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Dropboxのメリットやビジネスで使えるDropbox Businessを徹底解説!

スマートフォンやタブレット、pcなどのデータ管理はどのようにしていますか?旅行で撮影した写真や仕事で使う資料などをデバイスの中に放置しておくと、保存先がわからなくなるだけでなく、デバイスのパフォーマンスを落とす原因にもつながります。

そうした中で大量のデータを一気に保存するのにおすすめなのがDropboxです。Dropboxを使用すると安全に大切なデータを保存することができ、管理も簡単にしやすくなります。

今回はそんなDropboxの特徴や、アカウント作成から削除までの方法、有料プランの解説などをしていきます。

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データ管理に便利!Dropboxとは

Dropboxの概要

DropboxとはアメリカのDropbox.incが提供する、オンライン上にファイルや写真、動画などを保存することのできるクラウドストレージサービスです。

利用者はインターネットがあればどこにいても好きなデバイスからこのサービスを使用することができ、その利便性からDropboxを利用するユーザーは世界中に約5億人も存在します。

また、Dropboxはユーザープライバシーを優先し、保存されたデータの著作権はユーザーに保持されます。そのデータ管理の安全性から、個人が使用するだけでなくビジネスシーンでも活用されており、世界のおよそ20万社がDropboxに大事なデータを預けています。

Dropboxをうまく活用することでワークフローの改善につなげている企業もあり、今やDropboxは業界全体の働き方に改革を起こしています。

現在では、スマホ対応のアプリケーションも存在し、pcだけでなくiOSやAndroidなどのスマートフォンやタブレットからも簡単に利用できるのも多くのユーザーを抱える理由の一つです。

Dropboxのメリットや特徴

①簡単にファイルの共有が可能

Dropboxはインターネットのクラウド上にデータを保管しているので、データの所有者が他の人とデータ管理・共有をしやすいという利点があります。

例えば、友人に写真の共有をする際に、これまではe-mailなどの添付機能をもつアプリケーションを利用せざるを得ませんでした。この場合、e-mailの受信をした相手は、e-mailを開き自身のデバイスに写真を保存するという段階を踏まなくてはなりません。

このようにe-mailで毎回やり取りをしていると手間がかかり、更にはファイルが大きくなると受信者は写真を受信することが出来ないなどのトラブルが起きてしまいます。

しかし、Dropboxはデータの管理者が作成したファイルのリンクを、データを送信したい人に共有するだけでファイルの確認をオンライン上ですることができ毎回e-mailを送信するという手順を省くことができます。

データの容量もプランによって大きくすることができるので、大量のデータを一度に確認することも可能です。また、これはオンライン上で保存されているデータなので、リンクを共有すれば多数の人に同時にデータを確認することができるのもメリットの1つです。

リンクにはログインする際に必要なパスワードの設定や有効期限を決めることもできるので、他の人に見られたくないデータであればこのような対処法を施すことによってセキュリティを高めることもできます。

②スマホ、PCといった様々なデバイスで使える

Dropboxはインターネット上のクラウドにデータを保存することができるサービスなので、インターネットにアクセスすることさえできれば使用するデバイスは問われません。

例えば、会社のpcに保存してあるデータもDropboxのなかに移しておくことで電車に乗っているときなど移動中にも自身のスマートフォンやタブレットからデータの確認することができるのです。

出張先のpcなどでもインターネットにログインをすることさえできれば大事な資料を確認することができるので、わざわざノートパソコンなどを持ち歩く必要はありません。

また、アプリをダウンロードしておくとログインの手間も省くことができ、よりスピーディにそして快適にDropboxを利用することができます。

③他のアプリとの連動

Dropboxは他のアプリと連動させて使用することも可能です。iPhoneのデータ管理のアプリには、GoodReaderやDocuments by Readdleがありますが、これらのアプリに保存しているデータをDropboxに移行するときでも連携を行うことでデータの受け渡しを簡単にすることができます。

このようにDropbox以外のアプリを同時に利用することで、バックアップや、データの分割管理、データの復元に使用するなど様々な使い方ができます。

また、データのリンクを送信する際も他のアプリと連携することで簡単に行うことができます。例えば、iPhoneの場合は、FacebookやTwitter、Gmailなどのアプリからリンクをコピー&ペーストすることなく、そのまま送信することができます。

