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今現在、企業のオフィスにある机と言えば、パソコンが置いてあるのが当たり前になりました。また、仕事で外出する際に、連絡用として持ち歩く携帯電話はスマートフォンである、という企業が大多数ではないでしょうか。
企業の一員として、また企業の中にあるチームの一員として仕事をする際、共有すべきデータが必要で、そのデータを関係する全員が共有できるようにしたい、というケースは少なくありません。
出来ればそのデータを、メンバー全員がそれぞれのパソコンやスマートフォンでアクセスできるよう、共通の保存スペースが欲しい、と考える人も少なくないと思います。
そんな悩みに応えてくれるのが、Dropboxなのです。その存在を全くご存知ではない方も、名前は聞いたことがあるという方も、Dropboxの便利な機能を理解して、ビジネスに活かしてみてはいかがでしょうか。そんなDropboxについて、ご紹介しましょう。
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Dropboxを使う６つのメリット
①ファイル共有が簡単
Dropboxを利用すると、複数の端末でひとつのファイルを共有することができるようになります。
最近のノートパソコンは「2in1」と呼ばれる、タブレット端末としての機能を有するものが増えていて、パソコン内に保存できる容量が小さくなっています。
一方、スマートフォンなどで写真を撮ることができるようになった今、そのスマートフォンのデータ保存スペースについても検討が必要となっています。
そこでパソコンによるデータも、スマートフォンによるデータも、同じスペースに保存しよう、という発想からDropboxのサービスが始まりました。
もちろん、同じ人が所有するパソコンとスマートフォンのデータを共有する、という意味でも便利ですが、ビジネスで複数の人が同じファイルを使用する場合も、このDropboxに保存することで、簡単にファイル共有ができるようになりました。
インターネットに繋がる場所で、インターネットが利用できる端末があれば、外出先や自宅など離れた場所でも共有できますので、仕事の効率性を高める上でも大きな役割を果たしています。
今、世間で叫ばれている「働き方改革」を実現する上でも、Dropboxは重要な意味を持つツールであると言っていいでしょう。
②ネット上にデータ保存が可能
従来、オフィス内で複数の人々が一つのファイルを共有する為には、オフィス内に共有サーバーなどの設備を用意する必要がありました。また、個人でも画像データなどをパソコン以外の場所に保存する際は、外付けハードディスクなどを取り付ける必要がありました。
しかし、Dropboxはインターネット上にデータを保存しますので、特別な設備を用意する必要はありません。インターネットに繋がる環境だけがあればいいのです。しかも、アカウントを取得するだけで利用できるようになりますので、データ保存がお手軽にできるようになります。
③オンライン上で編集可能
Dropbox内にEXCELやWordなどで作成したファイルを共有したい、という人も多いでしょう。こうしたファイルの中には日報など、多くの人が書き込んで編集する必要があるデータも少なくないと思います。
Dropbox内にあるファイルはオンライン上で編集が可能です。インターネット上からダウンロードして、編集後に保存し直す、などといった手間もありません。パソコン内に保存されているファイルを上書きするのと全く同じ操作で編集が可能です。
④リモートで共同作業が可能
Dropboxはインターネット上でファイルを共有するサービスです。その為、ファイルを共有する人たちが同じ場所にいる必要性は全くありません。
離れたところにいる人同士が同じファイルを共有することも可能です。そのため、リモート環境で複数の人たちが共同作業をすることができるのも大きな特徴です。
⑤作業環境を選ばない
Dropboxはインターネット上にファイルを保存し、インターネットを通してそのファイルにアクセスします。つまり、インターネットに繋がる場所であれば、作業環境を選びません。
オフィスだけではなく、自宅でも、Wi-Fiスポットとなっているカフェでも作業が可能です。スマートフォンでもできるレベルの簡単な作業であれば、電車の中でも作業ができるのです。
⑥削除しても復元が可能
複数の人がファイルを共有すると、誰かが何らかの理由で誤ってファイルを削除してしまうミスを引き起こすことも考えられます。Dropboxはこうしたアクシデントにも対応しています。
誤って削除してしまったファイルを復元する機能も備えています。ファイルを共有する上で起こり得る、様々なアクシデントに対応する設計となっています。
無料版Dropbox Basicでできること
３つのプランに分かれている
Dropboxには「Basic」「Plus」「Professional」の３つのプランがあります。「Basic」は無料で、「Plus」と「Professional」は有料となっています。それぞれデータを保存できる容量が異なる他、利用できる機能に違いがあります。
基本的な機能は使用可能
Dropboxを無料で利用するのか？それとも有料で利用するのか？によって、利用可能な機能に違いはあります。しかし、どのプランでも基本的に利用可能な機能があります。以下の機能がその基本的なものとなります。
どこからでもアクセスできる
