成、ポスターなどの印刷物のデザイン制作、日報等の記入はパソコンがあればできますから、自宅でも作業は可能です。

そこで、成果物をデータとしてDropbox内に保存し、あるいはDropbox内のデータを加工・編集すれば、自宅での仕事が可能だ、として、Dropboxを使用した「働き方改革」に取り組む企業が増えています。

従来なら、こうした取り組みには専用サーバーを設けて、個人のパソコンにアクセス権限を与える、といった手間が生じていましたが、Dropboxを導入することにより、こうした手間は一気に解消します。

Dropboxは教育現場でも活用可能です。ある学校では、個々の教員が独自に作成していた教材をDropbox内にデータとして保存することによって、使いやすい教材を教員同士で共有し、効率の良い学習指導に活かしているようです。また、Dropboxを巧く活用すれば、学校と家庭の間での連絡事項に関するやり取りや、宿題等の提出に活用することも可能ではないでしょうか。

こうした家庭でアクセスできるデータの基本となるフォーマットは、会社や学校で用意し、アクセスして使用する人達との間でルール作りをする必要はあるかもしれません。

しかし、一度フォーマットやルール作りをしてしまえば、効率の良い作業が可能になります。会社や学校に足を運んで作業をしたりする非効率を考えると、検討してみる価値は高いのではないでしょうか。コストの面でも専用サーバーの導入より大きなコストダウンを図ることができるでしょう。

会社(学校)のチームで共有

今、企業でも一人で全ての仕事を完結させなければならないケースは多くないと思われます。多くの場合、チーム制により、ひとつの仕事を複数の人の手で遂行させているのではないでしょうか。

チーム制での仕事となった場合、そのチーム内で共有できていなければならない情報があるケースがほとんどです。また、チーム全員が加工・編集できるフォーマットも必要ではないでしょうか。

そこでDropboxの出番です。共有すべきデータを全てDropboxに保存させることで、チーム全員が同じデータにアクセスすることが可能となれば、チーム内の情報共有も可能となります。Dropboxはスマートフォンやタブレットでもアクセスできますので、外出先でその情報を確認することも可能です。

ビジネスだけではなく、学校などでもDropboxは活用できるでしょう。部活動やサークル活動で、特定のチームが共有すべき情報は少なくない筈です。文化系のサークルなどでは、制作途中の作品をデータとして保存する場として、Dropboxは大きな役割を果たすことが可能です。

純粋にバックアップツールとして使用

スマートフォンやタブレットを持っている人で、内蔵されているカメラ機能を利用したことがない、という人は皆無でしょう。そのデータを保存する場所に悩んでいる、というケースも多いのではないでしょうか。こうしたデータを本体内に保存したままにすると、端末の動きを悪くする原因となることもあります。

こうした写真データもDropboxなら簡単に保存できます。専用アプリを利用すれば、保存可能です。せっかくの写真も保存場所に困り、泣く泣く消去していた、という方は是非とも専用アプリの利用をオススメします。

また、デジタルカメラで撮影した画像データをパソコンに保存している、という方も多いでしょう。パソコンの容量にも限界がありますので、やはりデータの保存場所に困っている、というケースもあるのではないでしょうか。今のデジカメには連写機能もありますので、そのデータ容量は大きなものとなってしまいます。こうしたデータの保存場所としても、Dropboxは大きな役割を果たすことが可能です。

パソコンの場合は、様々な文書や帳票を作成し、そんなデータを保存しているケースもあるかもしれません。また、ちょっとしたテキストをメモ帳で作成し、保存しているというケースもあるでしょう。こうしたデータは、パソコンを買い替えた際に、新しいパソコンでもそのまま使用したいのだけど、と保存方法に悩んだ経験はありませんか。

こうしたデータのバックアップにもDropboxは最適です。古いパソコンで引き継ぎたいデータを一時的にDropboxに保存し、新しいパソコンでDropboxにアクセスし、コピーすることで、こうしたデータの引っ越しも可能となります。Dropboxは面倒なパソコンの引っ越しでも大きな役割を果たすのです。

Dropboxに保存したデータは、パソコンでも、スマートフォンやタブレットでも、アクセス可能です。インターネット上にバックアップツールがあると考えるといいでしょう。一時保存にも活用することをオススメします。

Dropboxが促進する「共有」

少し前であれば、外付けのハードディスクを購入して、その中にデータを収納していたのではないでしょうか。また、企業であれば、専用のサーバーを用意して、その中で複数の社員がデータを共有していたのではないでしょうか。

そして、どうしても、ある程度以上のデータを自分のデバイスの中に抱えていた、ということで間違いないでしょう。そして、企業と言えども、あるいはチームと言えども、「共有」という概念は今よりも低かったと言っても過言ではありません。

しかし、ビジネスマンとして「共有」という概念を重要視しなければいけない時代においては、Dropboxのようなクラウドサービスは益々重要になっていると考えていいでしょう。また、チームで仕事をする場合も、そのチームを構成するのは、同じ企業の人だけではなくなっていることも珍しくありません。

こうした場合に、専用サーバー内でデータを共有するとなると、そのセキュリティ管理も重要になります。

最近、「2 in 1」と呼ばれるタイプのノートパソコンに注目が集まっています。画面自体がタッチパネルになっていて、付属のキーボードを使用しない時はタブレットとして使用することが可能なタイプのパソコンです。こうしたタイプのパソコンは収納できるデータ容量があまり大きくありません。

データは、Dropboxのようなクラウドサービスを利用して収納することを前提に設計されていることが、その大きな要因でしょう。もちろん、スマートフォンやタブレットも、Dropboxなどを利用してデータを収納することを前提に設計されているので、現在のような使い勝手を実現させることが可能となっているのです。

まとめ

いかがでしたか?

ここまで、Dropboxの基本的な機能や使い方を紹介してきました。ビジネスで使用する場合でも、プライベートでも、クラウドサービスにデータを預ける前提でお手持ちのパソコン、スマートフォン、タブレットを利用すれば、様々な工夫が可能となる、と考えてよいでしょう。デバイスを買い換える際の選択肢を広げる結果となるかもしれません。

Dropboxはそんなクラウドサービスの中でも、利用者にとって非常に使い勝手のいいサービスなのです。巧く活用して、効率良く、そして楽しくデジタルライフを送ってみてはいかがでしょうか。


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