ほかにも、Dropboxの共有リンク機能を利用することで、LINEにもDropbox内にある長時間の動画やWordやExcelといったOfficeファイルなどのデータを簡単に共有することができます。

インストールして使うには

Dropboxを利用する際に便利なのはアプリです。アプリをインストールする際に気を付けておきたいことがいくつかありますので、アカウント作成の方法とともに解説していきます。

アカウント作成

Dropboxのアカウントを作成する際には、まずDropboxのオフィシャルページにログインします。アプリからの使用を考えている方は、まずアプリをインストールするところから始めましょう。アプリは基本無料です。

一度アプリ内でアカウントを作成すれば、他のデバイスでアプリを利用しなくてもインターネットから同じアカウントでログインできるようになります。

アカウント作成の際には、名前とパスワード、メールアドレスの入力が必要です。

またGoogleのアカウントを持っている人はGoogleアカウントからDropboxに登録することも可能で、アカウントを連携することで簡単にログインすることもできます。

pcでインストールする時の注意点

Dropboxをインストールする際、エラーが生じることがあります。ネットワークの中断によるものやサーバー側にエラーがあった場合にダウンロードが不完全になるということが起きてしまいますが、これを解決する簡単な方法はもう一度インストールを実行することです。

それでもインストールできないときはオフラインインストールを一度ダウンロードしてから再実行するか、ウィルス対策ソフトを一時的に無効にする必要があります。

アカウントを削除する

Dropboxのアカウントを削除するとDropboxに保存されているすべてのファイルが削除され、リンクも無効になります。

アカウントを削除したのちの流れとしては、

  1. リンク済みのpc、スマホ、タブレットなどのデバイスの同期終了。
  2. 共有フォルダ内のファイルの編集が不可になる。
  3. Dropboxのサーバーからファイルから削除。

という流れでデータの削除等が行われます。

Dropbox Plusを利用している場合は、登録の解除をすることでBasicにダウングレードとなります。これには大体30日から60日ほどかかります。

アカウントを削除してしまうとデータはもとにもどらないので注意してください。

無料プランと有料プランの違い

Dropboxは基本的に無料で使えますが、容量を増やしたい場合や、ビジネスシーンなどのように大人数でファイルを共有したい場合には有料プランを申し込むことで、より便利に利用することができます。

個人ユーザーの場合の料金設定

Dropboxにはいくつかのプランがあり、その料金体系は個々により異なります。また、支払い方法も年間払いと月払いの2通り存在するので、自分の生活スタイルや利用度合に合うかどうか確かめてから料金プランを確定しましょう。

個人ユーザーが利用できるプランは、

  • Basic
  • Dropbox Plus

の2つです。

個人ユーザーがまず利用するのはBasicプランです。これはDropboxに登録すれば誰でも利用することができる基本プランで、無料で提供されています。最大容量は2GBまでとなっていますが、友人紹介により引き上げることができます。

Basicプランでは友人にSNSやe-mailを通じてDropboxを紹介し、紹介された人がDropboxをインストールすることによって、500MBが紹介者に献上されます。このシステムを活用することによってBasicプランの利用者は最大で16GBまで容量を上げることができます。

Dropbox Plusは最大容量が1TB、つまり1,000GBまで利用することができます。そのためBasicプランの2~16GBでは容量が足りないという方は利用しましょう。

月払いで月額1,200円、年払いにすることで月額1,000円と料金が安いため、Dropboxをよく使うという方は是非利用をお勧めします。

グループユーザーの場合の料金設定

Dropboxでは大人数で一度にデータを所有することができるので、ビジネスシーンで大きく活躍しています。詳しくは後述しますが、ビジネスシーンで使用できるプランは、Dropbox Businessと呼ばれ、

  • Standard
  • Advanced
  • Enterprise

の3つがあります。Standardプランの料金は月払いで月額1,500円、年払いで月額1,250円です。また、Advancedプランでは月払いで2,400円、年払いで2,000円となります。Enterpriseは企業ごとに相談して利用料金が決められます。