インターネットに繋がる環境があれば、オフィスでも、自宅でも、Wi-Fiスポットがあるカフェでも、電車内でもアクセス可能です。
カメラアップロード
カメラアップロードとは、スマートフォンやタブレットで撮影した写真を自動的にDropbox内に保存してくれる機能です。この機能があれば、スマートフォン内の容量を気にせず、写真撮影が可能となります。デジタルカメラの中にもこのカメラアップロードの機能を有しているものがあります。
ドキュメントのスキャン
Dropboxにはドキュメントスキャナーという機能があります。例えば、名刺交換をした際、相手の名刺をスマートフォンのカメラで撮影するとそのまま保存してくれるのです。領収書や請求書、レシートなども保存可能ですし、後になって探す手間も省くことができ、仕事の効率化に役立ちます。
共有フォルダ
無料の「Basic」プランでも、複数の人がファイルを共有したりすることは可能です。しかし、中には他の人と共有したくないものや、内容によって共有する相手を変えたいものもあるでしょう。
共有フォルダを設定して、共有するファイル、共有しないファイル、共有する相手を変えたいファイルの設定が可能となります。
閲覧者情報
Dropboxの利用により、複数の人が同じファイルを共有することが可能となりますが、セキュリティの関係で、ファイルを共有している人を確認したい、というケースもあり得るのではないでしょうか。
誰がどのタイミングでそのファイルを閲覧したか、を確認する機能がDropboxにはあり、全てのプランで利用可能となっています。
Dropbox Paper
共有しているメンバー同士でブレームストーミングをしたり、打ち合わせの記事録を残したり、という時に便利な機能です。この機能を利用して、そのままプレゼン資料を作成することも可能です。
テキストだけではなく、画像や動画データを利用することもできますので、使い方次第で、ビジネスに大きな役割を果たすこともできるでしょう。
ファイルリクエスト
Dropboxでは、多くの人から画像などのファイルデータを集める場合に、ファイルリクエストという機能を使うことができます。このファイルリクエストはDropboxのアカウントを持っていない人に送ることも可能です。
集めることができる容量は、それぞれのプランによって異なりますが、無料の「Basic」プランでも、リクエストを送ることは可能です。
ウェブのプレビューとコメント
Dropbox内に保存した画像に、撮影した場所や時間などといったコメントを残すことができる機能です。Dropboxをアルバムのように使いたい方には非常に便利な機能ではないでしょうか。EXCELやWordなどのファイルにもコメントを残すことができますので、文書整理が必要な際に役立ちそうです。
容量は2GBまで保存可能
無料の「Basic」プランの場合、保存可能な容量は2GBまでとなります。EXCELやWordなどの文書を保存する場合、2GBなら、かなりのファイルを保存できますので、十分に活用できるのではないでしょうか。
画像データの保存に利用したい方の場合、もっと大きい容量が欲しいというケースもあるかもしれません。その場合は、「Plus」や「Professional」といった有料プランの利用を検討するといいでしょう。
Dropboxの容量を無料で追加する４つの方法
無料の「Basic」プランの場合、保存可能なファイルの容量は2GBまでですが、実は無料のままでこの容量を増やすことができる方法があるのです。その方法をご紹介しましょう。
①Droboxスタートガイドを完了する
Dropboxの左側のメニューに「スタートガイド」という項目があるのにお気づきでしょうか。
リンク先を見ると、Dropboxを便利に利用する上で必要な設定が紹介されています。7項目ありますが、このうちの5項目を設定すると、容量を250MB増やすことができます。
パソコンにDropboxのツールをインストールしたり、スマートフォンやタブレットにDropboxのアプリケーションをインストールしたり、といった、簡単な作業ばかりですので、設定することをオススメします。
②友達にDroboxを紹介する
まだアカウントを持っていない家族や友人にDropboxのアカウントを作ってもらうことでも、容量は500MBアップします。これからビジネスを始める方なら、Dropbox内でファイルを共有する仕事仲間にアカウントを作ってもらう、という方法もありそうです。
③Droboxコミュニティフォーラムに参加する
Dropboxには「Dropboxコミュニティフォーラム」と呼ばれるコミュニティがあります。このコミュニティ内で交わされる質問に回答し、その回答が閲覧者から「賞賛バッジ」を得られると、500MBの容量を得ることが可能となります。
④Twitterフォローをする
Twitterアカウントを持っている方は、DropboxのTwitterアカウントをフォローすることをオススメします。
フォローしたら、Dropboxにログインして「容量を獲得するには」のページを開き、「Dropboxが好きな理由」を入力すると、125MBの容量が得られます。
まとめ
Dropboxが便利なのは、パソコン内に保存するのと同じ感覚で、ファイルを保存したり、編集できたり、といった作業が可能である点と、複数の人とファイルを共有するのが容易である、という点に尽きると思います。使い方次第で様々な用途に利用可能ですので、工夫してみると楽しそうですね。
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