大人数で契約するとなると年払いにして費用を抑えて申し込みをするのがおすすめです。

Dropbox Businessを利用する


Dropboxはファイルを一度に多数の人と共有できることからビジネスシーンでの活用法も様々です。Dropbox Businessを利用するメリットや使用方法について紹介していきます。

メリット①複数人で管理できる

企業のデータ管理においてDropboxを利用する大きなメリットは一つのデータを複数の人が確認することができることです。

Dropboxバッジという機能を利用することで、作業中のファイルを含め複数の人が同時に一つのファイルを閲覧することができます。そのため、他の社員が閲覧している様子も一目で確認することができるのです。

また、データを新しくアップデートした際も再度リンクを送る必要がなく、社員全員のデバイスから最新のデータにアクセスすることができるのもDropbox Businessを利用する利点と言えるでしょう。

このように最新データの確認を各社員が簡単に行うことができるので、滞りの見られた業務も結果的にスムーズに行い改善することができます。

また、クラウドストレージサービスを利用しているとデータを削除してしまった際に復元できないといった点で使用をためらう企業もいるかも知れませんが、Dropboxは削除されたファイルを復元できる機能もあり安心です。

Unlimitedバージョン履歴と削除したファイルの復元機能を利用することによって、他の人が作業し上書きしたために失われたファイルや誤って削除したファイルもサーバーに保存されている履歴から30日以内であれば復元することができます。

メリット②安心のセキュリティ

企業データを保存することで心配になるのはセキュリティ面です。どんなデバイスからもインターネットに接続するだけで利用できてしまうこのDropboxはこれがセキュリティ面の場合で不利に感じることもあるかも知れません。

例えば、スマートフォンやタブレットをなくしてしまった場合、アプリをそのデバイスにインストールしてあると、そのデバイスを見つけた人も閲覧できるように思われます。

しかし、Dropboxにはローカルデバイスから遠隔操作を行うことができ、データの削除やアカウントとのリンクを解除し同期を停止することができます。そのためデバイスに不備があった場合や、盗難・紛失してしまった場合でも安心なのです。

また、Dropbox Businessには優先サポートもついているので何かあったときもサポートセンターに連絡を入れることですぐに解決を臨むことができます。

メリット③ユーザー管理のしやすさ

Dropbox Businessでは複数の人が同時に閲覧することができるため、使用規模が広がれば広がるほどアカウントの管理が難しいように思われます。しかし、Dropboxにはこのように大人数のグループでの使用でも支障がでないような工夫がなされています。

グループ機能

Dropbox Businessのアカウント内でメンバーリストを作成することができます。そのため部署やチームごとにファイル管理や共有をするのに便利です。

また、新しいメンバーを追加したいときや辞めていく社員からの引継ぎもクリック数回で簡単に行うことができるので、メンバー構成に手間をかけることなく登録をすることができます。

トラッキング機能

監査ログを利用することで社内だけでなく社外でもデータ共有情報の把握を簡単にすることができます。Dropbox BusinessのStandardプランでは200種類以上のアカウントとメンバーのDropbox内の動向を追跡することができ、レポートを生成することもできます。

Advancedプラン、Enterpriseプランではチームのファイルレベルのアクティビティの監視などその他の情報も追跡することができるので、管理も簡単に行うことができます。

一括請求機能

一括請求機能を利用することで経費処理にかける時間を大幅に縮めることができます。全社員のDropboxアカウントの費用を一枚の請求書にまとめることができます。

そのほかにも、個人でDropboxを利用している人はビジネス用と個人用のアカウントをリンクさせることによって、一つのアカウントでファイルを区別することができます。そのためログインが1回で済むようになるのです。

まとめ

pcやスマートフォンなどで保存しているデータをオンライン上で保存し管理することができるクラウドストレージサービスにDropboxがあります。

Dropboxは膨大なデータ量を管理することができることと、そのセキュリティ面からビジネスシーンでも広く使用されています。

Dropboxを上手に利用することで、ファイルを管理するのに手間もかからず、簡単に行うことができるので、まだ使用していない人は是非利用してみてください!


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